FEATURES
備品・消耗品の発注管理の機能一覧
入力項目44個・帳票2種類・自動の通知や記録4件・ビュー9種。備品・消耗品の発注管理に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
総務・管理の仕事に合わせた、主な機能
仕入先の管理
- 仕入先の台帳 連絡先・注文の方法・納期の目安・送料無料の条件・締め日をまとめて残します。
- 仕入先名の重複チェック 同じ仕入先名を二重に登録できないようにします。
品目と在庫
- 品目ごとの在庫と最低在庫 在庫数・最低在庫・1 回の発注数・保管場所を品目ごとに管理します。
- 最低在庫の通知 在庫数が変わって最低在庫を下回ると、総務へ通知します。
- 発注を起こす 品目のボタンから、発注の記録を作れます。
- 在庫の見える化 最低在庫を下回る品目の一覧と、分類ごとの在庫金額を見られます。
発注の承認
- 申請・承認・差し戻し 申請中・承認待ち・発注済みの流れで、差し戻しもできます。
- 5 万円以上の承認 5 万円以上の発注は、専用の承認のボタンを使います。
- 発注書の印刷 発注書を帳票で印刷できます。
- 納品の予定の通知 納品の予定日の前日に総務へ通知し、カレンダーでも見られます。
検収と入出庫
- 検収して入庫 検収すると入出庫の記録が作られ、在庫が増えます。検収のメモと検収記録（社内用）も残せます。
- 入出庫で在庫を自動更新 入庫・出庫・棚卸し調整の記録で、品目の在庫数が自動で増減します。
- 部署ごとの出庫 どの部署が何を使っているかを、グラフと一覧で見られます。
ダッシュボード
- 全体の確認 品目の数・最低在庫を下回る品目・発注中と検収済みの金額を数字で見られます。
- 対応が必要な一覧 納品が遅れている発注と、自分の承認待ちを一覧で見られます。
APP 01
仕入先
発注先の連絡先と、納期の目安・送料無料の条件・締め日。
入力する項目（9）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 仕入先名 | 文字 | 必須 |
| 担当者 | 文字 | |
| 電話番号 | 電話 | |
| メール | メール | |
| 注文の方法 | 文字 | |
| 納期の目安（日） | 数値 | |
| 送料無料の条件（円以上） | 金額 | |
| 締め日（毎月） | 数値 | |
| メモ | 長文 |
入力のチェック
- !「仕入先名」は重複しないようにします。
APP 02
品目・在庫
備品・消耗品の品目ごとの在庫数と最低在庫。入出庫の記録で自動的に増減します。
入力する項目（16）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 品目コード | 文字 | 必須 |
| 品名・規格 | 文字 | 必須 |
| 分類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 事務用品・コピー用紙・印刷・消耗品（トナー等）・衛生・清掃用品・飲料・茶菓… |
| 保管場所 | 文字 | |
| 在庫数 | 数値 | 必須 |
| 最低在庫 | 数値 | 必須 |
| 1 回の発注数 | 数値 | 必須 |
| 単位 | 文字 | 必須 |
| 単価 | 金額 | |
| 不足数 | 自動計算 | 自動計算 |
| 最後の入庫日 | 日付 | |
| 最後の出庫日 | 日付 | |
| 仕入先名 | 文字 | |
| 納期の目安（日） | 数値 | |
| 標準の仕入先 | 他のアプリから選ぶ | 「仕入先」から選ぶ |
| メモ | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 在庫あり
- 発注中
- 取り扱い終了
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 発注を起こす | 在庫あり → 発注中 | 誰でも | 「発注」に記録を作る |
| 入庫を確認した | 発注中 → 在庫あり | 誰でも | — |
| 取り扱いをやめる | 在庫あり → 取り扱い終了 | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 在庫が減ったら総務へ知らせる
「在庫数」が変わったとき（条件つき） → 通知を送る（最低在庫を下回った品目があります。発注を起こしてください。）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸最低在庫を下回る品目（一覧）
- ▸在庫の状態（カンバン）
- ▸分類ごとの在庫金額（集計表）
入力のチェック
- !1 回の発注数は 1 以上にしてください。
- !「OF001」のように入れてください。
APP 03
発注
品目ごとの発注の申請・承認・発注・検収。検収すると入庫の記録が作られ、在庫が増えます。
入力する項目（11）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 品名 | 文字 | |
| 仕入先 | 文字 | |
| 単価 | 金額 | |
| 品目 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「品目・在庫」から選ぶ |
| 発注数 | 数値 | 必須 |
| 金額 | 自動計算 | 自動計算 |
| 発注日 | 日付 | |
| 納品の予定日 | 日付 | |
| 申請者 | 担当者 | |
| 備考 | 文字 | |
| 検収のメモ（数量違い・破損など） | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 申請中
- 承認待ち
- 発注済み
- 検収済み
- 取り消し
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 発注を申請 | 申請中 → 承認待ち | 起票した人 | —（必須: 発注数） |
| 承認して発注する | 承認待ち → 発注済み | 今の担当者 | — |
| 承認して発注する（5 万円以上） | 承認待ち → 発注済み | 今の担当者 | —（必須: 納品の予定日） |
| 差し戻す | 承認待ち → 申請中 | 今の担当者 | — |
| 検収して入庫する | 発注済み → 検収済み | 今の担当者 | 「入出庫の記録」に記録を作る |
| 取り消す | 申請中・承認待ち・発注済み → 取り消し | 誰でも | — |
自動で動くこと
- お知らせ 納品の予定日の前日に総務へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸発注書
- ▸検収記録（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸発注の進み具合（カンバン）
- ▸納品の予定（カレンダー）
- ▸仕入先ごとの金額（グラフ）
APP 04
入出庫の記録
入庫・出庫・棚卸し調整の記録。入れると品目の在庫数が自動で増減します。
入力する項目（8）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 品目 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「品目・在庫」から選ぶ |
| 種別 | 選択 | 必須 / 選択肢: 入庫・出庫 |
| 数量 | 数値 | 必須 |
| 日付 | 日付 | |
| 受け取った部署 | 選択 | 選択肢: 総務・人事・経理・営業・現場・製造… |
| 記録した人 | 担当者 | |
| 発注 | 他のアプリから選ぶ | 「発注」から選ぶ |
| 備考 | 文字 |
自動で動くこと
- 入庫したら在庫を増やす
登録したとき（条件つき） → 「品目・在庫」の記録を更新する - 出庫したら在庫を減らす
登録したとき（条件つき） → 「品目・在庫」の記録を更新する
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸入出庫の日（カレンダー）
- ▸部署ごとの出庫（グラフ）
- ▸出庫の記録（一覧）
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- 品目・在庫→発注 「発注を起こす」ボタン（記録を作る）
- 発注→入出庫の記録 「検収して入庫する」ボタン（記録を作る）
- 入出庫の記録→品目・在庫 自動：入庫したら在庫を増やす（記録を更新する）
- 入出庫の記録→品目・在庫 自動：出庫したら在庫を減らす（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
品目の数
品目・在庫
数字
最低在庫を下回る品目
品目・在庫
数字
発注中の金額
発注
数字
検収済みの金額
発注
グラフ
分類ごとの品目
品目・在庫
グラフ
発注の進み具合
発注
一覧
納品が遅れている発注
発注
一覧
承認待ち（自分の担当）
発注
見える範囲と権限
総務の担当は、仕入先・品目・発注・入出庫のすべてを見られます。申請する社員は、自分の発注の申請と出庫の記録を中心に使います。承認は、承認の権限のある上長が行います。
HOW TO START
備品・消耗品の発注管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「備品・消耗品の発注管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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備品・消耗品の発注管理
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Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。