FEATURES

社内ナレッジ・FAQの管理の機能一覧

入力項目46個・帳票2種類・自動の通知や記録5件・ビュー11種。社内ナレッジ・FAQの管理に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。

社社内ナレッジ・FAQの管理トライアルで始める

プロジェクト・その他の仕事に合わせた、主な機能

分類の管理

分類ごとの見直し周期 分類名・担当部署・責任者・閲覧できる範囲・見直し周期（月）を決められます。
公開状況の自動更新 記事の公開と廃止に合わせて、公開中の記事数と最後に公開した日が更新されます。

記事の査読と公開

査読つきの公開 下書き・査読中・公開中・見直し中・廃止の流れで、査読者を経て公開します。
手順書・FAQ・規程の解説 記事の種類を選び、FAQ には質問と回答を持てます。タグや添付ファイルも付けられます。
見直しの期限管理 次回の見直し日の 14 日前に執筆者へ通知し、カレンダーで予定を見られます。
配布用の出力 「ナレッジ記事（配布用）」を帳票で出せます。

読まれ方と評価

役立ったの記録 評価を登録すると、記事の評価の数が自動で加算されます。
低い評価から修正依頼へ 「修正依頼を起票」を押すと、記事の依頼が作られます。
検索した言葉の記録 検索した言葉・部署・コメントを残し、記事の改善に使えます。

記事の依頼

依頼の受付と進み具合 受付・執筆中・完了・見送りの流れで、依頼の状況を追えます。
記事の下書きをボタンで作る 依頼の内容から、ナレッジ記事の下書きを作れます。
希望の期限の通知 希望の期限の前日に、担当者へ通知します。

運用の確認

ダッシュボード 記事数・閲覧数・評価・依頼の件数と、査読・見直しの待ち、見直しの期限切れを表示します。
見直し期限の一覧 「見直し期限の一覧（社内用）」を帳票で出せます。

社内ナレッジ・FAQの管理：一覧画面（絞り込み・並べ替え） — 一覧画面（絞り込み・並べ替え）

APP 01

ナレッジ分類

記事を置く分類と、分類ごとの見直し周期・担当部署。

入力する項目（8）

項目	種類	補足
分類名	文字	必須
担当部署	選択	必須 / 選択肢: 総務・人事・経理・情報システム・営業…
分類の責任者	担当者
閲覧できる範囲	選択	選択肢: 全社・部署限定・管理職のみ
見直し周期（月）	数値
公開中の記事数	数値
最後に公開した日	日付
説明	長文

見かたを切り替える（ビュー）

▸部署ごとの分類（グラフ）

入力のチェック

!「分類名」は重複しないようにします。

APP 02

ナレッジ記事

手順書・FAQ・規程の解説。査読を経て公開し、見直しの期限まで管理します。

入力する項目（19）

項目	種類	補足
タイトル	文字	必須
記事の種類	選択	必須 / 選択肢: 手順書・FAQ・規程の解説・トラブル対応・ノウハウ
閲覧できる範囲	選択	選択肢: 全社・部署限定・管理職のみ
見直し周期（月）	数値
分類	他のアプリから選ぶ	必須 / 「ナレッジ分類」から選ぶ
質問（FAQ のとき）	長文
本文・回答	長文	必須
タグ	タグ
添付ファイル	添付
元の依頼番号	文字
執筆者	担当者
査読者	担当者
公開日	日付
次回の見直し日	日付
版	数値
閲覧数	数値
役立った	数値
役立たなかった	数値
満足率（%）	自動計算	自動計算

進み具合（ステータス）

下書き
査読中
公開中
見直し中
廃止

ボタン	いつ → どうなる	押せる人	同時に起きること
査読を依頼	下書き → 査読中	起票した人	—（必須: 査読者・本文・回答）
公開する	査読中 → 公開中	今の担当者	「ナレッジ分類」の記録を更新する（必須: 公開日・次回の見直し日）
差し戻す	査読中 → 下書き	今の担当者	—
見直しに入る	公開中 → 見直し中	誰でも	—
見直しを終えて再公開	見直し中 → 公開中	今の担当者	—（必須: 次回の見直し日）
廃止する	公開中・見直し中 → 廃止	誰でも	「ナレッジ分類」の記録を更新する

自動で動くこと

廃止した記事を管理者へ知らせる
進み具合が「廃止」になったとき → 通知を送る（記事が廃止されました。リンク元を確認してください。）
お知らせ 次回の見直し日の 14 日前に執筆者へ

帳票（印刷・PDF）

▸ナレッジ記事（配布用）
▸見直し期限の一覧（社内用）

見かたを切り替える（ビュー）

▸記事の進み具合（カンバン）
▸見直しの予定（カレンダー）
▸種類ごとの閲覧数（グラフ）
▸評価の低い記事（一覧）

入力のチェック

!「タイトル」は重複しないようにします。

APP 03

利用状況・評価

記事への「役立った」の評価と検索語。低い評価は修正依頼に回します。

入力する項目（8）

項目	種類	補足
記事の題	文字
記事	他のアプリから選ぶ	必須 / 「ナレッジ記事」から選ぶ
評価日	日付
評価	選択	必須 / 選択肢: 役立った・役立たなかった
理由	選択	選択肢: 内容が古い・情報が足りない・分かりにくい・探している内容と違う・その他
検索した言葉	文字
部署	文字
コメント	長文

進み具合（ステータス）

未確認
確認済み

ボタン	いつ → どうなる	押せる人	同時に起きること
修正依頼を起票	未確認 → 確認済み	今の担当者	「記事の依頼」に記録を作る
対応不要にする	未確認 → 確認済み	今の担当者	—

自動で動くこと

役立ったを記事へ加算
登録したとき（条件つき） → 「ナレッジ記事」の記録を更新する
役立たなかったを記事へ加算
登録したとき（条件つき） → 「ナレッジ記事」の記録を更新する、通知を送る（役立たなかったの評価が付きました。）

見かたを切り替える（ビュー）

▸評価の内訳（グラフ）
▸理由ごとの件数（グラフ）
▸確認の進み具合（カンバン）

APP 04

記事の依頼

「こういう記事がほしい」「ここが違う」の依頼。記事の下書きをボタンで作ります。

入力する項目（11）

項目	種類	補足
題名	文字	必須
依頼の種類	選択	必須 / 選択肢: 新規記事・記事の修正・よくある質問の追加
依頼者	担当者
依頼日	日付
分類	他のアプリから選ぶ	必須 / 「ナレッジ分類」から選ぶ
関連する記事	他のアプリから選ぶ	「ナレッジ記事」から選ぶ
急ぎ度	選択	選択肢: 高・中・低
希望の期限	日付
内容	長文	必須
担当者	担当者
回答（記事にしないとき）	長文

進み具合（ステータス）

受付
執筆中
完了
見送り

ボタン	いつ → どうなる	押せる人	同時に起きること
執筆を始める	受付 → 執筆中	誰でも	—（必須: 担当者・希望の期限）
記事の下書きを作る	受付・執筆中 → 完了	誰でも	「ナレッジ記事」に記録を作る
回答して完了	受付・執筆中 → 完了	誰でも	—（必須: 回答（記事にしないとき））
見送る	受付 → 見送り	誰でも	—

自動で動くこと

お知らせ 希望の期限の前日に担当者へ

見かたを切り替える（ビュー）

▸依頼の進み具合（カンバン）
▸希望の期限（カレンダー）
▸種類ごとの依頼（グラフ）

アプリどうしの、つながり

ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。

ナレッジ記事→ナレッジ分類「公開する」ボタン（記録を更新する）
ナレッジ記事→ナレッジ分類「廃止する」ボタン（記録を更新する）
利用状況・評価→記事の依頼「修正依頼を起票」ボタン（記録を作る）
利用状況・評価→ナレッジ記事自動：役立ったを記事へ加算（記録を更新する）
利用状況・評価→ナレッジ記事自動：役立たなかったを記事へ加算（記録を更新する）
記事の依頼→ナレッジ記事「記事の下書きを作る」ボタン（記録を作る）

ホームのダッシュボード

開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。

数字

記事の数

ナレッジ記事

数字

閲覧数の合計

ナレッジ記事

数字

評価の件数

利用状況・評価

数字

記事の依頼

グラフ

記事の種類

ナレッジ記事

グラフ

記事の進み具合

ナレッジ記事

グラフ

評価の内訳

利用状況・評価

一覧

査読・見直しの待ち（自分の担当）

ナレッジ記事

一覧

見直しの期限切れ

ナレッジ記事

社内ナレッジ・FAQの管理：ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット） — ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット）

見える範囲と権限

記事の査読と公開、見直しは、担当に設定された人が行います。分類や記事ごとに、閲覧できる範囲を決められます。依頼や評価は、記事を読む社員からも出せるように権限を設定できます。

使い方・活用シーン →カスタマイズできること →

HOW TO START

社内ナレッジ・FAQの管理を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「社内ナレッジ・FAQの管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。