総務・管理Formia アプリカタログ

規程・文書の管理台帳

現行版も見直し期限も、規程の台帳でひと目で分かる。

規程の一覧は Excel、改訂の承認は紙やメール、周知の確認は口頭。現行の版、承認、周知、確認を1つにつなげ、見直しの期限も忘れずに管理できます。

現行版が分かる
古い規程と取り違えない
承認の記録が残る
誰がいつ承認したか追える
周知の確認が楽に
読んだ人・未確認の人が見える

Formia のトライアルで始める → 料金・はじめかた

トライアルを申し込み → カタログからダウンロード → すぐ使える。部門の台帳を、Excelの限界を超えて、権限と履歴つきで。

規規程・文書の管理台帳トライアルで始める

4個

入っているアプリ

48項目

入力する項目

2種類

印刷・PDFの帳票

7件

自動の通知・記録

FOR WHOM

こんな方のためのアプリです。

就業規則や各種規程を持つ、従業員20〜500人ほどの会社の総務・管理部門。

どの業種の会社でも、就業規則・各種規程・業務マニュアル・様式を持っている会社の総務・管理部門のためのものです。規程の一覧を Excel で持ち、改訂の承認を紙やメールで回し、周知の確認を口頭やメールの返信で済ませている、従業員 20〜500 人くらいの会社に向いています。

総務担当

文書台帳と周知の管理者

✓規程・文書の登録
✓周知の管理と催促
✓廃止した文書の回収

起案者

改訂案をつくる所管部署の人

✓改訂の起案
✓新旧対照表の添付
✓施行日の調整

所管長

所管部署の責任者

✓改訂案の確認
✓軽微な修正の公布
✓取締役への承認の依頼

取締役

改訂の最終承認をする人

✓改訂の承認と公布
✓差し戻し

PROBLEM → SOLUTION

総務・管理のこんなお悩み、ありませんか？

！どれが現行版か分からず、古い規程やマニュアルが共有フォルダに残っている
！規程の見直しの期限を誰も覚えておらず、法改正の対応が後手になる
！改訂の承認が、メールや紙のハンコで回り、誰がいつ承認したかが追いにくい
！改訂を周知したあと、誰が読んだのかが分からず、未確認の人への催促が手作業になる
！規程を廃止しても、掲示物や配布物が残ったままになる

規程・文書の管理台帳なら、こう変わります

✓規程・文書台帳で、現行の版・所管・見直し期限・改訂した回数を 1 か所で見られる
✓「承認して公布」を押すと、台帳の現行版が更新され、同時に「周知の管理」に周知の記録が作られる
✓見直し期限の 60 日前に文書の管理者へ、当日に総務へ通知が届く
✓確認の記録を入れるだけで、周知の確認した人数・未確認の人数・確認率が自動で変わる
✓規程を「廃止する」と、総務へ「掲示や配布物を回収してください」の通知が届く
✓改訂の承認の流れ（起案・所管長・取締役）と、改訂の履歴が、そのまま残る

SCREENS

実際の画面を、見てみる。

見本のデータで撮った、規程・文書の管理台帳の実際の画面です。入れた直後から、この画面で使い始められます。

規程・文書の管理台帳：ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット） — ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット）

規程・文書の管理台帳：一覧画面（絞り込み・並べ替え） — 一覧画面（絞り込み・並べ替え）

規程・文書の管理台帳：カレンダーで日付ごとに見る — カレンダーで日付ごとに見る

規程・文書の管理台帳：1件の画面（履歴・つながる記録） — 1件の画面（履歴・つながる記録）

規程・文書の管理台帳：入力画面（必須・選択肢・自動入力） — 入力画面（必須・選択肢・自動入力）

FEATURES

総務・管理の仕事に合わせた機能が、はじめから。

規程・文書の台帳

現行版と見直し期限の管理 文書番号・区分・所管・現行の版・改訂した回数・見直し期限を 1 件ずつ管理します。
見直し期限の通知 見直し期限の 60 日前に管理者へ、当日に総務へ通知されます。
廃止の通知 廃止にすると、総務へ掲示物・配布物の回収を促す通知が届きます。

改訂の申請と履歴

段階を踏んだ承認 起案から所管長の確認、取締役の承認、公布までを追えます。差し戻しや取り下げもできます。
公布で台帳を更新 公布すると台帳の版が更新され、周知の記録が作られます。
新旧対照の帳票 規程の改正のお知らせと、新旧対照の記録（社内用）を印刷できます。

周知と確認

周知の進み具合 対象の人数・確認した人数・未確認の人数・確認率が一目で分かります。
確認の期限の通知 確認の期限の 2 日前に、周知の担当へ通知されます。
確認の記録 誰がいつ、どの方法で確認したかを残します。入れると確認人数が自動で増えます。

一覧とダッシュボード

文書の一覧 周知が必要な規程、見直し期限のカレンダー、文書の状態のかんばんなどで見られます。
管理のダッシュボード 有効な文書・改訂中・承認待ち・周知中の数と、期限切れや承認待ちの一覧が並びます。

入力項目 48 ／　帳票 2種　／　自動の通知・記録 7件　／　ビュー 13

機能をすべて見る →

INSIDE

4つのアプリが、つながって動く。

改訂を起案すると所管長・取締役の承認を経て公布され、台帳の現行版と改訂回数が自動で更新されます。公布と同時に周知の管理が作られ、誰が確認したかを入れるだけで未確認の人数が分かります。承認済みの申請がそのまま改訂履歴になります。

規程・文書台帳

社内の規程・マニュアル・様式の現行版、所管、見直し期限、改訂の回数。

入力項目 15　進み具合のボタン 3

改訂申請・履歴

規程の改訂を起案し、所管長・取締役の承認を経て公布します。承認済みの申請がそのまま改訂履歴になります。

入力項目 13　帳票 2　進み具合のボタン 6

周知の管理

改訂した規程の周知と、確認の進み具合。未確認の人数がすぐ分かります。

入力項目 13　進み具合のボタン 1

確認の記録

周知した文書を、誰がいつ確認したかの記録。入れると周知の確認人数が自動で増えます。

入力項目 7

アプリどうしが、つながっている

▸規程・文書台帳 → 改訂申請・履歴：「改訂を起案する」ボタン
▸改訂申請・履歴 → 規程・文書台帳：「軽微な修正として公布」ボタン
▸改訂申請・履歴 → 周知の管理：「軽微な修正として公布」ボタン
▸改訂申請・履歴 → 規程・文書台帳：「承認して公布」ボタン

A DAY WITH IT

総務・管理の1日は、こう変わる。

具体的な使い方の手順を見る →

朝総務担当

ダッシュボードで見直し期限を過ぎた文書と周知中の件数を確認する
午前起案者

対象の規程で「改訂を起案する」を押し、新旧対照表を添付する
午前所管長

確認の依頼を受けて、内容を見て承認を依頼する
昼取締役

通知から改訂の申請を開き、「承認して公布」を押す
午後総務担当

周知の管理に周知の方法と確認の期限を入れて、お知らせを配る
午後一般の社員

改訂内容を読み、確認の記録に確認日と質問を入れてもらう
月末総務担当

確認率を見て、未確認の部署に声をかけ、周知を完了にする

COMPARISON

Excelや個別のツールと、くらべてみる。

一般的な運用との比較です（当社の整理。ご利用のものによって異なります）。

	規程・文書の管理台帳Formia のアプリ	Excel・紙・手書き	個別にゼロから開発
使い始めの早さ	◎ トライアルからすぐ	◎ 今日からでも	× 設計・開発に数か月
入力のしやすさ・ミス防止	◎ 必須・選択肢・自動入力	× 自由すぎて崩れる	◎ 自由に作れる
ユーザー数と費用	◎ スタンダード以上は無制限の定額	◎ ほぼ無料	△ 開発費・保守費
履歴・権限・つながり	◎ 誰がいつ変えたかが残り、台帳が連動	× 上書き・誤送信のおそれ	◎ 作り込み次第
スマホ・タブレット	◎ 画面幅に合わせて入力	△ 使いにくい	△ 作り込み次第

CUSTOMIZE

専用のソフトの使いやすさで、
自分の仕事に合わせて変えられる。

規程・文書の管理台帳は、AI時代のAXノーコードツール「Formia」の上で動きます。項目を足す、選択肢を変える、帳票の書式を直す、承認の流れを組み替える。プログラムを書かずに、あとから自分で変えられます。

✓文書の区分・所管部署の選択肢を、自社の規程の体系に合わせる
✓承認の段階（所管長・取締役）を、自社の決裁のルールに合わせる
✓周知の方法・確認の方法の選択肢を変える

カスタマイズできること →

Formia とは

入力画面・一覧・承認ワークフロー・帳票・自動化を、プログラムなしで組み立てられるノーコード業務アプリ基盤。スタンダード以上はユーザー数無制限の定額です。

Formia の紹介を見る →

FAQ

規程・文書の管理台帳の、よくある質問

Q.規程の本文をこの中で編集できますか。＋

いいえ。本文は今お使いの Word などで作り、現行版のファイルと改訂案・新旧対照表を添付します。版の差分の管理は含みません。

Q.全文検索はできますか。＋

含みません。文書名・文書番号・区分・所管部署で絞り込めます。

Q.電子署名はできますか。＋

電子署名は含みません。確認の記録に、確認日と確認の方法を残します。

Q.法改正の情報を自動で集めてくれますか。＋

いいえ。根拠となる法令・規格を台帳に記録し、法改正への対応は人が起案します。

Q.取締役の承認が要らない軽微な修正はできますか。＋

所管長が「軽微な修正として公布」を押せます。どこまでを軽微とするかは、自社の規程に合わせて決めてください。

Q.見本のデータは消せますか。＋

はい。見本は「見本」の印がついていて、まとめて削除できます。集計にも含まれません。

Q.規程の管理に、Excel ではなくこのアプリを使う利点は？＋

「承認して公布」を押すと現行版が更新され、周知の記録も作られます。見直し期限の60日前に通知が届き、期限を覚えておく必要がありません。

Q.承認の段階は変えられますか？＋

承認の段階は自社の決裁のルールに合わせて変えられます。文書の区分や所管部署、周知・確認の方法の選択肢も変えられます。

Q.規程の本文の編集や全文検索はできますか？＋

文書の本文の編集や版どうしの差分の管理、全文検索はできません。電子署名にも対応しません。版・承認・周知の管理が中心です。

このアプリに含まれないもの：文書の本文の編集・版管理の差分、全文検索、電子署名、法令の改正情報の収集は含みません。

HOW TO START

規程・文書の管理台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「規程・文書の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。