集めたデータを見るには

記録は毎日入れているのに、見返すときはメモを探し回っている。そんな「データの倉庫」状態を抜け出す記事です。

集めただけでは「倉庫」のまま

データは、集めただけでは、荷物が積まれた倉庫と同じです。必要なものを、必要なときに取り出せて、初めて価値が生まれます。

データを見るときは、「何を知りたいか」を、先に決めておきます。

知りたいこと	向いている見かた
あの記録は、どこ？	探す
今日・今週の分だけ見たい	絞る
新しい順、金額の大きい順に見たい	並べる
担当ごと、月ごとの件数や合計	まとめる
全体の傾向、変化	グラフにする

見かた1: 探す

キーワードで、探します。顧客名や案件名の一部を入れて、すぐ見つけられるのが基本です。よく探すものは、探し方を保存しておくと、毎回の手間が減ります。

たとえば、キーワードを入れると、こんな結果が出ます。

• アプリをまたいで、同じ名前の記録がまとめて見つかる
• 上下キーで選び、Enterで開ける

見かた2: 絞る

条件を決めて、範囲を狭めます。「今月の分」「自分の担当」「未対応のもの」のように、日常の言葉で切れる条件を用意しておくと、現場の人が迷いません。

絞り込みは、複数を組み合わせられます。たとえば、「今週」かつ「自分の担当」かつ「未対応」で、今日やることの一覧になります。

たとえば、よく使う見かたは、一覧の上にチップとして並べておけます。

• 「すべてのレコード」「チームごと」など、名前の付いたチップを押すだけで切り替わる
• 右上のアイコンで、表・カンバン・カレンダーなどの形も切り替わる

1探す

名前の一部から見つける

2絞る

今週・自分の担当などで切る

3並べる

期限順・金額順で目につく順を変える

4まとめる

担当ごと・月ごとに件数や合計を出す

この図は、4つの見かたを並べたものです。知りたいことに合わせて、どれか1つから始めます。

見かた3: 並べる

新しい順、期限が近い順、金額の大きい順。並べ方を変えるだけで、目につくものが変わります。期限のある仕事は、期限の近い順に並べると、うっかりが減ります。

見かた4: まとめる

担当ごと、月ごと、状況ごとに、件数や合計を出します。「個々の記録」から「全体の様子」へ視点を引く見かたです。

見る人に合わせて、見せ方を変える

同じデータでも、見る人によって、知りたいことは違います。

• 現場の人: 今日やること、自分の担当の一覧
• 班長・リーダー: 班全体の進み具合、遅れ
• 管理者: 月ごとの傾向、全体の件数

それぞれが、自分用の見せ方を、すぐ開けるようにしておくのが理想です。ホーム画面に、数値やグラフ、自分の担当を並べておくと、アプリを開いた瞬間に、必要なことがわかります。

たとえば、ホームには、こんな画面を用意できます。

• 上段に、今月の件数や合計の数字が並ぶ
• 「自分の担当」の欄に、自分が見る記録が出る

毎日・毎週・毎月の「見るタイミング」を決める

見る機会が決まっていないと、データは見られないまま溜まります。**「朝いちばんに今日の一覧」「週明けに先週の集計」「月初に先月の傾向」**のように、見る場面を、仕事の流れの中に置いておきます。

会議の最初の5分で、アプリの画面を一緒に見る、という習慣でも十分です。数字を見る時間が決まっていれば、データを入れる意味も、自然と共有されます。

1. 朝いちばん
   今日の一覧を開く

   今週・自分の担当・未対応

2. 週明け
   先週の集計を見る

   担当ごとの件数

3. 月初
   先月の傾向を見る

   月ごとのグラフ

この図は、見る場面を仕事の流れに置く例です。自分の仕事に合わせて、日付と内容を入れ替えます。

まとめ

• データは、見返せて初めて価値が出る
• 基本の見かたは、探す・絞る・並べる・まとめる
• 先に「何を判断したいか」を決める
• 絞り込みは日常の言葉で。よく使う条件は保存しておく
• 見る人ごとに、見せ方を用意する

Formia でやるなら

Formiaの一覧には、キーワードを入れる探す欄があり、絞り込みや並べ替え、グループ分けを組み合わせられます。自分用の条件は、名前を付けて残せます。ホームには、数値やグラフの部品を並べられます。くわしくは 一覧の絞り込み・並べ替え と 保存したビュー を見てください。

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