まず、いまある紙とExcelを棚卸し

会社のどこに、どんな紙とExcelがあるのか。意外と、誰も全体を知らないものです。まずは、一覧にしてみましょう。

なぜ、棚卸しが先なのか

アプリにしたいものを、思いつきで選ぶと、次のようなことが起こります。

• 実は、ほとんど使われていない様式を作ってしまう
• 同じ内容を書く様式が、別々にあったことに後で気づく
• 一番困っているものが、後回しになる

最初に全体を見渡すと、「どこから手をつけると効果が大きいか」が分かります。

書き出す紙とExcelを一覧に→優先順位をつける→一つ目を作る→一覧を更新する

棚卸しの表を作る

Excelでも紙でも構いません。次の列がある表を作ります。

列	書くこと	例
名前	様式・表の名前	備品貸出票
形式	紙 / Excel	紙
使う人	誰が書くか	全社員
頻度	毎日 / 毎週 / 月1回	週に数回
件数	1か月の枚数や行数	20件
困りごと	面倒な点	返却の確認ができない
渡し先	書いたあと、誰が見るか	総務

ひとり分では見落としが出るので、現場・総務・営業それぞれの人にも聞いて、書き足してもらうと、抜けが減ります。

優先順位をつける

表ができたら、次の目安で印をつけます。

1. 頻度が高い（毎日・毎週）
2. 使う人が多い
3. 困りごとが具体的
4. 項目が少ない（作りやすい）

頻度・困りごとの大きさ →

次に取りかかる

効果は大きいが、項目が多め

最初に作る

毎日使い、項目も少ない

後まわし

使う回数も効果も小さい

余裕があれば

作りやすいが、効果は小さい

項目の少なさ（作りやすさ） →

当てはまる数が多いものから、順に取りかかります。いきなり1位を作らず、「作りやすい上位」から始めるのも、よい選びかたです。

似たものは、まとめられる

棚卸しをすると、「名前は違うのに、書いていることはほとんど同じ」という様式が見つかります。たとえば、「備品貸出票」と「会議用PC持ち出し申請」。こうしたものは、一つのアプリにまとめられるかもしれません。まとめると、作る数も、管理する数も減ります。

棚卸しの副産物

棚卸しの表は、アプリ化のあとも役に立ちます。どの業務が、いつ、どのアプリに移ったかの記録になり、「まだ紙のままのもの」も一目で分かります。新しく入った人への説明にも使えます。表は、更新しながら、長く育てていきましょう。

アプリ化が進むと、設計モードの一覧に、公開中のアプリが増えていきます。棚卸しの表と見比べると、進み具合が分かります。

• 各行に、アプリの名前・件数・フォームや帳票の数が出ます
• 右端の「公開中」で、使える状態が分かります

棚卸しで、つい忘れるもの

棚卸しで抜けやすいのは、次のようなものです。

• 個人の机やパソコンの中だけにある、手製のExcelはないか
• ホワイトボードや付箋で管理している情報はないか
• 口頭やメールで受けて、あとで記録しているものはないか

こうしたものほど、じつは担当者に負担がかかっていることがあります。「ほかに、自分だけで管理しているものはありませんか」と、一言聞いてみてください。

まとめ

• アプリ化の前に、紙とExcelを一覧にする
• 名前・形式・使う人・頻度・件数・困りごと・渡し先を書き出す
• 頻度・人数・困りごと・作りやすさで優先順位をつける
• 似たものは、まとめられないか考える

Formia でやるなら

棚卸しで選んだ一つ目から、フォームを作ります。紙の様式なら項目を洗い出して組み、Excelの表なら、そのファイルからアプリを作れます。手順は アプリを作る を見てください。

一つ目を作ると、利用の画面ではこんな一覧になります。たとえば日報の一覧です。

• 1行が1件の記録です
• 「状態」の列で、提出済み・確認済みなどが分かります

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