『いま誰の机にある？』を見える化

「あの申請、いまどこにあるの？」と聞かれても、すぐには答えられない。申請の居場所が見えないこと自体が、遅れの原因になります。

見えないと、聞いて回ることになる

申請の「いまの場所」が見えないと、次のことが起きます。

• 申請者が、承認者に何度も確認する
• 総務が、問い合わせの電話を受けて、紙を探す
• 承認者は、自分の手元にいくつたまっているかわからない
• 遅れても、誰も気づかない

見えないこと自体が、遅れの原因になります。

見せたい4つの情報

申請の見える化では、次の4つを表示します。

情報	意味	例
状態	いま、どの段階か	上長承認待ち
担当	いま、誰が持っているか	高田さん
期限	いつまでに対応が必要か	明日まで（過ぎたら赤）
履歴	これまでの経緯	誰が・いつ・どう進めたか

この4つが1つの画面に出ていれば、「いま誰の番か」が一目でわかります。

たとえば、経費精算の1件の画面です。いまの状態は、上の帯に出ます。

• 帯で、いまの状態が濃い色で示される
• 右側の「変更の履歴」「進み具合」のタブで、経緯を確かめられる

立場ごとの見え方

見える化は、立場で必要な見え方が違います。

1申請者

自分の申請の状態と、止まっている場所

2承認者

自分が対応すべき申請の一覧（期限の近い順）

3総務・管理者

止まっている申請、期限切れの申請

4上長・経営

申請の件数や承認までの日数の傾向

特に承認者には、「自分の担当」が一覧で出ることが大切です。探しに行かなくても、やることがそこに並びます。

• 「自分の担当」に、番号・件名、いまの状態、期限が1行で出る
• 承認者は、ここを開けば、自分の番の申請から順に処理できる

遅れに気づく工夫

状態や期限が見えるだけでなく、遅れに自動で気づく仕掛けもあります。

• 期限を過ぎた申請を、色で目立たせる
• 一定時間たったら、担当者に催促が届く
• さらに遅れたら、上長に回る
• 一覧を状態ごとに分けて、止まっている申請を探しやすくする

期限を過ぎる色で目立つ→担当者に催促一定時間たつと→上長に回るさらに遅れたら

経費精算のデモでは、「上長承認待ち」の期限を過ぎたら担当者に催促する設定が、自動化の一覧に並びます。

• 「いつ」「すること」の1文で、催促のルールが読める
• ワークフローで決めたものは、ここでは読むだけで、直すときは「ワークフローで直す」から進む

状態ごとに分けたカンバンの形にすれば、止まっている申請も探しやすくなります。

• 列ごとに件数が出ているので、たまっている状態がわかる

見える化を朝の習慣にする

見える化した情報は、見る習慣がないと使われません。承認者は朝、「自分の担当」を開いて、期限の近い順に処理する。総務は週に一度、止まっている申請の一覧を確認する。こうした小さな習慣を決めておくと、見える化が「飾り」にならず、待ち時間の短縮につながります。

見える化の画面は、見る人の立場を考えて作ります。申請者には「自分の申請が今どこか」だけ、承認者には「自分の番の一覧」だけ。余計な情報を減らすと、画面が使われ続けます。

• 承認者が、朝に「自分の担当」を開く
• 期限の近い順に処理する
• 総務が、週に一度、止まっている申請を確認する
• 画面は、見る人に必要な情報だけにしぼる

まとめ

• 申請の「いまの場所」が見えないと、聞いて回る手間が生まれる
• 状態・担当・期限・履歴の4つを1画面で見せる
• 申請者・承認者・管理者で、必要な見え方が違う
• 期限切れの目立たせ方と、自動の催促で、遅れに早く気づける

Formia でやるなら

Formiaの1件の画面には、右上に「進み具合」が出て、いまの状態・担当・期限（過ぎると赤）・移り変わりを確認できます。一覧には状態の列があり、担当者のホームには「自分の担当」が並びます。時間がたったら、担当者に催促したり、上長に回したりもできます。作りかたは 承認の履歴 と 承認の通知 の記事を見てください。

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