Formia
トライアル

HOW TO USE

議事録・決定事項の管理の使い方・活用シーン

プロジェクト・その他の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

使う人と、それぞれの役目

議長・主催者

会議を進めて議事録を確定する人

  • ✓議事録を確認して「確定して配布」を押す
  • ✓決定事項を「決定として確定」にする
  • ✓期限切れの宿題を確認する

記録者

議事録を書く人

  • ✓会議の内容を登録する
  • ✓決定事項と宿題を起票する
  • ✓「確認を依頼」を押す

出席者・担当者

宿題をこなす人

  • ✓議題を提案する
  • ✓宿題に着手して完了にする
  • ✓確定した議事録を読む

総務

全社に関わる決定を周知する人

  • ✓全社の決定の通知を受ける
  • ✓決定事項のお知らせを配る
  • ✓決定の一覧を保管する

プロジェクト・その他の1日の流れ

場面誰がすること
朝議長・主催者ダッシュボードの期限切れの宿題と確認待ちの議事録を見る
会議のあと記録者議事録を登録し、決定事項と宿題を起票して「確認を依頼」を押す
確認の依頼が届いたとき議長・主催者議事録を読み、「確定して配布」を押す
確定のあと総務全社の決定の通知を見て、周知の準備をする
宿題の期限の前日出席者・担当者通知を受け取り、「完了にする」を押す
次回の前出席者・担当者議題の提案に、次の会議でかけたい議題を入れる
月末議長・主催者会議ごとの宿題の完了率を見て、遅れている会議に声をかける

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

議事録・決定事項の管理のユースケース図：使う人とアプリの関係

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

会議の議事録を下書きして確認を依頼する

記録者会議・議事録

きっかけ：定例会議が終わった

  1. 1会議・議事録で「新規」を開き、会議名・種類・開催日・開始・終了・場所を入れる
  2. 2議長・主催、記録者、出席者、欠席者を入れる
  3. 3議題・議事の内容・要約を書き、資料・添付をつける
  4. 4終了時刻が開始時刻より後であることを確かめて登録する
  5. 5登録すると、「議事録が下書きで登録されました。内容を確認してください。」と通知が届く
  6. 6「確認を依頼」を押す

結果：議事録が下書きから確認中へ進み、議長の確認待ちになる。

USE CASE 02

議長が議事録を確定して配る

議長・主催者会議・議事録

きっかけ：記録者から議事録の確認の依頼が来た

  1. 1ダッシュボードの「確認待ちの議事録」の一覧を開く
  2. 2議事の内容と出席者を確認する
  3. 3直すところがあれば「差し戻す」を押して下書きに戻す
  4. 4問題がなければ「確定して配布」を押す
  5. 5議長へ「議事録が確定しました。出席者へ配布してください。」と通知が届く
  6. 6「議事録」の帳票を印刷、または共有する

結果：確定した議事録が 1 つだけ残り、出席者に配られる。

USE CASE 03

会議で決まったことを決定事項に残す

記録者議長・主催者決定事項会議・議事録

きっかけ：会議で新しい社内ルールが決まった

  1. 1決定事項で会議を選び、決定番号を D-2026-001 の形で入れる
  2. 2題・決まった内容・理由・背景・対象の範囲を書く
  3. 3有効になる日と見直しの日を入れる（見直しの日が有効になる日より後でないと登録できない）
  4. 4登録すると、会議・議事録の決定事項の数が自動で増える
  5. 5「確認を依頼」を押し、議長が「決定として確定」を押す

結果：決定の理由と範囲が、あとから探せる形で残る。

USE CASE 04

全社に関わる決定を周知する

総務議長・主催者決定事項

きっかけ：全社に関わる決定が確定した

  1. 1決定を「決定として確定」にして進み具合を有効にする
  2. 2総務へ「全社に関わる決定が確定しました。周知をお願いします。」と通知が届く
  3. 3総務が決定の内容と有効になる日を確認する
  4. 4「決定事項のお知らせ」の帳票を印刷して社内に配る
  5. 5決定を伝える担当に、周知の分担を依頼する

結果：決定が総務に確実に届き、周知の漏れが減る。

USE CASE 05

宿題を割り振って進み具合を追う

記録者出席者・担当者宿題・アクション会議・議事録

きっかけ：会議で、次回までにやることが決まった

  1. 1宿題・アクションで会議と関連する決定を選ぶ
  2. 2宿題の内容・担当・期限・優先度を入れて登録する
  3. 3登録すると、会議の宿題の数が自動で増える
  4. 4担当が「着手する」を押して実施中にする
  5. 5期限の前日に、担当へ通知が届く
  6. 6「宿題の依頼票」を印刷して本人へ渡す

結果：誰が・いつまでに・何をやるかが、会議ごとに分かる。

USE CASE 06

宿題を完了して、会議の完了率を見る

出席者・担当者議長・主催者宿題・アクション会議・議事録

きっかけ：担当者が宿題を終えた

  1. 1宿題・アクションで対象を開き、結果・メモを入れる
  2. 2「完了にする」を押して完了日を残す
  3. 3会議・議事録の完了した宿題が増え、宿題の完了率（%）が更新される
  4. 4完了していない宿題が残っていると、通知が届く
  5. 5進めない宿題は「取りやめる」を押す

結果：会議ごとの宿題の完了率が、数字で見える。

USE CASE 07

次の会議にかける議題を集める

出席者・担当者議長・主催者議題の提案宿題・アクション

きっかけ：次回の会議に向けて、議題を集めたい

  1. 1議題の提案で、会議・議題・区分・希望する時間（分）・準備の期限・背景を入れて提案する
  2. 2議長が内容を確認し、「採用して準備の宿題を作る」を押す
  3. 3宿題・アクションに、提案者の準備の宿題が作られる
  4. 4見送る場合は「見送る」を押す
  5. 5会議で話し合ったら「議論した」を押す

結果：議題が事前に集まり、提案者が準備してから会議に来られる。

USE CASE 08

次回の会議を作る

議長・主催者会議・議事録

きっかけ：確定した議事録の会議が定例で、次回の日程が決まった

  1. 1会議・議事録の確定した記録を開く
  2. 2次回の開催日（開催日より後）と次回の議題（案）を入れる
  3. 3「次の会議を作る」を押す
  4. 4会議・議事録に次回の記録が作られる
  5. 5次回の開催日の前日に、議長へ通知が届く

結果：次の会議の準備が、前回の記録から続けて始められる。

USE CASE 09

決定事項を見直しの日に見返す

議長・主催者総務決定事項

きっかけ：決定の見直しの日の 7 日前になった

  1. 1決定を伝える担当へ通知が届く
  2. 2「有効な決定」の表と「見直しの予定」のカレンダーを開く
  3. 3当時の理由と背景、関わる金額（社内のみ）を読む
  4. 4続けるなら見直しの結果を記録し、不要なら「撤回・終了する」を押す
  5. 5「決定事項と金額の一覧（社内用）」を印刷する

結果：古い決定が惰性で続かず、見直しの機会が持てる。

入れたあと、まずやること

  1. 1アプリをインストールして、見本の会議で、議事録から宿題までの動きを見る
  2. 2会議の種類を、自社の会議体（定例・部門会議など）に合わせて直す
  3. 3議長・記録者・総務のグループを作り、通知の届く先を決める
  4. 4見本を消して、直近の会議を 1 つ登録し、決定事項と宿題を入れてみる
  5. 5議事録・決定事項のお知らせの会社名や署名の欄を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

議事録・決定事項の管理を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

  1. 1

    Formia のトライアルを申し込む

    お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。

  2. 2

    カタログから、ダウンロード

    Formia の「アプリを探す」で「議事録・決定事項の管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。

  3. 3

    すぐに、利用開始

    入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。

Formia のトライアルを申し込む → デモを見る（ログイン不要） Formia の料金を見る

PRICE

月額 9,800円〜（税別・ベーシック）

このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。

トライアルを申し込む → 料金の詳細

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