CHAPTER 07 1 / 8
備品台帳が追いつかない
備品台帳のExcelが現物と合わなくなる理由を整理し、更新が続く台帳の考えかたを解説。総務と現場が無理なく守れる、記録のルールづくりのコツを紹介します。現場の例つきで説明します。
約6分で読めます
玲子さん
ユウキ 
現場改善ノートの目次（章と記事の一覧）
1. 現場改善とノーコードの基本
2. 紙・Excel からの卒業
3. 日報・報告を変える
4. 点検・保守・品質を変える
5. 申請・承認・稟議を変える
6. 営業・顧客・案件を変える
8. アプリづくりの考えかた
9. 現場を巻き込む・定着させる
10. データ活用と帳票
この記事の内容
この記事でわかること
- 台帳が現物とずれる理由がわかる
- 動かした人が記録する形の作りかたがわかる
- Formiaでの備品台帳のイメージがつかめる
「台帳には載っているのに、現物がどこにもない」。そんな探しものに、時間を取られたことはありませんか。
備品台帳は、作った日が一番正確で、その後は少しずつ現物とずれていきます。これは、台帳を管理している人の怠慢ではありません。多くの会社で起きる、仕組みの問題です。
なぜ台帳は現物とずれるのか
| 原因 | 具体例 |
|---|---|
| 更新が「ついで」の仕事 | 備品を動かしても、台帳の更新は後回しになる |
| 台帳が事務所にしかない | 現場で動かした人が、その場で書けない |
| 書く人が一人 | 玲子さんだけが更新し、連絡が来ないと変わらない |
| 書く項目が多い | 型番・購入日・金額……と、変更のたびに何か所も直す |
つまり、「備品が動く場所」と「台帳がある場所」が離れている、これが一番の原因です。
次の図は、今の台帳の姿と、目指す姿を並べたものです。右の列が、この記事で目指す形です。
台帳が続くための考えかた
動かした人が、その場で記録できる
台帳の更新を総務に集めず、動かした本人が記録する形にします。ただし、ルールが重いと続きません。借りたときは「誰が・いつ」だけ、返したときは「返した」だけ、のように最小にします。
一つの備品に一つの番号
同じ「ノートPC」が三台あるとき、番号がないと区別できません。備品ごとに管理番号を決め、現物にラベルを貼ります。番号が現物と台帳をつなぐ鍵になります。
項目は「更新が必要なもの」と「ほぼ変わらないもの」に分ける
たとえば、こんな画面です。備品の1件の画面で、上の「備品」の欄は登録したらほぼ変わらない項目、下の「所在と状態」の欄は動くたびに変わる項目です。
- 上の「備品」の欄は、最初に登録すれば、あとは触らない項目です。
- 「所在と状態」の欄の状態・保管場所・使用者が、更新する項目です。右の変更履歴に、直した記録が残ります。
| 変わらない項目 | 変わる項目 |
|---|---|
| 品名・型番・製造番号・購入日 | 状態・保管場所・使用者 |
変わる項目は少なく、選ぶだけで更新できる形にします。
借りるときの記録は、次の流れに絞ります。
図のとおり、記録のために開く画面は一つだけです。番号を選んで状態を変える、この一手間に絞るのがポイントです。
台帳を見る人を増やす
台帳は、更新する人だけでなく、探す人にとっても便利でなければ続きません。
- 「あの測定器、どこにある？」を、台帳を検索して答えられる
- 「点検の時期が近い備品」が、一覧に並ぶ
- 古い備品の廃棄の候補が、すぐ出る
見る人が増えると、間違いにも気づきやすくなります。
たとえば、こんな画面です。管理番号・品名・区分・状態・保管場所・使用者が一覧に並び、キーワードや条件で絞り込めます。
- 「状態」の列を見ると、貸出中・修理中・廃棄予定が一目でわかります。
- 上の検索欄で、番号や品名から探せます。
今日からできる1つのことは、「いちばん動く備品を3つ選び、管理番号を決めること」です。
- 備品ごとに、管理番号が決まっている
- 借りた人が、その場で状態を変えられる
- 変わる項目は、選ぶだけで更新できる
- 台帳を見る人が、総務のほかにもいる
まとめ
- 備品台帳がずれるのは、備品が動く場所と台帳の場所が離れているから
- 動かした人が、その場で、短い記録を残せる形にする
- 一つの備品に一つの番号。現物にラベルを貼る
- 変わる項目は少なくし、選ぶだけにする
- 台帳を見る人を増やすと、間違いにも気づける
Formia でやるなら
備品・在庫管理のひな形には、品名・区分・製造番号・状態・保管場所・使用者・購入日・次の点検日などの項目があります。管理番号（AST-0001など）は自動で振られます。スマホからも更新でき、変更の履歴が残るので、「いつ誰が動かしたか」を追えます（備品管理アプリ、アプリの作りかた）。
