稟議書をアプリにする

稟議書を出したのに、「目的は？」「いくらかかるの？」と何度も聞き返される。書き方がばらばらだと、決裁までの時間も長くなります。

稟議書の役割

稟議書は、「これをやってよいか」を決裁者に判断してもらうための書類です。判断に必要な情報が足りないと、決裁が遅れたり、差し戻されたりします。

項目の決めかた

決裁者が知りたいことを、そのまま項目にします。

知りたいこと	項目の例
何をするのか	件名、内容
なぜ必要か	目的・背景
いくらかかるか	金額（税込）、支払い時期
ほかの方法は	比較した案、選んだ理由
いつまでに	希望する決裁期限
誰が関わるか	申請者、関係部署
根拠は	見積書、仕様書などの添付

「聞き返されること」を洗い出し、それを最初から項目に入れるのがコツです。

聞き返されがちな稟議

最初から項目にした稟議

「目的は？」と聞かれる

「目的・理由」が必須の項目になっている

「いくらかかるの？」と聞かれる

金額（税抜）と支払先の欄がある

「他の案は？」と聞かれる

「比較検討・効果」の欄がある

見積書が別のメールで届く

見積書・資料を申請に添付できる

たとえば、稟議の入力画面の後半です。

• 「決裁者」には「金額で自動的に決まります」と説明があり、金額から決まる欄になっている
• 一番下の「見積書・資料」で、ファイルを添付できる

添付とコメント

稟議には、書類の添付がつきものです。

• 見積書・仕様書・比較表などを、申請に添付する
• 紙の資料は、スキャンや写真で添える
• 決裁者の質問は、コメントで書く。申請者が答え、やりとりが残る
• 口頭やメールでの確認が、申請の記録とは別々にならない

やりとりが申請に残ると、あとから経緯を確かめられます。「なぜ承認したのか」の記録にもなります。

承認の流れ

稟議の流れは、規模によって違います。

1. 小さな稟議: 申請者 → 上長 → 決裁者（1〜2段階）
2. 大きな稟議: 申請者 → 部門長 → 管理部門 → 役員（複数段階）
3. 決裁後の手続き: 承認後に、購買や契約などの次の作業につなげる

申請者→上長→決裁者1〜2段階→購買・契約へ決裁後の手続き

申請者→部門長→管理部門→役員複数段階→購買・契約へ決裁後の手続き

上の段が小さな稟議、下の段が大きな稟議です。どちらも、決裁のあとの手続きまで流れの中に入れておきます。

決裁の記録を残す

決裁者の判断は、誰が・いつ・どう判断したかが残ることが大切です。

• 承認・差し戻し・却下の、日時と判断した人
• 判断のコメント（条件付きの承認など）
• 申請を直した場合、前の内容との違い

たとえば、決裁まで終わった稟議の1件の画面です。

• 帯に「課長承認 → 部長承認 → 社長決裁 → 決裁済み」と並び、いまの状態が濃い色で出ている
• 右側に、コメントと「変更の履歴」「進み具合」のタブがある

稟議書の書式を磨く

稟議書の様式は、過去の稟議を10件ほど見直すと、改善点がわかります。「差し戻された稟議は、何が足りなかったのか」「決裁者が質問した内容は何か」。その答えを項目に加えていくと、稟議書の質が自然に上がります。様式を整える作業は、実は仕組みを作る前に、紙のままでも始められます。

承認する人の目線で、一度、申請画面を見直してみてください。判断に必要な情報が、画面の上のほうに並んでいるか。添付が見つけやすいか。決裁者の「読みやすさ」を優先すると、承認までの時間が短くなります。

様式を見直すときの確認項目です。

• 過去の稟議を10件ほど見直した
• 差し戻された稟議に何が足りなかったか書き出した
• 決裁者の質問を、項目に加えた
• 判断に必要な情報が、画面の上のほうに並んでいる

まとめ

• 稟議書は、決裁者が判断するために必要な情報を、項目にしておく
• 「聞き返されること」を洗い出し、最初から入れる
• 書類は添付し、質問や回答はコメントで申請に残す
• 決裁の記録と、決裁後の手続きまで流れに入れる

Formia でやるなら

Formiaでは、項目・添付・コメントを持つ申請アプリを作り、状態と担当者で承認の流れを組めます。決裁の履歴は、1件の画面の「進み具合」で、誰が・いつ・どのボタンで進めたかを確認できます。デモには「稟議・承認」のアプリもあります。作りかたは ワークフローの設計 と 承認の履歴 の記事を見てください。

決裁後は、押印欄つきの稟議書をPDFや印刷で残せます。

• 右上に、起案・課長・部長・社長の押印欄が並ぶ
• 入力した件名・起案者・金額・目的・理由が、様式に流し込まれている

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