権限の決めかた

「見せたくない情報があるから、全部見せない」にしていませんか。それでは、仕事が止まってしまいます。

権限は「守る」と「使える」の両方のため

権限というと、見せない・触らせない、という「守る」話に聞こえます。でも実際は、必要な人に、必要な分だけ使ってもらうための仕組みです。厳しすぎると仕事が止まり、緩すぎると情報が漏れたり、間違って消されたりします。

考え方の基本は、仕事に必要な最小限です。

3つの軸で考える

1誰が

役割とグループで決める

2何を

見る・足す・直す・消す

3どこまで

全件・グループ・自分の分

この図は、権限を考えるときの3つの問いです。迷ったら、上から順に答えていきます。

1. 誰が（役割とグループ）

人を1人ずつ設定すると、異動のたびに直す手間が出ます。役割（その人の仕事の種類）と、グループ（部署・班）で決めておけば、人が変わっても設定は変わりません。

Formiaの標準の役割は、おおまかに次のように分かれます。

役割	できることの目安
契約者	全体の管理。契約者は1人以上
管理者	ユーザーや設定の管理
フォーム作成・データ活用	アプリを作る、データを見て集計する
データ活用	データを見る・書き出す
入力	入力する。自分が入力したデータを見る

たとえば、役割ごとにできることは、こんな表で見渡せます。

• 列が役割、行が「できること」で、青い丸がその役割にできること
• 「レコードを消す」など、絞りたい操作の行を確かめられる

2. 何を（見る・足す・直す・消す・書き出す・設計する）

操作は、6つに分けて考えます。たとえば、現場の人には「見る・足す・直す」まで、「消す」は管理者だけ、という形にできます。消す権限は、特に絞ると安心です。

3. どこまで（見える範囲）

同じ「見る」でも、全件なのか、自分の入力分だけなのか、所属グループの分なのかで違います。

例	見える範囲の考え方
現場の日報	自分の入力分と、班の分
営業の案件	自分の担当と、チームの分
経費の申請	本人と、確認する人
全体の集計	集計担当は全件

項目ごとに伏せる

行（レコード）の単位だけでなく、項目の単位でも制御できます。給与・口座・健康に関する項目は、見せる人を絞るか、「伏せ字」にします。伏せ字にすると、存在はわかるが、中身は見えません。

決める手順

1. 1
   流れを書き出す

   誰が、何をするか

2. 2
   操作を割り振る

   役割ごとに必要な分だけ

3. 3
   見える範囲を選ぶ

   全件・グループ・自分の分

4. 4
   伏せる項目を決める

   見せる相手を絞る

5. 5
   *その人の目で確かめる

   設定したら必ず試す

最後の確認が大切です。決めたつもりでも、実際の画面で見ると、見せたくないものが見えていたり、必要なものが見えていなかったりします。

まとめ

• 権限は、守るためと同時に、必要な人が使うための仕組み
• 「誰が・何を・どこまで」の3つの軸で考える
• 人ではなく、役割とグループで決める
• 項目単位でも、見せる相手を絞れる
• 決めたら、その人の目で実際に確かめる

Formia でやるなら

Formiaでは、アプリごとの「権限」の窓で、役割・グループ・人ごとに、見る・足す・直す・消す・書き出す・設計する、と見える範囲を決められます。「試す」の画面で、特定の人から見たときに何ができるか確かめられます。

たとえば、アプリの「権限」の窓は、こんな画面です。

• 行が相手（役割・全員など）、列が「見る・足す・直す・消す」などの操作
• 右端の「見える範囲」で、全件か自分の分かを決める
• 左のメニューに「伏せ字」と「試す」がある

詳しくは アクセス権のマトリクス と 項目ごとの伏せ字 を見てください。

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