自動化 3 / 7
きっかけ（いつ）の種類
自動化の「いつ」で選べるきっかけを一覧で説明します。レコードの作成・変更、日付の前後、状態の変化、アクションの押下、期限切れの違いと、使い分けのコツです。
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「いつ」は、自動化が動くきっかけです。この記事では、選べるきっかけの種類と、使い分けを説明します。
きっかけの一覧
| きっかけ | 動くとき |
|---|---|
| レコードが作られた | 新しいレコードが登録されたとき |
| レコードが直された | 既存のレコードが更新されたとき |
| 決まった項目が変わった | 選んだ項目の値が変わったとき |
| 日付の前後になった | 日付の項目の N 日前・後の決まった時刻（リマインダーとして動きます） |
| 状態が変わった | ワークフローの状態が変わったとき。行き先の状態で絞れます |
| アクションが押された | ワークフローのボタンが押されたとき。アクションで絞れます |
| 期限を過ぎた | ワークフローの期限を過ぎたとき |
下の 3 つ（状態・アクション・期限）は、ワークフローのあるアプリだけで選べます。
使い分けのコツ
- 作られたときは、受け付けの通知、担当者への連絡に向きます。
- 決まった項目が変わったときは、「ステータス」「担当者」のように、見張りたい項目があるときに使います。直されるたびに動くのを避けられます。
- 日付の前後は、期限・更新日・点検日の前に知らせたいときに使います。期限のリマインダー を見てください。
- 状態が変わったときは、承認が進んだことを関係者へ知らせるときに使います。
条件で絞る
「もし」を使うと、同じきっかけでも、条件に合うときだけ動かせます。たとえば「レコードが作られたとき」に、「種別が見積もりなら」と絞れます。
動かないとき
次の場合、自動化は動きません。
- 下書きのレコード
- 同じ自動処理が自分で起こした変更
- 連鎖が 3 段を超えたとき
動かなかった理由は、「動いた記録」に残ります。