HOW TO USE

営業の顧客・案件・見積台帳の使い方・活用シーン

営業・顧客の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

営営業の顧客・案件・見積台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

営業担当

顧客を訪問し、案件を進める人

✓活動記録の入力
✓案件の登録と段階の更新
✓原価計算と見積書の作成
✓受注・失注の記録

営業責任者

見積を確認し、受注の状況を見る人

✓見積の承認・差し戻し
✓低粗利の見積の了承
✓原価・粗利の確認
✓受注と失注の通知の確認

役員

確認が止まったときの最終の宛先

✓上長確認が 2 日以上止まった見積の把握
✓ダッシュボードでの受注額と見込みの確認

取引先のお客様

システムは使わない相手

✓御見積書を受け取る
✓ご注文をいただく
✓注文請書を受け取る

営業・顧客の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	営業担当	ダッシュボードで、予定日を過ぎた案件と今日連絡する顧客を確認する
午前	営業担当	訪問した顧客の活動記録を入れる。最終接点日が自動で更新される
午後	営業担当	案件の「見積の原価計算を起こす」を押し、原価と掛け率を入れて「見積書を作る」を押す
夕方	営業担当	見積書の「確認を依頼」を押す。営業責任者に通知が届く
夕方	営業責任者	粗利率を確認して「承認して提出」を押す。低粗利なら理由を書いて了承する
翌日	取引先のお客様	御見積書を受け取り、内容を確認して発注の連絡をする
受注の連絡があったとき	営業担当	見積書と案件を「受注にする」。顧客台帳の受注額の累計が増え、注文請書を出す

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい顧客を台帳に登録する

営業担当顧客台帳

きっかけ：展示会で名刺交換したお客様から、見積の依頼が来た

1顧客台帳で「新規」を開き、会社名・顧客コード（C と数字 4 桁）・業種・従業員規模を入れる
2窓口の担当者名・部署・電話・メール・支払条件を入れる
3取引の状況は「見込み」、ランクは B から始める
4次回連絡の予定を入れて登録する

結果：顧客コードの重複や形式の誤りを入力の時点で防ぎつつ、窓口と支払条件が台帳に揃う。次回連絡の予定日には担当へ通知が届く。

USE CASE 02

訪問や電話を活動記録に残す

営業担当営業責任者活動記録顧客台帳

きっかけ：お客様を訪問して、見積の内訳を確認した

1活動記録で種類（訪問・電話・オンライン商談など）を選び、顧客と案件を選ぶ
2内容を 10 字以上で書き、手応え（良い・普通・悪い）と所要時間を入れる
3次のアクションと次の予定日を入れて登録する
4顧客台帳の「最終接点日」が自動で更新される
5手応えを「悪い」にした場合は、営業責任者へ通知が届く

結果：顧客ごとの最終接点が常に最新になり、悪い手応えの活動に責任者が早く気づける。次の予定日の前日には担当へ通知が届く。

USE CASE 03

案件を登録して商談を進める

営業担当案件顧客台帳

きっかけ：お客様から、点検記録の電子化の相談を受けた

1案件で案件名・顧客・きっかけ・見込み金額・確度・受注予定日を入れて登録する
2顧客を選ぶと顧客名が入り、顧客台帳の「案件の数」が自動で 1 増える
3「提案に進める」を押して提案中にする
4商談のボードで、段階ごとに案件と加重見込み額の合計を確認する

結果：案件が段階ごとのカンバンに並び、見込み金額に確度をかけた加重見込み額で、先の売上を見通せる。

USE CASE 04

原価に掛け率をかけて見積書を作る

営業担当案件原価計算見積書

きっかけ：提案中の案件に、見積を出すことになった

1案件の「見積の原価計算を起こす」を押すと、顧客・案件つきの原価計算が作られ、案件は見積対応中になる
2原価計算で掛け率と、明細の品名・数量・原価単価を入れる
3原価の合計・売価の目安・利益の目安・粗利率を確認する
4「見積書を作る」を押すと、掛け率をかけた単価の見積書が下書きでできる
5見積書には見積日と、30 日後の有効期限が入る

結果：原価を転記し直さずに見積書ができる。原価と利益は、見積書の社内だけの欄に入り、顧客向けの帳票には出ない。

USE CASE 05

低粗利の見積を責任者が了承して提出する

営業担当営業責任者役員見積書

きっかけ：既存のお客様の値引き要望で、粗利率が下がった見積ができた

1見積書の明細を整え、「確認を依頼」を押す
2営業責任者に通知が届き、利益と粗利率を確認する
3粗利率が 15% 以上なら「承認して提出」、15% 未満なら理由を書いて「低粗利を了承して提出」を押す
4修正が必要なら「差し戻す」を押し、コメントで理由を伝える
5確認が 2 日以上止まると、役員に回る

結果：粗利の低い見積に必ず責任者の確認とコメントが残り、確認の遅れも見逃さない。

USE CASE 06

御見積書を出力して顧客に提出する

営業担当取引先のお客様見積書

きっかけ：上長の承認が済み、お客様に見積書を渡す

1提出済みの見積書を開き、帳票の「御見積書」を出力する
2宛名・件名・見積番号・有効期限・明細・消費税・合計を確認する
3お客様に渡す（印刷・PDF）
4有効期限の 3 日前に、担当へ通知が届く

結果：原価・粗利・掛け率が載らない顧客向けの御見積書を、そのまま渡せる。有効期限を過ぎると催促が出る。

USE CASE 07

受注にして、案件と顧客の実績を更新する

営業担当営業責任者取引先のお客様見積書案件顧客台帳

きっかけ：お客様から、見積のとおり発注すると連絡があった

1提出済みの見積書で「受注にする」を押す
2案件に受注額・粗利・受注日が自動で入る
3案件で「受注にする」を押す（受注額と受注日が入っていないと押せない）
4顧客台帳の受注件数・受注額の累計・最後の受注日が増え、取引の状況が「取引中」になる
5営業責任者へ受注の通知が届く
6帳票の「注文請書」を出力してお客様に渡す

結果：見積書・案件・顧客台帳の 3 か所が、受注の操作でそろって更新され、請求の手前まで記録が整う。請求書の発行は g-invoice-out で行います。

USE CASE 08

失注を理由つきで記録する

営業担当営業責任者案件見積書

きっかけ：競合に決まったと、お客様から連絡があった

1提出済みの見積書で、コメントを書いて「失注にする」を押す
2案件で失注の理由（価格・競合に決定・時期尚早など）を選び、競合の名前を入れる
3コメントを書いて案件の「失注にする」を押す
4営業責任者へ失注の通知が届く
5ダッシュボードの「失注の理由」で内訳を確認する

結果：失注の理由が必ず残り、価格で負けた案件が多いのか、時期の問題なのかを振り返れる。

USE CASE 09

営業会議で、案件と見積を一覧で確認する

営業責任者役員案件見積書顧客台帳

きっかけ：週次の営業会議の前

1ダッシュボードで見込み案件の加重額・受注額・受注の件数・見積の合計額を見る
2案件の進み具合（ファンネル）で、段階ごとの件数を確認する
3「予定日を過ぎた案件」の一覧から、止まっている案件を担当者に確認する
4「確認待ちの見積」の一覧で、自分の承認待ちを処理する
5顧客台帳の「業種 × ランク」で、受注額の偏りを見る

結果：口頭と付箋に頼らず、数字と一覧を見ながら会議を進められる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本の顧客・案件・見積の動きを見る
2「営業責任者」「役員」のグループを作り、見積を確認する人を入れる
3顧客台帳で見本を消して、自社の顧客を登録する（取り込みもできます）
4案件の段階と、失注の理由の選択肢を自社の言葉に合わせる
5見積書の帳票の差出人（社名・住所・登録番号）を、自社のものに直す
6原価計算の掛け率の初期値と、粗利率の基準（15%）を決める

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

営業の顧客・案件・見積台帳を、今日から使う

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1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
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すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。