日報アプリの作りかた

紙やExcelの日報は、出したかどうか、誰が確認したかが見えません。作業時間の合計を電卓で出し、月末に集計表へ写す手間もかかります。この記事では、スマホから入力でき、合計時間が自動で出て、上長が確認して返せる「日報・作業報告」アプリの組み立てかたを説明します。

できあがりの姿

• 担当者は、その日の訪問・作業・移動を、1行ずつ時間つきで入れます。合計時間と訪問件数は、自動で計算されます
• 現場の写真を添えて提出します。スマホなら、その場で撮影できます
• 上長は、1件の画面で「確認しました」か「差し戻す」を押します。差し戻しにはコメントが必須です
• 一覧は、日報カレンダーでも見られます

作りかた

1. フォームの項目を決める

区分	項目
基本	報告日（今日が自動で入る）、報告者（自分が自動で入る）、部署、今日のまとめ（一行）、勤務形態（出社・直行直帰・在宅）
作業の明細	区分（訪問・現場作業・移動・社内作業・会議）、顧客、現場、内容、時間（0.5時間刻み）
計算	合計作業時間、訪問件数
写真	現場写真（最大6枚）
振り返り	所感・課題、明日の予定

作業の明細は、繰り返しテーブルで作ります。スマホでは、明細の各行が、自動でカードの形に切り替わります（繰り返しテーブル（明細））。

2. 計算式を設定する

明細のkeyがtasksの場合の、計算式の例です。

合計作業時間    =SUM(tasks[].hours)
訪問件数        =COUNT(FILTER(tasks[].kind, @item == '訪問'))

どちらも、行を足したり直したりすると、その場で更新されます。書きかたは、明細の合計を出すにあります。

3. 自動入力を設定する

報告日は「入力日」、報告者は「入力した人」から自動で入れます。毎日の入力を、少しでも減らすためです（初期値と自動入力）。

4. 確認の流れ（ワークフロー）を作る

状態	担当・期限	進めかた
提出済み	営業部グループ・期限1日	「確認しました」で確認済みへ。「差し戻す」（コメント必須）で差し戻しへ
差し戻し	報告者	「再提出」で提出済みへ
確認済み	終わりの状態	—

状態が変わると、担当者のベルに通知が届きます。設計の手順はワークフローを設計するにあります。

5. 権限と、見える範囲

入力する人は、自分の日報だけを入力・閲覧できるようにします。上長は、部署の日報を見て確認できます。行ごとの見える範囲の決めかたは、行ごとの見える範囲を見てください。

6. ビューと帳票

• 日報カレンダー: 報告日ごとに、今日のまとめが並びます（カレンダーのビュー）
• 作業日報（A4・単票）: 受付番号、報告者、作業の明細、合計時間、写真、所感を印刷できます

使いかた

1. 左メニューの「日報・作業報告」から「新規登録」を押す（報告日と報告者は自動で入っている）
2. 作業の表に、区分・現場・内容・時間を1行ずつ入れる。合計時間は自動で出る
3. 写真を添え、所感と明日の予定を書いて登録する
4. 上長は、ホームの「自分の担当」から未確認の日報を開き、「確認しました」か「差し戻す」を押す
5. 月末は、一覧を部署と期間で絞り、Excelに書き出して工数を集計する

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