HOW TO USE

旅行代理店の見積・手配・入金台帳の使い方・活用シーン

旅行代理店の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

旅旅行代理店の見積・手配・入金台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

営業担当

お客様へ見積を出し、受注する人

✓見積の作成と提示
✓受注・失注の記録
✓旅行のご案内（確定書面）の発行

手配担当

航空券・宿泊・バスなどを手配する人

✓仮押さえと確定
✓オプション期限・無料取消の期限の管理
✓手配依頼書の発行

経理

入金と支払いを管理する人

✓お客様からの入金の確認
✓仕入先への支払い
✓領収書・ご請求書の発行

店長

全体を見て判断する人

✓未入金・期限の確認
✓粗利の確認
✓出発日の変更への対応

お客様

旅行者（システムは使わない）

✓見積の確認と申込み
✓お支払い
✓旅行の参加

旅行代理店の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	手配担当	手配管理の期限カレンダーで、今日・今週の期限を確かめる
午前	営業担当	お客様の希望を聞き、見積を作って「見積を提示」を押す
午前	営業担当	承諾の連絡が来たら「受注にする」を押す
午後	手配担当	仮押さえした手配を、確定して手配依頼書を送る
午後	経理	入金のあったお客様の分を「完了にする」にする
夕方	店長	期限が過ぎた手配と、期日を過ぎた入金・支払の一覧を見る
月末	店長	ダッシュボードで販売額と粗利、未入金の額を確かめる

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

お客様を台帳に登録する

営業担当顧客台帳

きっかけ：初めてのお客様が相談に来た

1顧客台帳でお名前・生年月日・電話番号・メール・住所を入れる
2緊急連絡先、同行者・家族、健康・食事の注意を入れる
3パスポートの有効期限を入れる
4よく行く旅行と好みを書く
5案内メールの送付可を選ぶ

結果：次の相談から、好みや注意点を引き継げる。パスポート期限の 210 日前に担当へ通知が届く。

USE CASE 02

見積を作ってお客様へ提示する

営業担当お客様見積・受注顧客台帳

きっかけ：お客様から、旅行の見積を頼まれた

1見積・受注でお客様を選び、旅行名・目的地・旅行の形態・国内か海外か・出発日・帰着日を入れる
2大人・子どもの人数と最少催行人員を入れる
3見積の明細に、項目ごとの販売額と仕入額を入れる
4販売額の合計・仕入額の合計・粗利（社内のみ）が自動で出る
5パスポートの残存期間が足りない可能性があるときは、警告が出る
6「見積を提示」を押し、帳票「御見積書」を印刷して渡す

結果：粗利を見ながら見積が作れ、見積の有効期限の 2 日前に担当へ通知が届く。

USE CASE 03

受注にして手配を始める

営業担当手配担当見積・受注入金・支払手配管理

きっかけ：お客様が見積を承諾した

1見積・受注で最少催行人員に届いているかを確かめる
2「受注にする」を押す
3入金・支払に、お客様からの入金と仕入先への支払いの記録が作られる
4手配担当へ、航空券・宿泊などの手配を始めてくださいという通知が届く
5手配管理で手配の種別ごとに手配先・オプション期限・無料取消の期限を入れる

結果：見積から入金・手配の台帳へ、転記なしでつながる。

USE CASE 04

仮押さえから確定まで手配する

手配担当手配管理入金・支払

きっかけ：航空券・宿泊を仮押さえした

1手配管理で手配の種別・手配先・予約番号（PNR）を入れる
2「仮押さえした」を押す。オプション期限までに確定してくださいという通知が届く
3オプション期限と無料取消の期限が出発日より後になっていないか、入力チェックで確かめる
4確定できたら「確定した」を押す
5入金・支払に、仕入先への支払いの記録が作られる
6帳票「手配依頼書」を印刷して手配先へ送る

結果：オプション期限の 2 日前に担当へ通知が届き、期限切れによる失効を防ぎやすくなる。

USE CASE 05

お客様からの入金と仕入先への支払いを記録する

経理お客様入金・支払見積・受注

きっかけ：お客様から申込金・残金が振り込まれた、または仕入先への支払期日になった

1入金・支払で区分（入金・返金・仕入れの支払い）、相手先、内容、金額、期日を入れる
2帳票「ご請求書」を印刷して送る
3期日の 3 日前に、経理へ通知が届く
4実際の日と方法を入れて「完了にする」を押す
5見積・受注の入金済みの額・仕入先へ支払い済みの額が自動で更新される
6領収書を帳票で印刷して渡す

結果：未入金の額と、仕入先へ支払い済みの額が、見積ごとに常に正しい。

USE CASE 06

出発前に未入金と期限を確認する

店長営業担当見積・受注手配管理入金・支払

きっかけ：出発が近づいた、または出発日が変更になった

1ダッシュボードの「期日を過ぎた入金・支払」と「期限が過ぎた手配」の一覧を開く
2出発日が変更されると、手配の期限と残金の期日を見直してくださいという通知が店長へ届く
3未入金の額を確かめ、お客様へ連絡する
4出発の 14 日前に、最終案内の通知が届く
5帳票「旅行のご案内（確定書面）」を印刷して渡す

結果：出発直前の未入金と手配の漏れに気づける。

USE CASE 07

無料取消の期限までにキャンセルを判断する

手配担当店長手配管理見積・受注

きっかけ：お客様が旅行の取りやめを申し出た

1見積・受注で「失注にする」または状況を確かめる
2手配管理で、無料取消の期限を確かめる
3期限内の手配は「取り消す」を押す
4期限の 3 日前の通知が届いていたかを確認する
5帳票「期限の一覧（社内用）」で、ほかの手配の期限も見直す

結果：無料で取消できる期限の内に、判断して処理できる。

USE CASE 08

催行を終えてお客様の旅行の履歴を残す

営業担当見積・受注顧客台帳

きっかけ：お客様が旅行から帰ってきた

1見積・受注で入金済みの額と未入金の額が 0 になっているか確かめる
2「催行を完了」を押す
3顧客台帳の旅行の回数・最後の旅行（帰着日）・累計の販売額が更新される
4帳票「お客様カード」を印刷して控えにする

結果：リピーターの履歴が台帳に貯まり、次の提案につなげられる。

USE CASE 09

旅行ごとの粗利と商談の状況を見る

店長見積・受注入金・支払

きっかけ：月末に、売上と粗利を振り返りたい

1ダッシュボードの販売額の合計・粗利の合計・未入金の額を見る
2見積・受注のビュー「商談の進み具合」で、見積作成中・提示済み・受注・失注を確かめる
3帳票「粗利の内訳（社内用）」を印刷する
4入金・支払のビュー「区分ごとの金額」で、入金と支払いの差を見る
5旅行の形態のグラフで、国内・海外・団体などの偏りを確かめる

結果：どの種類の旅行が利益になっているかを、数字で確かめられる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2顧客台帳で、見本を消して自店のお客様を登録する（取り込みもできます）
3手配担当・経理・店長のグループに、メンバーを入れる
4見積の旅行の形態と、手配の種別の選択肢を自店に合わせて設定する
5帳票の会社名・登録番号・振込先を、自店の内容に直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

旅行代理店の見積・手配・入金台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「旅行代理店の見積・手配・入金台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。