上長の確認をワンタップに

出した日報が、班長の机で止まっている。確認の印をもらうために、探し回る。そんな「待ち」と「探し」を、ボタン1つに置き換えます。

確認は「状態の移り変わり」

紙の日報の確認は、印がつくことが目印でした。これを、状態の言葉に置き換えます。

状態	意味	次にできること
提出済み	書いた人が出した。確認待ち	確認する／差し戻す
確認済み	上長が確認した。ここで終わり	（なし）
差し戻し	直してほしいと返された	直して再提出する

状態があると、いま誰の手元にあるかが誰にでもわかります。印を押す紙を探す必要がなくなります。

状態の移り変わりを図にすると、次のとおりです。上の段が通常、下の段が差し戻しの場合です。

提出済み書いた人が出す→上長が見る→確認済みここで終わり

差し戻し理由を一言→直して再提出→提出済み確認待ちに戻る

差し戻しは失敗ではなく、確認待ちに戻る道の1つです。

ワンタップで終わるように

確認は、毎日のことです。1件あたりの手間を減らすのが肝心です。

• 内容に問題がなければ、ボタンを1回押すだけで確認済みにできる
• 差し戻すときだけ、理由を一言入れてもらう
• 確認が必要な日報が、自分の「やること」として一覧に出る

大半の日報は問題がありません。そのときの手間をできるだけ小さくして、「見るべき日報」に時間を使えるようにします。

スマホで日報を開くと、確認はこんな画面になります。

• 上に「確認しました」と「差し戻す」のボタンが並ぶ
• その下の帯で、いまの状態（提出済み・確認済み・差し戻し）がわかる

差し戻しは責めない仕組みに

差し戻しは、書いた人にとって気まずいものです。次の工夫で、前向きな往復にできます。

• 理由は短く具体的に（「時間が合計と合いません」「写真が見えません」など）
• 返されたことが、書いた人に通知される
• 直して出し直すと、また確認待ちに戻る
• 返したやりとりが記録に残る（「言った、言わない」にならない）

パソコンの画面では、右側の「やりとり」に、コメントと履歴がまとまります。

• コメント欄には「@で相手を呼べます」と出ている
• 「変更の履歴」「進み具合」のタブでも、やりとりを追える

確認待ちを溜めないために

確認が遅れると、書く人は「見られていない」と感じます。

1. 担当を決める: 「誰が確認するか」を、人またはグループで決めておく
2. 期限を決める: 「翌営業日まで」など。遅れたら催促が出る
3. 自分の担当が見える: 確認待ちの日報が、すぐ見つかる場所に出る

確認待ちを溜めないための点検を、チェックリストにしました。

• 確認する人（またはグループ）が決まっている
• 確認の期限が決まっている（翌営業日まで、など）
• 確認待ちが、自分の「やること」に出る
• 差し戻すときは、理由を一言入れている

確認する側の負担も減らす

上長にとっても、確認は毎日の仕事です。内容に問題がなさそうな日報は、さっと見てボタンを押せば終わる形にして、注意が必要な日報（不具合ありの報告など）に時間を使えるようにします。「全部を同じ丁寧さで見る」のではなく、「見るべきものを見落とさない」ことが、確認の質を高めます。

まとめ

• 日報の確認は、「提出済み → 確認済み／差し戻し」の状態で表せる
• 問題がなければワンタップ。差し戻すときだけ理由を入れる
• 差し戻しの理由と往復は記録に残し、責めない形にする
• 担当と期限を決め、確認待ちが見える形にする

Formia でやるなら

Formiaのワークフローでは、状態の箱とアクションの矢印をキャンバスに置いて確認の流れを作ります。日報の例では「提出済み」から「確認しました」で「確認済み」へ、「差し戻し」から「再提出」で戻る形です。担当はグループで決められ、確認待ちは担当者のホームの「自分の担当」に並びます。作り方は ワークフローの基本 と 承認者の決めかた の記事を見てください。

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