ワークフロー（承認） 6 / 8
承認の通知
承認の流れで届く通知の種類と、メールやアプリ内のお知らせを自動化で足す方法です。担当者のベル、期限の催促、Webhook による外部への連絡を説明します。
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Formia マニュアルの目次（章と記事の一覧）
アプリをつくる
入力項目ガイド
承認が止まる原因の多くは、「回ってきたことに気づかない」ことです。この記事では、承認の流れで届く通知と、通知の足しかたを説明します。
何もしなくても届くもの
- 担当になったとき: 状態が変わると、新しい担当者のベルに「〇〇になり、あなたの担当になりました」と出ます。
- ホームの一覧: 「自分の担当」に、担当で終わっていないレコードが期限の近い順に並びます。
ベルの数字は、まだ読んでいないお知らせの数です。押すと新しい順に並び、1 つ押すと既読になってレコードが開きます。
自動化で通知を足す
ワークフローのアプリでは、自動化の「いつ」に次の 3 つを選べます。
| いつ | 例 |
|---|---|
| 状態が変わった | 「支払済み」になったら申請者にメール |
| アクションが押された | 「差し戻す」が押されたら申請者に通知 |
| 期限を過ぎた | 期限を過ぎたら上長に知らせる |
「すること」では、次を選べます。
- メールを送る（宛先は担当者・作った人・決まった人・グループ・メールの項目）
- アプリ内で通知する（上の帯のベル）
メールの件名と本文には、{{ key }} の形で項目の値を差し込めます。
期限を過ぎたときの催促
状態の「この状態で時間がたったら」で、入ってから N 時間・日、または期限を過ぎたときの動きを決められます。
- 担当者に催促する
- 決めた人（上長など）に回す
- 自動で次の状態へ進める
- 期限切れの状態にする
見回りは 5 分おきに行われ、同じ決まりは、その状態に入ったときに 1 回だけ動きます。
外部のシステムに知らせる
Webhook を登録すると、workflow.status_changed（状態が変わった）と workflow.overdue（期限を過ぎた）のイベントを外部へ送れます。くわしくは Webhook で通知する を見てください。