USE CASE 01
記事の分類と見直しの周期を決める
分類の責任者ナレッジ分類
きっかけ：ナレッジの運用を始める、または新しい部署の記事を受け入れる
- 1ナレッジ分類で分類名（重複しない名前）を入れる
- 2担当部署と分類の責任者を入れる
- 3閲覧できる範囲と、見直し周期（月）を決める
- 4説明を書いて登録する
- 5部署ごとの分類のグラフで、分類の全体像を確認する
結果：記事を置く分類と、見直しのルールが決まる。
HOW TO USE
社内ナレッジ・FAQの管理の使い方・活用シーン
プロジェクト・その他の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
執筆者
記事を書く人（各部署の担当）
- ✓記事の下書きと「査読を依頼」
- ✓見直しの期限での更新
- ✓依頼を受けての執筆
査読者
内容を確認して公開を決める人
- ✓記事の内容確認と「公開する」
- ✓差し戻し
- ✓見直しの確認
分類の責任者
分類ごとの見直し周期と担当を決める人
- ✓分類の登録と見直し周期の設定
- ✓低評価の記事の確認
- ✓記事の廃止の判断
読む社員
記事を読み、評価や依頼を出す人
- ✓手順書や FAQ を読む
- ✓「役立った」の評価をつける
- ✓記事の依頼を出す
プロジェクト・その他の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 月初 | 分類の責任者 | ダッシュボードで見直しの期限切れと、評価の内訳を確認する |
| 朝 | 査読者 | 査読・見直しの待ちの一覧を開き、記事を確認する |
| 査読の依頼が来たとき | 査読者 | 内容を確認して「公開する」または「差し戻す」を押す |
| 質問を受けたとき | 読む社員 | FAQ を検索して読み、「役立った」の評価をつける |
| 依頼を受けたとき | 執筆者 | 「執筆を始める」を押し、「記事の下書きを作る」で記事にする |
| 見直しの 14 日前 | 執筆者 | 通知を受けて「見直しに入る」を押し、内容を更新する |
| 週末 | 分類の責任者 | 低い評価の記事を確認し、必要なら修正依頼を起票する |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
10つの、使い方の手順
USE CASE 02
手順書を書いて査読を依頼する
執筆者査読者ナレッジ記事ナレッジ分類
きっかけ：新しい業務の手順書が必要になった
- 1ナレッジ記事でタイトル（重複しない名前）・記事の種類・分類を入れる
- 2本文・回答にまとめ、タグと添付ファイルを加える
- 3閲覧できる範囲と、見直し周期（月）を決める
- 4査読者を決め、「査読を依頼」を押す
- 5査読者へ依頼が届き、記事が査読中になる
結果：公開前に、誰が確認するかが決まった状態で記事が回る。
USE CASE 03
査読して記事を公開する
査読者分類の責任者ナレッジ記事ナレッジ分類
きっかけ：査読を依頼された記事がある
- 1ダッシュボードの「査読・見直しの待ち」の一覧から記事を開く
- 2内容に問題があれば「差し戻す」を押して下書きに戻す
- 3問題がなければ「公開する」を押す
- 4公開日と次回の見直し日を記事に入れ、分類の公開中の記事数と最後に公開した日が更新される
- 5帳票の「ナレッジ記事（配布用）」を出力して、配布や掲示に使う
結果：査読した人と公開日が残り、分類の公開状況も揃う。
USE CASE 04
FAQ を登録して使ってもらう
執筆者読む社員ナレッジ記事
きっかけ：同じ質問が、よく問い合わせに来る
- 1ナレッジ記事で記事の種類を FAQ にして、質問と回答（本文・回答）を入れる
- 2タグをつけ、閲覧できる範囲を決める
- 3査読を経て公開する
- 4ビュー「種類ごとの閲覧数」で、読まれている種類を確認する
結果：よくある質問に、同じ答えを返せる。
USE CASE 05
見直しの期限が来た記事を更新する
執筆者査読者ナレッジ記事
きっかけ：次回の見直し日の 14 日前になった
- 1執筆者へ通知が届く
- 2ビュー「見直しの予定」のカレンダーで、見直す記事を確認する
- 3記事を開いて「見直しに入る」を押し、内容を最新に直す
- 4査読者が確認し、「見直しを終えて再公開」を押す
- 5版と次回の見直し日を記事に入れ直す
結果：古い手順のまま残る記事が減り、版の履歴が残る。
USE CASE 06
記事に評価をつける
読む社員利用状況・評価ナレッジ記事
きっかけ：記事を読んで、役に立った、または分かりにくかった
- 1利用状況・評価で記事を選ぶ
- 2評価日・評価（役立った、または役立たなかった）を入れる
- 3役立たなかったときは、理由と検索した言葉・コメントを書く
- 4登録すると、記事の「役立った」「役立たなかった」の数が自動で更新される
- 5「役立たなかった」の評価には、通知が届く
結果：記事の読まれ方と満足率が、記事ごとに見える。
USE CASE 07
低い評価の記事を修正依頼に回す
分類の責任者執筆者利用状況・評価記事の依頼ナレッジ記事
きっかけ：評価の低い記事が目につくようになった
- 1記事のビュー「評価の低い記事」で、対象を確認する
- 2利用状況・評価の「未確認」の評価を開き、理由を読む
- 3直す必要があれば「修正依頼を起票」を押す
- 4記事の依頼に、修正依頼の記録が作られる
- 5直す必要がなければ「対応不要にする」を押す
結果：利用者の声が、直す作業につながる。
USE CASE 08
記事の依頼を受けて下書きを作る
読む社員執筆者記事の依頼ナレッジ記事
きっかけ：社員から「この手順を記事にしてほしい」と声が上がった
- 1記事の依頼で題名・依頼の種類・依頼者・分類・急ぎ度・希望の期限・内容を入れる
- 2担当者が「執筆を始める」を押す
- 3「記事の下書きを作る」を押すと、ナレッジ記事に下書きが作られる
- 4記事にしない依頼は、「回答して完了」または「見送る」を押す
- 5希望の期限の前日に、担当者へ通知が届く
結果：依頼から記事の下書きまでが、記録でつながる。
USE CASE 09
古くなった記事を廃止する
分類の責任者ナレッジ記事ナレッジ分類
きっかけ：規程が変わり、元の手順が使われなくなった
- 1ナレッジ記事で、公開中または見直し中の記事を開く
- 2「廃止する」を押す
- 3分類の公開中の記事数が更新される
- 4管理者へ「記事が廃止されました。リンク元を確認してください。」の通知が届く
- 5元の依頼番号や関連する記事を確認し、新しい記事への案内を整える
結果：廃止した記事が、記録として残る。
USE CASE 10
ナレッジの状況を確認する
分類の責任者ナレッジ記事利用状況・評価記事の依頼
きっかけ：月初に、ナレッジの運用状況を点検する
- 1ダッシュボードで記事の数・閲覧数の合計・評価の件数・記事の依頼を見る
- 2「見直しの期限切れ」の一覧で、更新の遅れている記事を確認する
- 3記事の進み具合と、評価の内訳のグラフを見る
- 4帳票の「見直し期限の一覧（社内用）」を出力して、担当者に配る
結果：更新の遅れと、読まれ方の傾向が把握できる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
- 2ナレッジ分類に、自社の部署に合わせた分類を登録する
- 3分類ごとの責任者と、見直し周期（月）を決める
- 4既存の手順書や FAQ を数本、ナレッジ記事に移して査読・公開する
- 5査読者と執筆者のグループを決め、通知を受ける人を設定する
- 6社員に、記事への評価と依頼の出し方を案内する
HOW TO START
社内ナレッジ・FAQの管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「社内ナレッジ・FAQの管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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社内ナレッジ・FAQの管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。