Excel運用で起きがちな困りごと

「入力したはずのデータが消えている」「最新版がどれか分からない」。心当たりがあるなら、それは玲子さんたちだけの話ではありません。

困りごと1: 同時に編集できない・上書きされる

共有フォルダのExcelは、誰かが開いていると、ほかの人は「読み取り専用」でしか開けないことがあります。待ちきれずにコピーを作って入力し、あとで貼り合わせようとして、上書きや取りこぼしが起きます。

ユウキ備品台帳に入力→玲子さん同じファイルを先に開いていた→玲子さんが保存→ユウキの入力が消える

困りごと2: 「最新版」が分からない

「台帳_最新」「台帳_最新_修正」「台帳_最新_修正_玲子」。ファイル名で版を管理しようとすると、どれが本当に最新か分からなくなります。この問題は 『最新版はどれ？』問題 で詳しく扱います。

困りごと3: 入力の表記がそろわない

自由に入力できるぶん、表記がばらばらになります。

入力欄	ばらばらの例
会社名	（株）サンプル / 株式会社サンプル / サンプル㈱
日付	9/8 / 2026-09-08 / 令和8年9月8日
数量	10 / 10個 / 十

集計しようとすると、同じものが別々に数えられ、手で直す手間が増えます。

自由に入力

選んで入力

（株）サンプル / 株式会社サンプル / サンプル㈱

選択肢から選ぶので、同じ表記になる

9/8 / 2026-09-08 / 令和8年9月8日

日付の欄で選ぶので、同じ形になる

10 / 10個 / 十

数値の欄に、数字だけを入れる

選んで入れる欄は、たとえばこんな画面になります。

• 「顧客」は、打ち込むのではなく選んで入れる欄です
• 見積日・有効期限は日付の欄で、必須の項目には赤い印が付きます

困りごと4: 変更の履歴が残らない

「この数字、いつ誰が直したの？」に答えられません。上書きすると、前の値は消えてしまいます。トラブルが起きたときに、原因をたどれないのは大きな不安です。

履歴が残る画面は、たとえばこんな形です。

• 右側の「変更の履歴」のタブで、いつ誰が直したかを確かめます
• 「このレコードについて」に、作った人・更新した人・最後の更新日時が出ます

困りごと5: 作った人しか分からない

複雑な数式やマクロが入ったファイルは、作った人しか触れなくなります。その人が異動や退職をすると、誰も直せません。この話は マクロ依存からの脱出 で扱います。

見直しの目安

次のうち、二つ以上当てはまったら、台帳や管理表を業務アプリに移すことを考えてみてください。

• 3人以上が、同じファイルに入力している
• 月に一度は、ファイルを「貼り合わせる」作業がある
• 「最新はどれ？」と聞かれることがある
• 作った人が休むと、誰も直せない

困りごとは、じつは「サイン」

こうした困りごとは、「業務が育った」というサインでもあります。最初は一人で使っていた表が、人が増え、使う回数が増えて、Excelの限界に近づいてきたのです。うまくいっていたからこそ、起きる問題です。責めずに、次の段階へ進むタイミングとして、前向きに受け止めましょう。

まとめ

• Excelの困りごとは、上書き・版の混乱・表記のばらつき・履歴なし・属人化
• 原因は、使いかたがExcelの得意分野から外れていること
• 多人数で、くり返し使う表は、業務アプリへの引っ越しを考える目安

Formia でやるなら

Formiaでは、手元のExcelの表から、そのままアプリを作れます。複数人が同時に入力でき、選択式の項目で表記がそろい、変更の履歴も残ります。手順は アプリを作る を見てください。

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