HOW TO USE

仕出しの受注・請求台帳の使い方・活用シーン

仕出し・ケータリングの現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

仕仕出しの受注・請求台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

調理長

仕込みと出荷の最終責任者

✓大口の注文や要修正・遅延の通知を確認する
✓仕込み・検品の進み具合を見る
✓献立・原価表と請求の状況を確認する

受付

注文を受ける人

✓お客様と注文を登録する
✓アレルギー・のし・箸などの指示を入れる
✓納品書を出して、請求書と入金の確認をする

調理スタッフ

仕込み・盛り付け・検品をする人

✓仕込みに進めて調理する
✓出荷前に表示と内容を確認する
✓作り直しが要るときは戻す

配達の担当

お届けする人

✓配送記録に出発・到着を入れる
✓積み込み時の温度を記録する
✓容器を回収する

お客様

注文する法人・団体・個人（システムは使わない）

✓電話などで注文する
✓弁当やオードブルを受け取る
✓請求書にもとづき支払う

仕出し・ケータリングの1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	調理長	ダッシュボードで、対応待ちの受注とお届けカレンダーを確認する
午前	受付	電話の注文を受注に登録し、アレルギーの指示を入れる
午前	調理スタッフ	仕込みに進み、調理を終えて「検品に回す」を押す
昼前	調理スタッフ	表示・出荷前の確認で、アレルゲン表示と注文内容を見比べる
昼	配達の担当	積み込み時の温度を入れ、出発・到着を配送記録に入れる
午後	受付	お渡し完了にして、請求書を出す
夕方	調理長	容器が未回収の配送と、支払期限を過ぎた請求を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

お客様を登録して注文のくせを残す

受付顧客台帳

きっかけ：初めての法人のお客様から、会議用の弁当の問い合わせがあった

1顧客台帳で、お客様名・区分・ご担当者・電話番号・届け先の住所を入れる
2支払い条件（請求書払いなど）・よく頼む品を入れる
3アレルギー・注意（常時）と、駐車場・搬入口などのメモを入れる
4お客様名が重複していないか、チェックで確かめる
5「請求書払いのお客様」の一覧で、請求書払いの相手を確認する

結果：次の注文から、お客様の条件と注意点を見ながら受けられる。

USE CASE 02

献立と原価・特定原材料を登録する

調理長献立・商品

きっかけ：秋の会席とオードブルの新しい商品を出すことにした

1献立・商品で、商品名・種類・販売価格（税込）・最小の注文数を入れる
2原価（社内のみ）を入れて、原価率（社内のみ）を確認する
3前日までの受付締切（時）・消費期限（時間）を入れる
4特定原材料（表示義務の 8 品目）と、準ずるものにチェックを入れる
5内容（品書き）を入れて、販売中にする
6帳票の「アレルゲン表示表」「献立・原価表（社内用）」を出す

結果：原価率とアレルゲンの情報が献立ごとにそろい、受注のときの根拠になる。

USE CASE 03

電話で注文を受ける

受付お客様受注顧客台帳

きっかけ：お客様から、来週の法人研修の弁当 60 個の注文があった

1受注で、お客様を選び、用途・お届け日・お届けの時刻・受け渡しの方法・お届け先を入れる
2注文の内容に商品と個数を入れると、ご請求の金額と原価の合計・粗利（社内のみ）が計算される
3アレルギー対応・個別の指示、のし・名札・箸などを入れる
4預かり金を入れる（請求の金額を超えると、入力チェックが出る）
510 万円以上だと、調理長へ大口の注文の通知が届く
6お届け日の前日に、受けた人へ通知が届く

結果：注文の条件と金額、アレルギーの指示が 1 件にまとまり、大口は仕込みの前に手配できる。

USE CASE 04

仕込みから検品までを進める

調理スタッフ調理長受注表示・出荷前の確認

きっかけ：お届けの前日に、仕込みを始める

1受注で、「製造の進み具合」のカンバンから対象を開く
2「仕込みに進む」を押し、調理に入る
3調理が済んだら「検品に回す」を押す
4自動で、表示・出荷前の確認に記録が作られる
5検品で問題があれば「作り直す」を押して仕込み・調理に戻す

結果：どの注文が仕込み中か、検品待ちかが、担当と調理長で共有できる。

USE CASE 05

出荷前にアレルゲン表示を確認する

調理スタッフ調理長表示・出荷前の確認受注献立・商品

きっかけ：検品の記録が作られ、出荷前の確認をする

1表示・出荷前の確認で、受注を開き、確認日・確認者・ダブルチェックを入れる
2確認項目を、注文のアレルギー対応・個別の指示と見比べてチェックする
3判定を入れる。要修正の場合は修正の内容を書く
4要修正の判定が登録されると、調理長へ通知が届く
5問題がなければ受注で「表示確認を終えて出荷」を押す
6自動で、配送記録に記録が作られる

結果：表示と注文内容の突き合わせが誰の確認かまで残り、表示の誤りを出荷前に止められる。

USE CASE 06

配達して容器を回収する

配達の担当調理長配送記録受注

きっかけ：お届けの日の朝、配送の記録が回ってきた

1配送記録で、配送の担当・車両・積み込み時の温度（℃）を入れる
2出発と到着の時刻を入れる（到着が出発より前だと入力チェックが出る）
3受け取った方と結果を入れる
4遅延の記録を登録すると、調理長へ通知が届く
5容器の回収の欄を更新し、未回収は「容器が未回収の配送」の一覧で確認する
6受注で「お渡し完了」を押す

結果：出発・到着・温度・受け取った方の記録が残り、容器の回収漏れも防げる。

USE CASE 07

お渡し完了から請求書を出す

受付お客様受注請求・入金顧客台帳

きっかけ：お届けが済み、受注を完了にする

1受注で「お渡し完了」を押す
2自動で、請求・入金に請求書の記録が作られる
3顧客台帳の最終の納品日・注文の回数・累計の売上が更新される
4請求・入金で、請求日・支払期限・請求の明細・税率の区分を確認する
5預かり金があれば、ご請求の残りを確認する
6帳票の「請求書」を出してお客様に送る

結果：お渡しの操作 1 回で、請求書とお客様の履歴が揃う。

USE CASE 08

入金を確認する・請求を取り消す

受付調理長請求・入金

きっかけ：支払期限の 3 日前になった

1調理長へ、支払期限の 3 日前に通知が届く
2請求・入金のカンバンと「支払期限」カレンダーで、未入金を確認する
3入金があったら入金日を入れて「入金を確認」を押す
4内容に誤りがあるときは「請求を取り消す」を押す
5取り消すと、調理長へ受注の内容を確認する通知が届く
6帳票の「請求一覧（社内用）」を出す

結果：請求の抜けと入金の遅れが、期限の前に分かる。

USE CASE 09

注文を取り消す

受付受注

きっかけ：お客様から、会議の中止でキャンセルの連絡が入った

1受注で、進み具合が受注または仕込み・調理のものを開く
2預かり金がある場合は内容を確認する
3「取り消す」を押して、取り消しにする
4お届けカレンダーから、その日の予定が外れていることを確認する

結果：取り消しの記録が残り、仕込みの無駄を最小にできる。

USE CASE 10

ダッシュボードで受注と粗利を見る

調理長受注請求・入金献立・商品

きっかけ：月末に、今月の受注と入金を確認したい

1ダッシュボードで受注金額の合計・請求の残り（未入金分）・受注の件数・お客様の数を見る
2「用途ごとの受注金額」のグラフで、法人の弁当や会席など、どの用途が多いかを見る
3「対応待ちの受注」の一覧で、止まっている注文を確認する
4「支払期限を過ぎた請求」の一覧で、入金の遅れを確認する
5帳票の「受注一覧（社内用）」で、受注ごとの粗利（社内のみ）を確認する

結果：用途や献立ごとの売上と粗利が見え、次の仕込みと価格の見直しに使える。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで受注から請求までの動きを見る
2献立・商品で、見本を消して自店の商品と原価、特定原材料を登録する
3顧客台帳に、よく注文を受けるお客様を登録する
4調理長・受付・調理・配達のグループを作り、原価などの見える範囲を決める
5帳票（納品書・請求書）の店名や振込先などを、自店のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

仕出しの受注・請求台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「仕出しの受注・請求台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。