Formia
トライアル

HOW TO USE

プロジェクト・タスクの管理の使い方・活用シーン

プロジェクト・その他の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

使う人と、それぞれの役目

プロジェクトマネージャー

プロジェクトの責任者

  • ✓プロジェクトの登録と承認の依頼
  • ✓変更要求の判断
  • ✓工数の承認
  • ✓進み具合と原価の確認

チームリーダー

タスクを割り振りレビューする人

  • ✓タスクの登録と担当の割り当て
  • ✓レビューと完了の判断
  • ✓工数入力の確認

メンバー

作業をする人

  • ✓タスクの着手とレビュー依頼
  • ✓毎日の工数入力
  • ✓変更要求の起票

経営・部門長

承認と判断をする人

  • ✓プロジェクトの開始の承認
  • ✓遅延の通知の確認
  • ✓変更要求への判断

プロジェクト・その他の1日の流れ

場面誰がすること
朝メンバー今日のタスクをボードで確認し、「着手する」を押す
午前チームリーダー高優先のタスクの通知を見て、担当と期限を決める
昼メンバータスクが終わり、「レビューを依頼」を押す
午後チームリーダーレビューして「完了にする」を押し、前日分の工数を承認する
夕方メンバーその日の工数（時間・作業の種類・内容）を入力する
週の終わりプロジェクトマネージャー注意・遅延の一覧を見て、必要なら変更要求を出す
月末経営・部門長ダッシュボードと予算と原価の帳票で、プロジェクトの状況を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

プロジェクト・タスクの管理のユースケース図：使う人とアプリの関係

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しいプロジェクトを立ち上げる

プロジェクトマネージャー経営・部門長プロジェクト台帳

きっかけ：新しい改善案件が決まり、体制と予算を固める

  1. 1プロジェクト台帳で、プロジェクト名・種類・依頼元・目的・開始日・終了予定日・予定工数（時間）を入れて登録する
  2. 2メンバーと工数の単価（円/時間）、予算（社内のみ）を入れる
  3. 3「承認を依頼」を押す
  4. 4承認する人が内容を見て「承認して開始」を押す。直すところがあれば「差し戻す」を押す

結果：進み具合が「進行中」になり、誰が何のために始めたプロジェクトかが残る。

USE CASE 02

タスクを登録して担当を決める

チームリーダータスクプロジェクト台帳

きっかけ：プロジェクトを工程ごとの作業に分ける

  1. 1タスクで、プロジェクト（選択）・タスク名・工程・担当・開始日・期限・予定工数（時間）を入れて登録する
  2. 2前提のあるものは「先に終えるタスク」を選ぶ
  3. 3優先度を高にした場合は、リーダーへ通知が届く
  4. 4プロジェクト台帳の「タスクの数」が自動で増える

結果：タスクの登録だけで、プロジェクト側の件数も揃う。

USE CASE 03

タスクを進めてレビューを受ける

メンバーチームリーダータスクプロジェクト台帳

きっかけ：担当のタスクに取りかかる日になった

  1. 1メンバーが「着手する」を押して進行中にする
  2. 2終わったら「レビューを依頼」を押す
  3. 3リーダーが成果物を見て、よければ「完了にする」を押す。直しが要るなら「やり直し」を押す
  4. 4完了にすると、プロジェクト台帳の完了したタスクとタスクの進み具合（%）が更新される
  5. 5待ちが発生したときは「保留にする」を押す

結果：レビューを通ったタスクだけが完了に数えられ、プロジェクトの進み具合が実態に近づく。

USE CASE 04

毎日の工数を入力して承認する

メンバーチームリーダー工数入力タスクプロジェクト台帳

きっかけ：その日の作業が終わった

  1. 1工数入力で、プロジェクト・タスク・作業日・時間・作業の種類・作業内容を入れる
  2. 21 件で 12 時間を超えると、確認の通知が自動で届く
  3. 3リーダーが承認待ちの工数の一覧から内容を見て「承認して実績に加える」を押す
  4. 4タスクの実績（時間）とプロジェクトの実績工数に加わる
  5. 5プロジェクトの工数の消化率（%）が更新される

結果：承認された分だけが実績になり、月末の申告を待たずに予算の消化が見える。

USE CASE 05

期限が迫ったタスクと遅延を確認する

チームリーダープロジェクトマネージャータスクプロジェクト台帳

きっかけ：週のはじめの定例の前

  1. 1ダッシュボードの「期限切れのタスク」の一覧を開く
  2. 2タスクの期限カレンダーとガントで、前後の作業への影響を見る
  3. 3担当には期限の前日に通知が届いているので、遅れている理由を聞く
  4. 4プロジェクト台帳の「注意・遅延」で、健全度が悪いプロジェクトを開く
  5. 5終了予定日の 7 日前にマネージャーへ通知が届く

結果：遅れの兆しを、定例の場で具体的なタスクの名前で話せる。

USE CASE 06

遅延したプロジェクトの変更要求を出して判断する

メンバープロジェクトマネージャー経営・部門長変更要求プロジェクト台帳

きっかけ：仕様の追加で、終了予定日までに終わらないことが分かった

  1. 1変更要求で、プロジェクトを選び、新しい終了予定日・追加する工数（時間）・理由・影響を入れて登録する
  2. 2登録すると経営へ「判断をお願いします」の通知が届く
  3. 3追加の費用（社内のみ）も入れる。新しい終了予定日が現在と同じだと入力チェックで止まる
  4. 4判断する人が「承認して反映」を押す。見送るときは「却下する」を押す
  5. 5承認するとプロジェクトの終了予定日と予定工数が更新される
  6. 6変更承認書を帳票で出して残す

結果：期間や工数が変わった経緯と判断した人が、台帳に残る。

USE CASE 07

予算と原価を社内で確認する

プロジェクトマネージャー経営・部門長プロジェクト台帳工数入力

きっかけ：月次の会議で、プロジェクトが予算内かを確認する

  1. 1プロジェクト台帳で、予算（社内のみ）・工数の単価・実績の原価を見る
  2. 2工数入力のプロジェクト別の月ごとの工数で、どの月に工数が膨らんだかを見る
  3. 3帳票「予算と原価（社内用）」を出して会議に持っていく
  4. 4工数の消化率が高いのにタスクの進み具合が低いプロジェクトは、変更要求を検討する

結果：原価の項目は権限のある人にだけ見せたまま、予算の使い方を確認できる。

USE CASE 08

プロジェクトを完了して報告する

プロジェクトマネージャー経営・部門長プロジェクト台帳タスク

きっかけ：すべてのタスクが完了し、成果物を引き渡した

  1. 1プロジェクト台帳で、タスクの進み具合が 100% であることを確認する
  2. 2「完了にする」を押す
  3. 3帳票「プロジェクト状況報告書」を出して、経営に報告する
  4. 4ダッシュボードの「プロジェクトの健全度」と「工程ごとの作業時間」を見て、次の見積りの参考にする
  5. 5取りやめる場合は「中止する」を押す

結果：完了の記録と報告書が揃い、実績工数が次の計画の材料になる。

USE CASE 09

作業指示書を出して現場に渡す

チームリーダーメンバータスク

きっかけ：メンバーに作業の内容と期限を書面で伝えたい

  1. 1タスクの一覧から対象を開く
  2. 2メモ・成果物の欄に、成果物の形と置き場所を書く
  3. 3帳票「作業指示書」を出す
  4. 4メンバーは作業指示書を見て「着手する」を押す

結果：口頭で伝えて食い違うことが減り、何を作るのかが紙にも残る。

入れたあと、まずやること

  1. 1アプリをインストールして、見本のプロジェクトとタスクの動きを見る
  2. 2見本を消して、進行中のプロジェクトを登録する
  3. 3プロジェクトマネージャー・リーダー・メンバーのグループに、人を入れる
  4. 4工程・作業の種類・プロジェクトの種類の選択肢を、自社の呼び方に合わせる
  5. 5最初のタスクを登録し、メンバーに工数入力を試してもらう
  6. 6帳票の宛名・部署名を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

プロジェクト・タスクの管理を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

  1. 1

    Formia のトライアルを申し込む

    お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。

  2. 2

    カタログから、ダウンロード

    Formia の「アプリを探す」で「プロジェクト・タスクの管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。

  3. 3

    すぐに、利用開始

    入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。

Formia のトライアルを申し込む → デモを見る（ログイン不要） Formia の料金を見る

PRICE

月額 9,800円〜（税別・ベーシック）

このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。

トライアルを申し込む → 料金の詳細

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