データの質を保つ

取引先ごとに集計したら、同じ会社が3つに分かれて出てきた。人のせいではなく、入力欄の作りに原因があります。

データの質が下がる4つの原因

集計や検索が思うようにいかないとき、原因は、アプリではなく、データそのものの質にあります。よくある原因は次の4つです。

原因	例	起きる困りごと
表記ゆれ	「(株)」「株式会社」「㈱」	集計が分かれる、探せない
入力漏れ	必須の項目が空	集計から漏れる
重複	同じ記録を2回入力	件数が合わない
誤り	全角と半角の混在、桁違い	計算が狂う

方針は「入力のときに防ぐ」

自由に書ける欄

揃うように作った欄

「(株)サンプル工業」「サンプル工業㈱」

一覧から「株式会社サンプル工業」を選ぶ

空のまま送れてしまう

必須の欄は、空では送れない

桁違いの数字が入る

範囲を超えたら、その場で警告

データの質を保つ基本は、間違いを入れさせないことです。あとから直すのは、手間がかかり、直し漏れも出ます。

選択肢にする

自由に書かせず、選んでもらう形にします。状況・種類・担当部署などは、選択式にすれば、表記ゆれは起きません。

たとえば、設計画面では、こんなふうに項目を並べます。

• 左の項目の種類に、「選択」「はい／いいえ」などの選ぶ形がある
• 項目名の横の赤い印が、必須の項目

一覧から選ぶ（マスタを使う）

取引先・設備・部品のように、決まったリストがあるものは、そのリストから選んでもらいます。名前を打つ必要がなく、「サンプル工業」はいつも同じ表記になります。

取引先のような決まったリストは、たとえば、こんなテーブルで1か所に持ちます。

• 「必須」「重ならない」の印が、列ごとに付く
• 「区分」は、決まった中から選ぶ形の列

必須にする

ないと困る項目は、必須にします。空のまま送れなくすることで、入力漏れを防げます。

入力のチェックを付ける

数字の範囲（たとえば0〜100）や、日付の形式など、ありえない値は、その場で警告します。桁違いや入力ミスに、入力した本人が気づけます。

自動で入れる

前回の値を引き継ぐ、日付を今日にする、合計を自動で計算する。人が書かなくていい項目は、自動で入れると、間違いの余地がなくなります。

すでに乱れているデータを直す

すでに表記ゆれや重複がある場合は、次の手順で整えます。

1. 1
   乱れを洗い出す

   件数の多い順に並べる

2. 2
   基準を決める

   「株式会社サンプル工業」など

3. 3
   まとめて直す

   同じ値に一括で

4. 4
   *入力側で防ぐ

   これからのデータは入口で揃える

直す前に、バックアップや履歴を残しておくと、間違えたときに戻せます。

質を保つ「習慣」

仕組みを作っても、使われ方が変わると、またゆれが出てきます。

• 月に1回、件数の多い値や、空の多い項目を見る
• 新しい項目や選択肢を足すときは、決まった人が行う
• 「迷ったらここに相談」の窓口を決める

まとめ

• 質が下がる原因は、表記ゆれ・入力漏れ・重複・誤りの4つ
• 基本は、入力のときに防ぐ
• 選択肢・マスタ・必須・チェック・自動入力を組み合わせる
• すでに乱れたデータは、基準を決めてまとめて直す
• 月1回の見直しと、決まった人による項目の管理を習慣にする

Formia でやるなら

Formiaには、選択肢の項目、ほかの表のレコードを選ぶ参照、必須や入力のチェック、既定値の設定があります。入力の段階でゆれを防ぐ設計ができます。作り方は 必須入力と検証、選択肢の項目、参照項目 を見てください。

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