ワークフローの考えかた

「ワークフロー」という言葉は聞いたことがあっても、むずかしそうで近づきにくい。そう感じていませんか。実は、毎日やっている回覧とほとんど同じものです。

ワークフローとは

ワークフローは、仕事が人から人へ流れる道筋です。申請書が申請者から上長、経理へと進む流れ、あれがワークフローです。

紙の回覧も、メールでの依頼も、ワークフローです。これを、状態とアクションで整理し直します。

3つの言葉

言葉	意味	例
状態	いま、その申請がどこにあるか	申請中、承認待ち、承認済み、差し戻し
担当	いま、誰が持っているか	部長、経理の山田さん
アクション	次の状態へ進める操作	承認する、差し戻す、取り下げる

この3つが決まると、申請の現在地と、次にやることが明確になります。

たとえば、こんな画面です。経費精算の1件の画面では、上の帯が「状態」を表します。

• 帯の中で、いまの状態「支払済み」が濃い色で出ている
• 右側の「進み具合」のタブで、これまでの移り変わりを確かめられる

紙の回覧と見比べる

紙の回覧を、3つの言葉で書き直してみます。

1. 申請者が書いて、上長の机に置く → 状態「上長承認待ち」、担当「上長」
2. 上長がハンコを押して、経理に回す → アクション「承認する」で、状態「経理確認待ち」へ
3. 経理が確認して、支払う → アクション「支払済みにする」で、状態「支払済み」（終わり）
4. 不備があれば、申請者に返す → アクション「差し戻す」で、状態「差し戻し」へ

この流れを、箱（状態）と矢印（アクション）で書き直すと、次のようになります。

上長承認待ち担当は上長→承認する→経理確認待ち担当は経理→支払済みにする→支払済み終わり

差し戻す不備があるとき→差し戻し申請者へ戻る→再申請→上長承認待ちもう一度

上の段が通常の流れ、下の段が差し戻しの道です。「戻り道」まで描くのが、紙の回覧との大きな違いです。

紙が机から机へ動く代わりに、状態と担当が切り替わるだけです。

設計のコツ

ワークフローを作るときは、次の順で考えます。

1. 1
   状態を書き出す

   始まりから終わりまで。多くても5つ程度

2. 2
   終わりの状態を決める

   「支払済み」「却下」など、もう動かない状態

3. 3
   状態ごとの担当を決める

   誰が持つか。人でも、グループでもよい

4. 4
   アクションを決める

   どの状態から、どの状態へ進めるか

5. 5
   差し戻しの道を作る

   不備があったとき、どこへ戻すか

小さく始める例として、休暇申請の流れを見てみます。状態は4つだけです。

• 始まりは「承認待ち」、終わりは「承認済み」「却下」「取り消し」
• 箱をつなぐ矢印に、「承認する」「却下する」「取り消す」とアクションの名前が付いている

例外を考えすぎない

ワークフローを作るとき、「出張中は？」「金額が大きいときは？」と、例外を細かく考えて止まってしまうことがあります。

• 例外は、よく起きるものから入れる
• まれなものは、管理者が対応する（コメントで相談する）運用でも十分
• 一度に完成を目指さず、使いながら育てる

図に描いてみる

ワークフローは、文章よりも図で考えるとわかりやすくなります。箱に状態を書き、矢印にアクションを書く。紙とペンで十分です。玲子さんのように現場の流れをよく知っている人が描くと、「ここで必ず戻ってくる」「ここは二手に分かれる」といった、実際の流れが見えてきます。描いた図が、そのまま設計図になります。

今日からできる一つは、いまの回覧の流れを、箱と矢印で紙に書いてみることです。

• 回覧の始まりと終わりを書いた
• 途中の「誰の机か」を、状態の名前にした
• 不備があったときに戻る先を書いた

まとめ

• ワークフローは、仕事が人から人へ流れる道筋
• 「状態」「担当」「アクション」の3つで整理する
• 紙の回覧は、状態と担当が切り替わる形に置き換えられる
• 最初は小さく。例外は、よく起きるものから足す

Formia でやるなら

Formiaでは、状態の箱とアクションの矢印をキャンバスに置いてワークフローを作ります。「申請 → 承認」のひな形から始められ、各状態の担当者の決めかたも選べます。作りかたは ワークフローの基本 と ワークフローの設計 の記事を見てください。

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