日報を集計して現場を見える化

たまっていく日報を、読み返すことはありますか。1枚ずつ見ると「今日の様子」。集めて数えると、現場の「いつもの姿」が見えてきます。

集計すると何が見えるか

日報を1枚ずつ読むと「今日の様子」がわかります。日報を集めて数えると、「いつもの様子」と「いつもと違う様子」がわかります。

集計の切り口	わかること
作業の種類ごとの合計時間	どの作業に時間がかかっているか
案件・製品ごとの合計時間	見積りと実際のずれ
人ごと・班ごとの合計	負荷の偏り
日ごと・週ごとの推移	忙しい時期、残業が増える時期
不具合ありの件数	問題の多い工程や設備

たとえば、作業の種類ごとの1か月の合計時間を、棒で並べるとこうなります（数字は架空です）。

加工

120時間

段取り

64時間

片付け

58時間

検査

36時間

思ったより「片付け」が長い。こういう気づきが、最初の改善のきっかけになります。

集計できる日報の条件

集計したいなら、日報の書きかたを少しだけそろえます。

• 選んで入れる項目にする: 「段取り」「段取り替え」「準備」と自由に書くと、数えられない
• 時間は数字で入れる: 「2時間くらい」ではなく、分や時間の数値で
• 日付を必ず入れる: 日別・週別・月別に分けられる

集計のしやすさは、書く時点の工夫で9割決まります。前の記事の「選ぶ項目」が効いてきます。

日報が数字になるまでの流れは、次のとおりです。どこかで詰まったら、前の段の書きかたに戻して直します。

日報毎日書く→集める選ぶ項目・数字・日付→数える合計・件数・平均→見る表・グラフ→元の日報へ戻る

見える化の3つの形

集計結果は、見せかたで伝わりやすさが変わります。

1. 表: 数字をそのまま比べる。細かく調べたいとき
2. グラフ: 棒グラフや折れ線で、大小や増減をひと目で見る
3. 一覧への戻り: 数字を押すと、元の日報にたどり着ける。理由を確かめたいときに必要

特に3番目は大切です。「今週は段取りが多い」とわかったら、どの日報なのかをすぐ見に行けると、次の改善に進めます。

グラフビューの例です（案件のデータですが、日報の作業時間でも作りかたは同じです）。

• 画面の上に、グラフの種類を切り替えるボタンが並ぶ
• 「表で見る」で数字の表に切り替えられ、Excel・CSVに書き出せる

集計の結果は、ホーム画面にも並べられます。たとえば、こんな画面です。

• 「今月の日報」のカードに、今月の件数と先月との差が出ている
• 棒グラフで、段階ごとの金額を並べて比べられる

数字を見る人にも渡す

集計は、管理職だけのものではありません。現場の班長や作業者が自分たちの数字を見ると、「自分たちで直そう」という動きが生まれます。

• 週に一度、数字を見ながら5分だけ話す
• 責めるためでなく、直すところを探すために使う
• 良くなった点も、数字で確かめる

小さく始める集計

最初から多くの切り口を用意する必要はありません。まずは「作業の種類ごとの合計時間」を1つだけ見てみます。1か月分がたまったら、気づいたことを班で話し合います。「思ったより片付けに時間がかかっている」といった発見が、最初の改善のきっかけになります。集計の項目は、必要になってから増やせば十分です。

集計の結果は、完璧でなくて構いません。最初は件数がばらついたり、入力の揺れがあったりします。その揺れを見つけること自体が、「次は選ぶ形にしよう」という改善のヒントになります。

まとめ

• 日報は、集めて数えると現場の姿が見える
• 作業の種類・案件・人・日付の切り口で見る
• 集計できる書きかた（選ぶ・数字・日付）にそろえる
• 表・グラフ・元の日報への戻りの3つがそろうと使いやすい

Formia でやるなら

Formiaでは、日報の一覧から行と列を入れ替えて集計できるピボットや、棒・折れ線などのグラフを作れます。数字を押すと、元の一覧に切り替わります。ピボットは ピボットビュー、グラフは グラフビュー の記事を見てください。

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