訪問・やりとりの履歴を残す

担当を引き継ぐとき、これまでの経緯は頭の中と手帳の中にしかない。営業のやりとりは、残さなければ本人にしか残りません。

営業のやりとりは、担当者の頭の中にたまっていきます。本人は覚えていても、休んだとき、異動したとき、急に連絡が入ったときに、他の人は何も知らない。これは多くの会社で起きていることです。

履歴が残らない理由

書くのが面倒だから、ではありません。多くの場合、次の二つが原因です。

1. どこに書けばいいか決まっていない: 手帳・メール・Excel・チャットのどれかを、その日の気分で使う
2. 書く内容が重い: 議事録のように丁寧に書こうとして、後回しになる

履歴は、短くても残ることのほうが大切です。

軽く残す書きかた

一回の記録は三つで足りる

• いつ・誰と（日付・相手・方法：訪問、電話、メール）
• 何を話したか（一〜二行）
• 次にやること（期限つき）

「次にやること」が書いてあれば、後から見た人が、すぐに動けます。

1いつ・誰と

日付・相手・方法（訪問・電話・メール）

2何を話したか

一〜二行で足りる

3次にやること

期限をつけて書く

たとえば、案件の1件の画面には、次の一手を残す欄があります。

• 「次の一手」に、次のアクションと次回の予定日、商談メモがまとまっている
• 右側のコメント欄で、やりとりをその場に残せる

顧客や案件にひもづける

履歴は、顧客や案件の画面で見られるのが理想です。「ことり製作所」を開けば、これまでのやりとりが日付順に並ぶ。探す手間がなくなります。

1. 9月5日
   訪問

   設備更新の相談。工場見学を希望

2. 9月12日
   電話

   見積の内容を確認

3. 9月26日
   訪問

   予算の時期と決裁の流れを確認

顧客の1件の画面では、最後に話した日やメモも、関連する商談とあわせて見られます。

• 「最後に話した日」と「メモ」の項目がある
• 右側の「関連レコード」で、商談や見積に移れる

書きやすい場所で書く

営業は外出が多いので、移動中や訪問の直後に、スマホで一言残せる形が現実的です。事務所に戻ってからまとめて書くと、忘れるうえに、一日が終わってしまいます。

スマホでも、同じ画面を開いて見られます。

• 案件名・顧客・担当・段階が縦一列に並ぶ
• 上の「編集する」から、その場で書き足せる

履歴が役に立つ場面

場面	履歴があると
担当の交代	経緯を読むだけで引き継げる
上長の確認	「あの件どうなった？」を聞かずに済む
失注の振り返り	どこでつまずいたかを探せる
クレームの対応	過去の約束を確認できる

履歴を読む側のコツ

履歴は書くだけでなく、読まれて初めて役に立ちます。訪問の前に、直近の二、三件を読む習慣をつけると、「前回の話を覚えていてくれた」とお客様に伝わります。

• 訪問前に、前回の「次にやること」を確認する
• 引き継ぎの前に、履歴を新しい順に読んでもらう
• 古くなった履歴は消さずに、そのまま残す

今日からできる一つのことは、訪問を終えたら、駐車場で「次にやること」を一行だけ書くことです。

頭の中・手帳

会社の記録

本人にしか見えない

必要な人が見られる

休んだら、誰も経緯を知らない

休んでも、履歴を読めばわかる

引き継ぎ資料を作り直す

履歴を新しい順に読めば引き継げる

まとめ

• 営業のやりとりは、残さないと本人の頭の中にしか残らない
• 一回の記録は「いつ・誰と」「何を」「次にやること」で足りる
• 顧客や案件の画面にひもづけると、探さずに読める
• 外出先からすぐ書ける形にして、書くハードルを下げる

Formia でやるなら

顧客や案件の1件の画面には、右側にコメント欄があり、やりとりをその場に残せます。コメントでは @ で相手を呼べます。また、誰がいつどの項目を変えたかは「変更の履歴」に自動で残ります（1件の画面）。外出先からは、スマホのブラウザで同じ画面を開いて書けます（レコードを直す）。

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