備品・在庫管理アプリの作りかた

備品の所在や使っている人が、Excelでは追い切れない。貸出や修理中の状態が更新されず、棚卸しで合わない。管理番号のラベルも、手作りで貼り替えが面倒。この記事では、そんな悩みを解く「備品・在庫管理」アプリの組み立てかたを説明します。サンプル工業株式会社のデモデータで見ていきます。

できあがりの姿

• 備品に、管理番号（AST-0001から自動で採番）が付き、QRラベルをA4のシートでまとめて印刷して貼れます
• 現場の人は、スマホでラベルを読むと、その備品の画面が開きます。貸出の状況や履歴を見て、状態を更新できます
• 状態ごとの列（使用中・保管中・貸出中・修理中・廃棄予定）に、備品のカードが並びます。カードを動かして、状態を変えられます

作りかた

1. フォームの項目を決める

区分	項目
備品	品名、区分（ノートPC・モニター・携帯電話・工具・測定器・車両・什器）、メーカー・型番、製造番号、バーコード
所在と状態	状態、保管場所、使用者、購入日、購入金額、在庫数、次回の点検・校正日、写真、メモ
管理番号	自動採番（AST-0001から）

「バーコード」は、カメラやバーコードリーダーで読み取って入力できる項目です（QR・バーコード・対象コード）。管理番号は、自動採番の項目として設定します（計算値・自動採番）。

Excelの備品台帳がすでにあるときは、「アプリを作る」の「Excel・CSVから」で、取り込めます（アプリを作る）。

2. 状態のボードを作る

「状態」の項目を使って、カンバンのビューを作ります。列は、状態の選択肢のとおりに並びます。カードに、区分、保管場所、製造番号を出します（カンバンのビュー）。

3. 帳票を作る

帳票	内容
QRラベル（A4 24面）	管理番号のQR、品名、番号、製造番号
備品台帳（一覧・A4横）	選んだ備品を1行ずつ並べる

ラベルの作りかたはQRラベルを作る、台帳の作りかたは台帳（一覧帳票）にあります。

使いかた

1. 「新規登録」で備品を入れる（Excel台帳から取り込んでもよい）
2. 一覧で、ラベルを刷る備品を選び、帳票からQRラベルを出して印刷し、貼る
3. 備品を持ち出すときは、スマホでQRを読み、状態を「貸出中」に、使用者を自分に直す
4. 戻したら、状態を「保管中」に戻す。ボードでカードを動かしてもよい
5. 棚卸しは、一覧を保管場所で絞り、備品台帳をPDFで出して、現物と照らし合わせる

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