在庫が減ったら知らせる

「気づいたら、もう切れていた」。消耗品の在庫切れは、いつも突然に思えます。

在庫切れは、一度起きると、生産が止まる・急ぎの買い出し・割高な調達と、いろいろな手間を連れてきます。かといって、多く持ちすぎると、置き場所と資金を圧迫します。

発注点という考えかた

発注点とは、「在庫がこの数を下回ったら、発注する」という目安の数です。

発注点 ＝ 発注してから届くまでの日数で使う量 ＋ 少しの余裕

たとえば、手袋が1日に10双使われ、発注から届くまで3日かかるなら、3日分の30双に、余裕の20双を足した50双が、発注点の目安です（数字は例です）。

品目	1日の使用量	納期	発注点
手袋	10双	3日	50双
切削油	2缶	7日	20缶
検査用シール	1巻	5日	8巻

（例）

数の大きさを並べると、品目によって発注点がかなり違うことがわかります。

手袋

50双

切削油

20缶

検査用シール

8巻

発注点は、品目ごとに決めるものです。手袋のように使う量が多いものほど、数が大きくなります。

たとえば、備品・在庫管理の1件の画面には、「在庫数」の項目があります。

• 「在庫数」の欄が、通知の判断のもとになる数です。
• 発注点の項目は、必要に応じて足して使います。

発注点を決める手順

1. 品目ごとに、1日（または1週）の使用量を、実績から見積もる
2. 発注から届くまでの日数を確認する
3. 余裕を少し足して、数を決める
4. 数か月使ってみて、切れた・余った実績で見直す

通知の仕組み

発注点を決めたら、「下回ったとき、誰に知らせるか」を決めます。

決めること	例
誰に	購買担当（玲子さん）と、倉庫の担当班長
どう知らせる	メールまたはアプリ内の通知
何を知らせる	品目名・現在の在庫数・発注点

通知から発注までの流れを、一本の線で見てみます。

在庫数を更新出し入れのたび→発注点を下回る→担当者に通知購買担当・班長→発注する→発注済みにする重ねて発注しない

「発注済み」の状態を持つところが、重ね発注を防ぐ工夫です。

自動化は、設計の画面で「いつ」「もし」「すること」の3つに分けて組みます。

• 一番上の「いつ」が、動き出すきっかけです。
• 「もし」で条件を足せます。在庫数と発注点の比較は、ここに入れます。
• 「すること」で、通知などの動きを決めます。

通知のとき気をつけること

• 通知が多すぎると、見なくなります。本当に必要なものだけに絞る
• 通知を受けた人が、次に何をすればいいか（発注先・単位）を決めておく
• 発注済みの品目が、また通知に出続けないように、状態を持たせる

• 品目ごとに、発注点を決めている
• 下回ったとき、誰に知らせるかが決まっている
• 発注先と単位が、すぐわかる
• 「発注済み」の状態がある
• 出し入れのたびに、在庫数を更新している

まとめ

• 在庫切れの対策は、人の気づきではなく、発注点で決める
• 発注点は、使用量と納期から目安を出し、実績で見直す
• 発注点を下回ったら、決まった担当者に自動で知らせる
• 通知は絞り、発注済みの状態も持たせる

Formia でやるなら

在庫数の項目と発注点の項目を持つアプリを作り、自動化で「レコードが直されたとき、在庫数が発注点より小さければ、購買担当にメールを送る」と組めます。条件に別の項目との比較を使うときは、式で書く条件を使います（自動化の基本、いつ（きっかけ）、すること）。アプリ内の通知（ベル）への知らせも選べます。

この一覧のように、いくつかの自動化を並べて管理できます。

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