USE CASE 01
新しいイベントを登録して募集を始める
企画担当イベント台帳
きっかけ：新製品の説明会を開くことになった
- 1イベント台帳で、イベント名・種類・開催の形式・開始・終了・会場・講師を入れる
- 2定員・参加費・申込の締切・担当者を入れる
- 3イベント名は重複できない（入力チェック）
- 4準備が整ったら「募集を始める」を押す
- 5帳票の「開催のご案内」を印刷、またはお知らせに使う
結果：募集中のイベントとして、開催カレンダーとかんばんに載る。
HOW TO USE
イベント・セミナーの受付管理の使い方・活用シーン
プロジェクト・その他の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
企画担当
イベントを企画・運営する人
- ✓イベントの登録と募集
- ✓申込の確認と、定員の調整
- ✓開催後の報告
受付担当
当日の受付をする人
- ✓出欠の記録
- ✓参加証の発行
- ✓名刺・連絡先の受け取りの記録
営業・広報の責任者
結果を見て次を決める人
- ✓申込と出席の状況の確認
- ✓満足度と希望のテーマの確認
参加者
システムを使わない相手
- ✓申込フォームからの申込
- ✓当日の来場・接続
- ✓終了後のアンケートへの回答
プロジェクト・その他の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 企画担当 | ダッシュボードで、確認待ちの申込と期限が近いイベントを見る |
| 午前 | 企画担当 | 届いた申込を確認して「参加を確定する」を押す |
| 開催の 3 日前 | 企画担当 | 配慮が必要な方の一覧を見て、準備を分担する |
| 当日の開始前 | 受付担当 | 出欠表と参加証を用意して、受付を始める |
| 当日の受付中 | 受付担当 | 来場した人の出欠を記録する |
| 終了後 | 参加者 | アンケートに、満足度とご意見を入れて送る |
| 翌週 | 営業・広報の責任者 | 満足度と希望のテーマを見て、次回の企画を決める |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
10つの、使い方の手順
USE CASE 02
参加の申込を受け付ける
参加者企画担当参加申込イベント台帳
きっかけ：参加者が申込フォームから申し込んだ
- 1参加者が、イベント・お名前・会社名・メール・参加人数・参加の方法・配慮してほしいことを入れ、個人情報の取り扱いに同意して送る
- 2登録されると、イベント台帳の申込の人数が自動で加算される
- 3企画担当へ「参加の申込が届きました」の通知が届く
- 4「参加を確定する」を押して、参加者を確定する
- 5帳票の「参加申込の受付票」を発行する
結果：申込と定員の状況が、手で集計しなくても分かる。
USE CASE 03
定員を超えた申込をキャンセル待ちにする
企画担当参加申込イベント台帳
きっかけ：イベント台帳の残りの席が 0 になった
- 1イベント台帳で、申込の人数と残りの席を確認する
- 2参加申込の「申込」の記録を開き、「キャンセル待ちにする」を押す
- 3空きが出たら、キャンセル待ちの記録で「参加を確定する」を押す
- 4参加確定の連絡は、これまでのメールや電話で行う（一斉配信の機能は含みません）
結果：誰が何番目に待っているかが、申込の進み具合のかんばんで見える。
USE CASE 04
申込のキャンセルを受けて台帳を直す
企画担当参加申込イベント台帳
きっかけ：参加者から、都合が悪くなったと連絡があった
- 1参加申込で、該当の申込を開く
- 2「キャンセルにする」を押す
- 3イベント台帳の申込の人数が更新される
- 4キャンセル待ちの人がいれば、「参加を確定する」を押す
結果：台帳の申込の人数と残りの席が、いつも実際と合う。
USE CASE 05
配慮が必要な参加者を事前に把握する
企画担当受付担当参加申込
きっかけ：開催の 3 日前になり、担当者へ通知が届いた
- 1参加申込の「配慮が必要な方」の一覧を開く
- 2配慮してほしいこと・ご質問を読む
- 3会場の席や、資料の準備を担当者で分ける
- 4開催日ごとの申込のカレンダーで、人数の多い日を確認する
結果：当日に慌てず、必要な準備ができる。
USE CASE 06
当日の受付で出欠を記録する
受付担当当日の受付・出欠参加申込イベント台帳
きっかけ：開催当日、受付が始まった
- 1帳票の「当日の出欠表（社内用）」を印刷しておく
- 2当日の受付・出欠で、参加者・申込（参加申込）・出欠・来場・接続の人数・受付の時刻・受付の方法を入れる
- 3出席で登録すると、イベント台帳の出席の人数が自動で加算される
- 4遅刻・欠席の場合は、参加申込の出欠に自動で反映される
- 5必要なら「参加証」を印刷して渡す
- 6名刺・連絡先を受け取ったときは、その欄にチェックする
結果：出席・遅刻・欠席の数が、台帳と申込で合う。
USE CASE 07
開催を済みにして出席の集計を取る
企画担当営業・広報の責任者イベント台帳当日の受付・出欠
きっかけ：イベントが終わった
- 1イベント台帳で「開催済みにする」を押す
- 2申込の人数・出席の人数を確認する
- 3帳票の「出席の集計（社内用）」を印刷する
- 4欠席の方の一覧を見て、資料の送付の相手を決める
結果：申込から出席までの人数が、報告の数字になる。
USE CASE 08
アンケートを集めて、次の企画に活かす
参加者企画担当営業・広報の責任者アンケートイベント台帳
きっかけ：イベント終了後、アンケートの依頼を送った
- 1参加者が、総合の満足度・内容の理解しやすさ・次回の参加・取り上げてほしいテーマ・ご意見を入れて送る
- 2登録されると、イベント台帳のアンケートの回答数が自動で増える
- 3アンケートの「満足度」と「希望のテーマ」のグラフを見る
- 4不満の回答の一覧を読み、改善点を書き出す
- 5帳票の「アンケートの集計（社内用）」を会議の資料にする
結果：満足度と希望が数字で残り、次回のテーマ選びに使える。
USE CASE 09
中止・募集の再開を判断する
企画担当イベント台帳参加申込
きっかけ：申込が少ない、または講師の都合で日程を見直すことになった
- 1イベント台帳で、申込の人数と締切を見る
- 2締切後でも席が余っていれば、「募集を再開する」を押す
- 3開催できない場合は「中止にする」を押す
- 4参加申込の記録で、申込済みの参加者の一覧を確認し、連絡する
結果：状況の変化が、台帳の進み具合に残る。
USE CASE 10
報告を終えて、全体の結果を確認する
企画担当営業・広報の責任者イベント台帳参加申込当日の受付・出欠アンケート
きっかけ：開催後の振り返りと、報告書の提出の時期になった
- 1イベント台帳で「報告を終える」を押す
- 2ダッシュボードで、イベント・申込・出席・アンケートの数字を見る
- 3種類ごとの申込の人数と、満足度のグラフを比べる
- 4「確認待ちの申込（自分の担当）」と「期限が近い・過ぎたイベント」の一覧で、残った対応を探す
結果：イベントごと、種類ごとの成果が、次の企画の根拠になる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本のデータで申込から出席までの動きを見る
- 2イベント台帳で、見本を消して最初のイベントを登録する
- 3企画担当・受付担当のグループに、メンバーを入れる
- 4申込フォームとアンケートのフォームの案内の文面を、自社用に確認する
- 5帳票の差出人（開催のご案内など）を、自社の名前に直す
HOW TO START
イベント・セミナーの受付管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「イベント・セミナーの受付管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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イベント・セミナーの受付管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。