スマホで30秒の日報

手袋のまま、片手で、立ったまま。日報を書くのに、現場はいちばん向かない場所です。それでも、30秒で終わる形は作れます。

30秒の日報とは

「スマホで日報」というと、紙の日報をそのままスマホの画面に移すことだと思われがちです。しかし、紙と同じ項目を小さな画面に並べても、書く手間は変わりません。

30秒で終わる日報は、入力する量そのものを減らした日報です。

打たずに済ませる工夫

文字を打つのはスマホでいちばん手間のかかる操作です。次の置き換えで、打つ量を大きく減らせます。

紙の日報	スマホの日報
日付を手書き	「今日」「昨日」のボタンを押す
名前を手書き	ログインした本人が最初から入っている
作業内容を文章で書く	作業の種類を選ぶ（候補から1つ）
時間を計算して書く	作業ごとの時間を入れると、合計が自動で出る
気づきを長文で書く	一言だけ。あれば写真を添える

選ぶ項目は、現場でよく使う言葉に合わせて作ります。工藤さんの現場なら「段取り」「加工」「検査」「片付け」のように、普段の呼び方のままにするのがコツです。

実際のスマホ画面は、たとえばこうです。日付は「今日」「昨日」を押すだけで入ります。

• 報告日の下の「今日」「昨日」のボタン
• 報告者や部署は、選ぶ欄なので文字を打たなくてよい
• 画面の下に固定された保存ボタンと、「必須はすべて入力済み」の表示

項目は「読む人が使うもの」だけに

項目が多いほど、入力は長くなります。次の問いで、残す項目を決めます。

1. その項目を、誰が・何のために見るか
2. 見なかったら、何が困るか
3. 別の場所からわかる情報ではないか（たとえば所属は、ログイン情報からわかる）

答えが出ない項目は、思い切って外します。足りなければ、あとから足せば十分です。

残す項目を決める3つの問いを、流れにすると次のとおりです。上から順に、すべて「はい」なら残します。

項目の候補→誰が見る？使いみちを言えるか→見ないと困る？困らなければ外す→別の場所でわかる？わかるなら外す→残す全部「はい」なら

1つでも答えに詰まったら、その項目は外す候補です。

作業の合間に書けるようにする

入力する場所と時間も、軽くします。

• 作業が終わったその場で入力できるよう、スマホやタブレットをポケットか持ち場に置く
• 一日の最後に一度ではなく、作業ごとに入力する形にしておくと、思い出す負担がなくなる
• 入力が途中でも保存できる形にしておくと、中断しても安心

作業ごとに入力する形は、スマホではカードの並びになります。

• 1枚のカードが1つの作業（区分・顧客現場・内容・時間）
• 区分は選ぶ欄。「現場作業」「移動」などから選べる
• 行ごとに、上下の矢印と削除のボタンがある

最初の1週間の進めかた

いきなり全員に配らず、まず1つの班で1週間だけ試します。毎日、終わったあとに「どこで手が止まりましたか」と1分だけ聞くと、迷う項目や使いにくいボタンがすぐ見つかります。直すのは項目の順番と名前から。小さな直しを毎日重ねるほうが、大きな作り直しより定着します。

1週間の進めかたを手順にすると、次のようになります。

1. 1
   1つの班を決める

   全員ではなく、まず1班で

2. 2
   毎日1分だけ聞く

   どこで手が止まったか

3. 3
   順番と名前から直す

   小さな直しを毎日重ねる

4. 4
   次の班に広げる

   続いたことを共有する

入力画面の使いやすさは、実際に現場で触って確かめるのがいちばんです。会議室で見たときは問題なくても、手袋をしたり、片手で持ったりすると、ボタンの大きさや文字の読みやすさに気づくことがあります。

まとめ

• スマホの日報は、紙を移すのではなく、入力量を減らすことが肝心
• 「ボタンで選ぶ」「自動で入る」「合計は計算」で打つ量を減らす
• 項目は「誰が何のために見るか」で絞る
• 作業の合間、その場で入力できる形にする

仕上がりを、チェックリストで確かめます。

• 日付は「今日」「昨日」のボタンで入る
• 作業の種類は、現場の言葉の候補から選ぶ
• 合計時間は、人が計算しなくてよい
• 一言だけ書けば、写真を添えられる

Formia でやるなら

Formiaのフォームは、スマホの画面でも入力しやすい形で表示されます。日付は「今日」「昨日」のボタンで入れられ、報告者は本人を選ぶだけです。作り方は 日報・作業報告アプリ と スマホ・タブレットの使い方 で説明しています。

合計の欄は、パソコンの画面ではこう見えます。

• 作業の行ごとに、時間(h)を入れる
• 「合計作業時間」の欄は、作業の時間を合計して自動で出る
• 「写真を撮る」ボタンで、現場の写真も添えられる

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