HOW TO USE

日報・作業報告の使い方・活用シーン

営業・顧客の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

日日報・作業報告トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

報告者（担当者）

日報を書いて出す人

✓日報に作業の内訳と時間を入れて提出する
✓相談したいことがあれば日報にチェックする
✓差し戻された日報を直して再提出する

上長

日報を確認し、相談に答える人

✓日報を確認する、または差し戻す
✓コメントと評価メモを残す
✓相談事項に回答する
✓工数を月ごとに確定する

経営・管理者

全体の数字と単価を見る人

✓ダッシュボードで日報の滞留・作業時間・未回答の相談を見る
✓訪問先の時間単価と売上目安を確認する
✓確認や回答が止まったときの通知を受ける

取引先

システムは使わない相手

✓訪問・作業を受ける
✓作業報告書を受け取る

営業・顧客の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝 9 時	経営・管理者	ダッシュボードで、確認待ちの日報と未回答の相談の数を見る
午前	上長	前日の日報を開き、コメントを書いて「確認しました」を押す
昼前	報告者（担当者）	次回訪問予定の前日の通知を見て、訪問先の準備をする
午後	報告者（担当者）	現場から戻り、作業の内訳を時間つきで入れて日報を提出する
夕方	上長	相談ありの日報から起票された相談事項に回答し、報告者へ返す
夕方	取引先	作業報告書を受け取り、作業の内容と時間を確認する
月末	上長	工数集計を部署ごとに見て、「確定する」を押す

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

訪問先を台帳に登録する

報告者（担当者）訪問先・案件台帳

きっかけ：新しい取引先や現場の担当になった

1「訪問先・案件台帳」で新規を開き、コード・訪問先・案件名・区分を入れる
2コードは「KA-001」のように英大文字 2 字・ハイフン・数字 3 桁で入れる（重複は登録できない）
3担当・先方の担当者・次回訪問予定を入れて登録する
4進み具合は「対応中」から始まる

結果：日報で選べる訪問先が揃い、次回訪問予定の前日に担当へ通知が届く。

USE CASE 02

1 日の終わりに日報を書いて提出する

報告者（担当者）日報訪問先・案件台帳

きっかけ：訪問や現場作業を終えて帰社、または直帰した

1「日報」で報告日・部署・勤務形態・始業・終業・今日のまとめを入れる
2「主な訪問先（選択）」で訪問先台帳から選ぶと、名称が「主な訪問先（名称）」にコピーされる
3「作業を追加」で、区分（訪問・移動・社内作業など）・訪問先・場所・内容・時間（h）を行ごとに入れる
4「作業時間の合計」と「訪問件数」が自動で計算される
5現場写真があれば添付し、所感と明日の予定を書いて登録する

結果：日報が「提出済み」になり、上長グループが確認待ちとして受け取る。

USE CASE 03

入力のまちがいを提出前に止める

報告者（担当者）日報

きっかけ：時間を足し間違えた、または終業時刻を入れ違えた

1作業の合計が 16 時間を超えていると「作業時間の合計が 16 時間を超えています」と出る
2終業が始業以前だと「終業は始業より後の時刻にしてください」と出る
3報告日が明日以降だと登録できない
4相談ありにチェックして内容が空のときも、先へ進めない
5直して登録し直す

結果：明らかな誤りが上長に届かず、差し戻しのやり取りが減る。

USE CASE 04

上長が日報を確認し、訪問先と工数に反映する

上長報告者（担当者）日報訪問先・案件台帳工数集計

きっかけ：提出済みの日報が確認待ちに並んだ

1ダッシュボードの「確認待ちの日報」から日報を開く
2内容を読み、「上長のコメント」に一言書く
3「確認しました」を押す
4選ばれた訪問先の最終訪問日・訪問回数・累計の作業時間・日報の件数が更新される
5同時に「工数集計」へ、作業日・担当者・部署・作業時間・訪問件数が入った 1 件が起票される

結果：1 回の操作で、日報・訪問先台帳・工数集計がそろう。

USE CASE 05

足りない日報を差し戻して再提出させる

上長報告者（担当者）日報

きっかけ：所感が空欄で、商談の結果が分からない日報が出た

1上長が日報を開き、「差し戻す」を押して理由を書く（理由は必須）
2進み具合が「差し戻し」になり、報告者へ通知が届く
3報告者が上長のコメントを読み、内容を直す
4「再提出」を押すと、日報が「提出済み」に戻る
5差し戻しのまま 2 日たつと、報告者に催促が出る

結果：直した日報だけが再び確認待ちに並び、やり取りがコメントに残る。

USE CASE 06

日報から上長への相談を起票して回答をもらう

報告者（担当者）上長日報相談事項

きっかけ：値引きの可否や部品の手配など、自分では決められないことがあった

1日報で「上長に相談したいことがある」にチェックすると「相談の内容」が開く
2内容を書いて登録すると、「相談事項」に件名・訪問先・内容が写って自動で起票される（種類は「判断の相談」、緊急度は「中」）
3上長が「対応する」を押し、必要なら「保留にする」で理由を残す
4「回答」を書いて「回答して完了」を押す（回答が空だと押せない）
5報告者に回答がついたことが通知される

結果：日報に埋もれがちな相談に期限と担当がつき、回答の記録が残る。

USE CASE 07

月末に工数を確定する

上長経営・管理者工数集計

きっかけ：月が替わり、前月の工数を締める

1「工数集計」の「担当者×月の作業時間」で、部署ごとの作業時間と時間外を見る
21 日 10 時間を超える日は、起票の時点で上長へ通知されている
3「時間外（h）」は作業時間から所定時間を引いて自動で出る
4内容を確かめて、「確定する」を押す
5「工数の確認表（社内用）」を印刷して、月次の資料にする

結果：日報を拾い直さずに、部署・担当者ごとの月次の工数が確定する。

USE CASE 08

取引先へ作業報告書を出す

報告者（担当者）取引先日報

きっかけ：現場作業を終えて、取引先に作業内容の報告を求められた

1確認済みの日報を開く
2帳票「作業報告書」を選んで出力する
3主な訪問先（名称）に「御中」がついた宛名、作業の内訳、作業時間の合計、訪問件数が入っていることを確認する
4上長・担当の押印欄に押して渡す

結果：日報の入力だけで、取引先に渡す報告書の書式が出る。評価メモなどの社内の項目は載らない。

USE CASE 09

時間単価と売上目安を、経営だけが見る

経営・管理者訪問先・案件台帳

きっかけ：訪問先ごとに、かけた時間に見合う取引かを見直したい

1「訪問先・案件台帳」を開き、時間単価（円/時間）を入れる
2日報が確認されるたびに累計の作業時間が増え、「累計の売上目安」が自動で再計算される
3「区分ごとの累計時間」のグラフで、時間のかかっている区分を見る
4「訪問先の実績（社内用）」の帳票を出す
5経営グループ以外の人には、単価と売上目安は見えない

結果：単価を現場に見せずに、時間のかけ方と売上の目安を確認できる。

USE CASE 10

朝のダッシュボードで滞留を確かめる

経営・管理者上長日報訪問先・案件台帳相談事項

きっかけ：朝の始業時に全体の状況を見たい

1「確認待ちの日報」の数字と一覧で、確認が止まっていないかを見る
2「未回答の相談」の数字で、対応が必要な相談事項を確認する
3「訪問予定を過ぎた訪問先」の一覧で、次回訪問が遅れている先を探す
4日報の確認が 1 日以上、相談事項が 2 日以上止まると、経営へ通知が回っている
5担当に声をかけて、休止の訪問先は「休止にする」で整理する

結果：確認や回答の遅れ、訪問の抜けを、その日のうちに拾える。

入れたあと、まずやること

1導入したら、「上長」「経営」のグループにメンバーを入れる
2訪問先・案件台帳に、主な取引先と社内用の枠（社内作業を入れる先）を登録する
3部署と作業の区分の選択肢を、自社の呼び方に合わせて直す
4まず 1 週間、数人で日報を書き、上長が確認して訪問先台帳と工数集計に反映されることを確かめる
5通知とリマインダーの内容を確認して、使うものを有効にする
6帳票の差出人欄を自社の名称・住所に書き換えて、全員で使い始める

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

日報・作業報告を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「日報・作業報告」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。