『誰がいつ変えた』を残す

報告したときと、いまで、合計が違っている。誰が直したのか、誰にもわからない。そんな経験はありませんか。

記録が残らないと、困ること

データが変わったとき、誰が・いつ・何を・どう変えたかがわからないと、次のような困りごとが起きます。

• 数字が合わない原因が、探せない
• 間違いを直した人を、確認できない
• 取引先や監査で、説明を求められても答えられない
• 悪意がなくても、誤って消したことに気づけない

記録を残すことは、人を疑うためではありません。間違いに早く気づき、安心して仕事をするためのものです。

2種類の記録

「変えた記録」には、大きく2つの種類があります。

種類	何を残すか	主に使う人
変更履歴	記録の中身が、どう変わったか（前と後）	現場・事務。「この金額は、いつ変わった？」
監査ログ	誰が、いつ、何をしたか（ログイン・閲覧・持ち出しなど）	管理者。「誰が、このデータを書き出した？」

1. 9/22
   申請

   金額 8,000円

2. 9/25
   金額を直す

   8,000円 から 12,000円 へ

3. 9/28
   承認

   承認者が確認

この図は、1件の記録が変わっていく様子の例です。変更履歴があれば、「いつ・誰が・何を」を順にたどれます。

変更履歴

1件の記録について、**項目ごとに「変更前」と「変更後」**を並べて見られます。経費の金額が8,000円から12,000円に変わったとき、誰がいつ直したのかが、すぐわかります。

また、消されたデータを、戻せる仕組みがあれば、うっかり削除にも対応できます。

たとえば、1件の画面の右側に、変更の履歴の切り替えがあります。

• 「変更の履歴」のタブに、変わった回数が出る
• 同じ場所で、コメントのやりとりも残せる

監査ログ

こちらは、操作そのものの記録です。ログイン、記録の閲覧、データの書き出し、帳票の出力などが、並びます。

管理の画面の監査ログは、たとえば、こんな見た目です。

• 1行に、操作した人・操作の内容・日時が並ぶ
• 上の欄で、操作・操作した人・期間から絞り込める

特に大切なのが、持ち出しの記録です。書き出しや帳票の出力は、データが社外に出る入り口だからです。

残す・見る・守るの決めごと

残す期間

記録は、永久には保存できません。どれくらいの期間、残すかを決めておきます。法令や取引先の決まりがある場合は、それに合わせます。

見る人

記録そのものにも、個人情報や秘密が含まれます。見られる人を絞り、必要なときにだけ確認します。

消せない・直せない

記録は、あとから直せないことが大切です。直せると、証拠にならなくなります。

「見られている」ではなく「守られている」

記録を残すと、現場が「監視されている」と感じることがあります。導入するときは、目的を伝えることが欠かせません。「責めるためではなく、間違いを早く見つけるため、取引先や監査で安心して説明するため」と伝えます。

次の図は、記録を残す仕組みを入れるときの確認リストです。

• 記録を残す期間を決めた
• 記録を見られる人を、絞った
• 持ち出し（書き出し・帳票）の記録を、確かめる人を決めた
• 現場に、記録を残す目的を伝えた

まとめ

• 誰がいつ何を変えたかの記録は、間違いに早く気づくための仕組み
• 変更履歴は、記録の前と後。監査ログは、操作そのもの
• 持ち出し（書き出し・帳票）の記録は、特に大切
• 残す期間・見る人を決め、記録は直せないようにする
• 導入するときは、責めるためではない、と目的を伝える

Formia でやるなら

Formiaのアプリには、一覧の「変更履歴」があり、変えた項目の前と後を見られます。消したレコードは、権限のある人が戻せます。管理の画面の監査ログには、ログイン・閲覧・持ち出しなどが並び、編集や削除はできません。詳しくは 監査ログ と レコードの画面 を見てください。

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