状態（ステータス）の設計

ステータスの選択肢が、いつのまにか十個。どれを選べばいいのか、入力する人が迷っていませんか。

「状態（ステータス）」は、記録が今どこまで進んでいるかを示す項目です。見積・受注・申請・問い合わせ・備品など、多くの業務で使います。状態の設計が良いと、現場の動きがよく見えます。

状態の設計の考えかた

数は、少なく

状態は、3〜7個におさめると、扱いやすくなります。多すぎると、選ぶのに迷い、更新されなくなります。

多すぎる状態

絞った状態

作成中・作成済

作成中

提出・提出済

提出済み

確認中・返事待ち

上長確認

「次に誰が動くか」で区切る

状態の区切りは、次に動く人や、やることが変わるところにします。

状態	次に動く人	次にやること
作成中	営業	見積を仕上げる
上長確認	上長	内容を確認する
提出済み	営業	客先の返事を待つ
受注 / 失注	事務	受注手続き、または終了

次に動く人が変われば、別の状態。同じ人が同じ作業を続けているなら、同じ状態のまま、で十分です。

見積の状態の流れを、図にすると次のとおりです。

作成中営業→上長確認上長→提出済み営業→受注事務

たとえば、こんな画面です。見積の1件の画面では、右上に状態の帯が出て、いまの状態が濃い色になっています。「受注にする」「失注にする」のボタンも並びます。

• 右上の帯が、状態の順番と、いまの位置です。
• 「受注にする」「失注にする」は、状態を進める操作のボタンです。

状態の名前は、「何をしている最中か」を表す

名前は、行動や結果を表す言葉にします。「確認中」「提出済み」のように、状態を見ただけで、今何が起きているかがわかる名前にします。

状態の流れを決める

決めること	例
最初の状態	新しい記録は「作成中」から始まる
進められる順序	作成中 → 上長確認 → 提出済み
戻せるか	上長確認から、作成中へ差し戻せる
終わりの状態	受注・失注・完了。ここから先は動かさない
誰が進められるか	上長確認 → 提出済みは、上長だけ

状態を「見える形」にする

• 一覧に、状態の列を置き、状態で絞り込めるようにする
• 状態ごとの列に、カードを並べたボードで見る

ボードの例です。問い合わせの管理では、状態ごとの列に、問い合わせのカードが並びます。

• 列の上に、状態の名前と件数が出ます。
• 「完了」まで進んだものと、これからのものを分けて見られます。
• 担当者のホームに、「自分が動く番のもの」が出る

状態を見直すタイミング

運用を始めてしばらくすると、使われない状態や、いつも滞る状態が見えてきます。三か月に一度、状態ごとの件数を眺めて、「一度も使われていない状態はないか」「どこかに件数が偏っていないか」を確認すると、設計を改善できます。

• 状態は、3〜7個におさまっている
• 区切りは、次に動く人ややることが変わるところ
• 最初・終わり・戻せるか・押せる人が決まっている
• 状態の名前から、いま何をしているかがわかる

まとめ

• 状態は3〜7個。次に動く人ややることが変わる区切りにする
• 名前は、「何をしている最中か」を表す
• 最初・進める順序・戻せるか・終わりの状態・押せる人を決める
• 一覧とボードで、状態を見える形にする

Formia でやるなら

アプリには、状態の箱と、アクション（進めるボタン）の矢印で作る「ワークフロー」を設定できます。状態ごとに担当者や期限、アクションを押せる人も決められます（ワークフローの基本、ワークフローの設計、カンバンビュー）。

関連する記事

• 商談をカンバンで進める
• 受注の管理
• 問い合わせの対応を抜け漏れなく