経費精算アプリを作ってみる

月末になると、領収書の台紙貼りと電卓に追われる。経費精算は、紙のままだと、いちばん手間のかかる申請のひとつです。

経費精算アプリの設計

アプリを作るときは、**「申請」「明細」「承認」「支払い」**の4つに分けて考えます。

部分	内容
申請	申請日・申請者・部署・用途や目的
明細	利用日・科目・内容・金額（複数行）
承認	上長の承認 → 経理の確認
支払い	支払済みにして、終わり

紙の経費精算

アプリの経費精算

領収書を台紙に貼る

写真を撮って添える

電卓で合計を出す

行を足すと合計が自動で更新される

上長のハンコをもらう

承認ボタンで先へ回る

月末にまとめて提出

出先で、思い出したときに申請

明細を行で入れる

経費は、交通費・宿泊費・消耗品など、複数の行になります。1行ごとに、次の情報を入れます。

• 利用日
• 科目（旅費交通費、宿泊費など。選ぶ形に）
• 内容（区間・品名など）
• 金額（税込）
• 領収書の写真

科目を選ぶ形にしておくと、科目ごとの集計ができて、経理が助かります。

たとえば、こんな画面です。経費の明細は、1行ずつ利用日・科目・内容・金額を入れます。

• 利用日の横の「科目」は、旅費交通費・宿泊費・接待交際費などを選ぶ形になっている
• 明細の下に「精算合計」が計算されて出ている
• 「領収書」の欄に「写真を撮る」「画像を選ぶ」のボタンがあり、スマホで撮った領収書をそのまま添付できる

合計は自動で計算する

明細の金額を人が足すと、間違いが起きます。

• 行を足すと、合計が自動で更新される
• 科目別の小計が出る
• 申請日が休日のときは、画面に知らせが出る（必要に応じて）

計算の間違いがなくなるだけで、差し戻しが大きく減ります。

承認から支払いまでの流れ

流れは、次のように作れます。

1. 申請者が入力して提出 → 「上長承認待ち」
2. 上長が承認 → 「経理確認待ち」
3. 経理が内容を確認して「支払済みにする」→ 「支払済み」（終わり）
4. 不備があれば、どの段階でも「差し戻す」→ 申請者に返る → 直して「再申請」

流れを図にすると、次のとおりです。

申請者が提出上長承認待ち→上長が承認経理確認待ち→経理が確認支払済みにする→支払済み終わり

差し戻す理由を入れてもらう→申請者が直す再申請→上長承認待ちもう一度

実際の1件の画面では、上の帯にこの流れが並びます。

• 帯の中で、いまの状態が濃い色で出ている
• 明細は行ごとに、利用日・科目・内容・金額が並ぶ

差し戻すときには、理由を入れてもらうようにします。申請者は、直すところが明確にわかります。

申請者が得すること

仕組みを作る目的は、経理の負担を減らすことだけではありません。

• スマホで、出先の移動中にも申請できる
• 領収書は、写真を撮って添えるだけ
• 申請の状態がわかり、「どうなった？」と聞かなくてよい
• 差し戻しの理由が、すぐ届く

スマホの画面幅では、入力欄が縦一列に並び、下に保存のボタンが固定されます。

• 申請日の横に、休日のときは赤い知らせ（「休日」）が出ている
• 保存ボタンの横に「必須はすべて入力済み」と表示される

運用に乗せるまで

アプリを作ったら、いきなり全社に広げず、まず営業部のような申請の多い部署で1か月試します。領収書の撮りかた、科目の選びやすさ、差し戻しの理由の書きかたなど、実際に使うと見えてくる点があります。直してから全社に広げると、「また面倒な仕組みが増えた」という反応を避けられます。

最初の1か月で、次の点を見るとよいでしょう。

• 領収書の撮りかたで困っている人はいないか
• 科目は選びやすいか
• 差し戻しの理由は、申請者に伝わっているか
• 申請の多い部署で、1か月試した

まとめ

• 経費精算は、申請・明細・承認・支払いの4つに分けて作る
• 明細は行で入れ、科目は選ぶ形にして、合計は自動で出す
• 流れは、上長承認 → 経理確認 → 支払済み。どの段階でも差し戻せる
• 差し戻しには理由を入れ、申請者が直しやすくする

Formia でやるなら

Formiaのデモには、経費精算アプリがあります。明細は行を足す形で入り、合計は自動計算され、1万円未満は自動で承認、それ以上は上長 → 経理の順に回ります。作りかたは 繰り返し・明細の項目 と ワークフローの設計 の記事を見てください。

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