退職した人のアカウントが、まだ生きていた

まずやること

1. そのアカウントを止める。 消す前に、まずログインできない状態に。データは残しておきます。
2. 最近のログイン記録を見る。 いつ、どこから入ったか。本人の可能性も、誰かがパスワードを知っていた可能性もあります。
3. 共有していたパスワードを変える。 部署共通のアカウントや Wi-Fi のパスワードを本人が知っていたなら、それも。

次から困らないために

• 退職の手続きに「アカウント停止」を入れる。 総務の退職チェックリストに1行足すだけで、漏れがかなり減ります。
• どのサービスに誰のアカウントがあるか、一覧にしておく。 表計算で十分です。サービス名・利用者・管理者・契約の更新月。
• Microsoft 365 や Google Workspace のアカウントでほかのサービスにも入れるようにしておくと（シングルサインオン）、止めるのが1か所で済みます。