USE CASE 01
仕入先を登録する
総務の担当仕入先
きっかけ：新しい文具の通販会社と取引を始める
- 1仕入先で「新規」を開き、仕入先名・担当者・電話番号・メールを入れる
- 2注文の方法と納期の目安（日）を入れる
- 3送料無料の条件（円以上）と締め日（毎月）を入れる
- 4仕入先名が重複していないか、入力チェックで確認される
結果：納期や送料の条件が台帳に残り、誰でも発注の判断に使える。
HOW TO USE
備品・消耗品の発注管理の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
申請する社員
必要な備品を発注したい人
- ✓発注の申請
- ✓備品の出庫の記録
- ✓届いた品の確認
総務の担当
在庫と発注をまとめて見る人
- ✓品目・在庫の登録
- ✓発注の起票と検収
- ✓入庫・出庫・棚卸しの記録
承認する上長
発注の可否を決める人
- ✓発注の承認と差し戻し
- ✓金額の大きい発注の確認
- ✓承認待ちの確認
仕入先
品物を届ける取引先（システムは使わない）
- ✓発注書の受け取り
- ✓納品
- ✓請求
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 総務の担当 | ダッシュボードで、最低在庫を下回る品目と遅れている発注を見る |
| 備品を使うとき | 申請する社員 | 持ち出した数を出庫として記録する |
| 不足の通知が届いたとき | 総務の担当 | 品目の「発注を起こす」を押して発注を作る |
| 発注を依頼するとき | 申請する社員 | 発注数を確認して「発注を申請」を押す |
| 承認を頼まれたとき | 承認する上長 | 承認待ちを開いて、金額に応じたボタンで承認する |
| 品物が届いたとき | 総務の担当 | 数量を確認して「検収して入庫する」を押す |
| 月末 | 総務の担当 | 仕入先ごとの金額のグラフを見て、発注の傾向を確認する |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
9つの、使い方の手順
USE CASE 02
品目と最低在庫を登録する
総務の担当品目・在庫仕入先
きっかけ：新しい消耗品を、常備品として管理することにした
- 1品目・在庫で「新規」を開き、品目コード（OF001 のような形）と品名・規格を入れる
- 2分類・保管場所・単位・単価を入れる
- 3最低在庫と 1 回の発注数（1 以上）を決める
- 4標準の仕入先を選ぶと、納期の目安（日）が写される
結果：品目ごとの最低在庫と標準の仕入先が決まり、不足の判断ができる。
USE CASE 03
備品を使って出庫を記録する
申請する社員総務の担当入出庫の記録品目・在庫
きっかけ：営業部がトナーを 2 本持ち出した
- 1入出庫の記録で「新規」を開き、品目を選ぶ
- 2種別を出庫にして、数量・日付・受け取った部署を入れる
- 3登録すると、品目・在庫の在庫数が自動で減る
- 4在庫数が最低在庫を下回ると、総務へ通知が届く
結果：持ち出しの記録が部署ごとに残り、在庫数も合う。
USE CASE 04
最低在庫を下回った品目の発注を起こす
総務の担当品目・在庫発注
きっかけ：最低在庫を下回ったという通知が届いた
- 1ダッシュボードの「最低在庫を下回る品目」を開く
- 2不足数と 1 回の発注数を見て、品目の「発注を起こす」を押す
- 3発注に記録が作られ、品目の進み具合が「発注中」になる
- 4発注数・発注日・納品の予定日を確認する
結果：不足に気づいてから発注までが、1 つの画面でつながる。
USE CASE 05
発注を申請して上長が承認する
申請する社員承認する上長発注
きっかけ：申請者が、必要な備品の発注を依頼したい
- 1発注で品名・仕入先・単価・発注数を入れ、金額を確認する
- 2「発注を申請」を押すと、承認待ちになる
- 3上長はダッシュボードの「承認待ち（自分の担当）」から開く
- 45 万円未満は「承認して発注する」、5 万円以上は「承認して発注する（5 万円以上）」を押す
- 5内容に問題があれば「差し戻す」を押す
結果：金額に応じた承認の記録が残り、発注済みになる。
USE CASE 06
発注書を出して納品の予定を管理する
総務の担当仕入先発注仕入先
きっかけ：承認された発注を、仕入先へ伝える
- 1発注の「発注書」の帳票を印刷する
- 2仕入先の注文の方法に合わせて、発注書を送る
- 3発注日と納品の予定日を確認する
- 4「納品の予定」のカレンダーで、届く日を見る
- 5納品の予定日の前日に、総務へ通知が届く
結果：発注書の控えと納品の予定が残り、届かないときにも気づける。
USE CASE 07
届いた品を検収して入庫する
総務の担当発注入出庫の記録品目・在庫
きっかけ：仕入先から品物が届いた
- 1発注を開き、注文どおりの数量・品かを確認する
- 2数量違いや破損があれば、検収のメモに書く
- 3「検収して入庫する」を押す
- 4入出庫の記録が作られ、品目・在庫の在庫数が増える
- 5品目の「入庫を確認した」を押し、進み具合を「在庫あり」に戻す
- 6「検収記録（社内用）」を印刷する
結果：検収の記録と在庫の増加が 1 回の操作でそろう。
USE CASE 08
納品が遅れている発注を確認する
総務の担当承認する上長発注
きっかけ：納品の予定日を過ぎても品物が届かない
- 1ダッシュボードの「納品が遅れている発注」の一覧を開く
- 2仕入先の電話番号と納期の目安を見て、問い合わせる
- 3必要なら、発注を「取り消す」にする
- 4代わりの仕入先で、品目から「発注を起こす」をやり直す
結果：遅れに早く気づき、在庫切れになる前に手を打てる。
USE CASE 09
棚卸しをして在庫数を合わせる
総務の担当入出庫の記録品目・在庫
きっかけ：半期ごとの棚卸しの日になった
- 1品目・在庫の「最低在庫を下回る品目」と一覧で、在庫数を確認する
- 2実際の数と違う品目は、入出庫の記録に棚卸し調整として登録する
- 3「分類ごとの在庫金額」で、分類ごとの金額を確認する
- 4使わなくなった品目は「取り扱いをやめる」を押す
結果：帳簿の在庫と実際の在庫が合い、使わない品目も整理できる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本の動き（出庫から不足の通知、発注、検収まで）を見る
- 2仕入先に、よく使う取引先を登録する
- 3品目・在庫に、常備する品目と最低在庫を登録する（取り込みもできます）
- 4総務と承認する上長のグループに、メンバーを入れる
- 5見本を消して、最初の入庫を記録し、在庫数を合わせる
HOW TO START
備品・消耗品の発注管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「備品・消耗品の発注管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。