総務・管理Formia アプリカタログ

鍵・入館カードの管理台帳

鍵とカードの貸出も紛失の対応も、誰が持っているか分かる。

鍵の貸出は紙の帳面やホワイトボードで、紛失すると誰がいつ持ち出したか追えない。鍵・入館カードの貸出と返却、紛失の対応、棚卸しを1つの台帳で管理できます。

持ち出し中が分かる
貸出・返却で手元の本数が更新
重要な鍵を見守る
最重要の貸出は管理職へ通知
紛失の対応が追える
届け出から交換まで記録に残る

Formia のトライアルで始める → 料金・はじめかた

トライアルを申し込み → カタログからダウンロード → すぐ使える。部門の台帳を、Excelの限界を超えて、権限と履歴つきで。

鍵鍵・入館カードの管理台帳トライアルで始める

4個

入っているアプリ

51項目

入力する項目

4種類

印刷・PDFの帳票

10件

自動の通知・記録

FOR WHOM

こんな方のためのアプリです。

拠点が1〜数か所で、鍵やカードが数十〜数百本ある会社の総務担当。

どの業種の会社でも、事務所・倉庫・店舗・会議室などの鍵や入館カードを、総務が預かって貸し出している組織のための台帳です。鍵の貸出を紙の帳面やホワイトボードで管理し、紛失したときに誰がいつ持ち出したか追えずに困った経験のある会社に向いています。拠点が 1〜数か所、鍵やカードが数十〜数百本の規模を想定しています。

総務担当

鍵の貸出・返却を扱う人

✓貸出の申請を見て「貸し出す」を押す
✓返却を受けて「返却を受けた」を押す
✓棚卸しの記録

鍵の管理者

品目ごとの責任者

✓鍵・カード台帳の登録と本数の管理
✓棚卸しの実施
✓紛失・不具合への対応

管理職

重要な鍵の貸出と紛失を把握する人

✓最重要の鍵の貸出の通知を確認する
✓盗難・不正使用の対応の判断
✓紛失の報告書の確認

借りる人（社員・来訪者・業者）

鍵やカードを借りる人（システムは使わない）

✓鍵の貸出を申し出る
✓受領の署名をする
✓返却予定日までに返す

PROBLEM → SOLUTION

総務・管理のこんなお悩み、ありませんか？

！鍵の貸出が紙の帳面で、誰が持ち出したままなのかを探すのに時間がかかる
！予備の鍵を含めて、手元に何本あり、何本が紛失中なのかが分からない
！最重要の鍵（金庫室・サーバー室など）の貸出が、管理職の目に触れないまま行われる
！紛失が起きたあと、警察への届け出や錠の交換の対応が、誰まで進んだか見えなくなる
！棚卸しをしても、台帳の本数と実際の本数の差の理由が残らない
！来訪者や業者に貸した鍵の返却が、確認されていない

鍵・入館カードの管理台帳なら、こう変わります

✓「貸し出す」「返却を受けた」を押すと、鍵・カード台帳の手元にある本数が自動で更新される
✓最重要の鍵の貸出が申請されると管理職へ通知が届き、重要な鍵を貸し出したときも知らせが行く
✓貸出中の鍵で「紛失した」を押すと、紛失・不具合の記録が作られ、台帳の紛失中の本数も更新される
✓盗難・不正使用の疑いで登録すると、管理職へすぐ通知される
✓棚卸しを記録すると台帳の最後の棚卸しが更新され、台帳と数が違えば理由の記入が必須になる
✓返却の予定日の前日に総務へ通知が届き、返却の期限切れはダッシュボードに出る

SCREENS

実際の画面を、見てみる。

見本のデータで撮った、鍵・入館カードの管理台帳の実際の画面です。入れた直後から、この画面で使い始められます。

鍵・入館カードの管理台帳：ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット） — ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット）

鍵・入館カードの管理台帳：一覧画面（絞り込み・並べ替え） — 一覧画面（絞り込み・並べ替え）

鍵・入館カードの管理台帳：カレンダーで日付ごとに見る — カレンダーで日付ごとに見る

鍵・入館カードの管理台帳：1件の画面（履歴・つながる記録） — 1件の画面（履歴・つながる記録）

鍵・入館カードの管理台帳：入力画面（必須・選択肢・自動入力） — 入力画面（必須・選択肢・自動入力）

FEATURES

総務・管理の仕事に合わせた機能が、はじめから。

鍵・カードの台帳

本数の管理 発行した本数・手元にある本数・紛失中の本数を持ち、合計が合わないと入力チェックが止めます。
重要度と承認 重要度と、貸出に承認が要るかを品目ごとに決められます。
暗証番号・費用の社内限定 暗証番号・コードと再発行の費用は、権限のある人にだけ見える項目にできます。

貸出と返却

申請から返却までの流れ 申請中・貸出中・返却済み・紛失・却下の進み具合を追えます。
本数の自動更新 「貸し出す」「返却を受けた」を押すと、台帳の手元にある本数を更新します。
重要な鍵の通知 最重要の貸出の申請と、重要な鍵の貸出を、管理職へ知らせます。

紛失・不具合

紛失の記録と台帳への反映 貸出中・保管中の紛失は、台帳の本数に反映されます。
盗難・不正使用の通知 盗難や不正使用の疑いで登録すると、管理職へ通知します。
報告書の出力 警察への届け出・受理番号・費用を残し、「紛失・不具合の報告書」を出力できます。

棚卸し

数えた本数と差の記録 台帳の手元数と数えた本数の差が出て、違うときは理由の記入が必要です。
棚卸しの予定 棚卸しの 7 日前に管理者へ通知し、カレンダーで予定を確認できます。

入力項目 51 ／　帳票 4種　／　自動の通知・記録 10件　／　ビュー 10

機能をすべて見る →

INSIDE

4つのアプリが、つながって動く。

貸出のボタンで手元の本数が減り、返却で戻り、紛失は報告書を起票して台帳の紛失本数に反映されます。最重要の鍵は承認つき、棚卸しの差は理由を書かせて残すので、「誰がどの鍵を持っているか」にいつでも答えられます。

鍵・カード台帳

鍵・入館カード・暗証番号錠の 1 品ごとの台帳。本数・手元の数・保管場所・棚卸しの期限。

入力項目 17

貸出・返却

誰がいつ何を借りて、いつ返したか。承認・貸出・返却・紛失の流れ。

入力項目 14　帳票 2　進み具合のボタン 4

紛失・不具合

鍵・カードの紛失・盗難・破損・未返却と、錠の交換などの対応。

入力項目 12　帳票 2　進み具合のボタン 3

棚卸し記録

定期の棚卸しで数えた本数と、台帳との差。

入力項目 8

アプリどうしが、つながっている

▸貸出・返却 → 鍵・カード台帳：「貸し出す」ボタン
▸貸出・返却 → 鍵・カード台帳：「返却を受けた」ボタン
▸貸出・返却 → 紛失・不具合：「紛失した」ボタン
▸紛失・不具合 → 鍵・カード台帳：「見つかった」ボタン

A DAY WITH IT

総務・管理の1日は、こう変わる。

具体的な使い方の手順を見る →

月初管理職

ダッシュボードで貸出中・紛失中の本数を確認する
朝総務担当

返却の期限切れの一覧を見て、借りた人に連絡する
貸出の申請が来たとき総務担当

内容を確認して「貸し出す」を押し、貸出票を出力する
返却されたとき総務担当

「返却を受けた」を押して、手元の本数を更新する
最重要の鍵の貸出管理職

通知を受けて、用途と返却の予定を確認する
棚卸しの 7 日前鍵の管理者

通知を受けて、鍵の本数を数え、棚卸し記録を入れる
紛失が分かったとき鍵の管理者

紛失・不具合を登録し、対応を始める

COMPARISON

Excelや個別のツールと、くらべてみる。

一般的な運用との比較です（当社の整理。ご利用のものによって異なります）。

	鍵・入館カードの管理台帳Formia のアプリ	Excel・紙・手書き	個別にゼロから開発
使い始めの早さ	◎ トライアルからすぐ	◎ 今日からでも	× 設計・開発に数か月
入力のしやすさ・ミス防止	◎ 必須・選択肢・自動入力	× 自由すぎて崩れる	◎ 自由に作れる
ユーザー数と費用	◎ スタンダード以上は無制限の定額	◎ ほぼ無料	△ 開発費・保守費
履歴・権限・つながり	◎ 誰がいつ変えたかが残り、台帳が連動	× 上書き・誤送信のおそれ	◎ 作り込み次第
スマホ・タブレット	◎ 画面幅に合わせて入力	△ 使いにくい	△ 作り込み次第

CUSTOMIZE

専用のソフトの使いやすさで、
自分の仕事に合わせて変えられる。

鍵・入館カードの管理台帳は、AI時代のAXノーコードツール「Formia」の上で動きます。項目を足す、選択肢を変える、帳票の書式を直す、承認の流れを組み替える。プログラムを書かずに、あとから自分で変えられます。

✓鍵・カードの種類と、場所・ドアの選択肢を自社の拠点に合わせる
✓重要度の区分や、貸出に承認が要る品目を変える
✓棚卸しの何日前に知らせるかを変える

カスタマイズできること →

Formia とは

入力画面・一覧・承認ワークフロー・帳票・自動化を、プログラムなしで組み立てられるノーコード業務アプリ基盤。スタンダード以上はユーザー数無制限の定額です。

Formia の紹介を見る →

FAQ

鍵・入館カードの管理台帳の、よくある質問

Q.借りる人もシステムにログインする必要がありますか。＋

いいえ。借りる人はシステムを使わなくても運用できます。総務が申請の内容を入力して、貸出票に署名をもらいます。

Q.入館カードの入退室の記録も取れますか。＋

取れません。入退室ログの解析は含みません。カードの本数と貸出の管理のための台帳です。

Q.電気錠やカードリーダーと連携しますか。＋

連携しません。電気錠や認証機器の設定・登録は含みません。

Q.暗証番号錠の番号は見られても大丈夫ですか。＋

暗証番号・コードは社内のみの項目で、権限のある人にだけ見せられます。それでも、番号の管理方法は会社の規程に従ってください。

Q.鍵を複数本まとめて貸し出せますか。＋

貸出に「本数」の項目があるので、1 回の貸出で複数本を記録できます。

Q.見本のデータは消せますか。＋

はい。見本は「見本」の印がついていて、まとめて削除できます。集計にも含まれません。

Q.鍵の管理を、紙の帳面から移せますか？＋

鍵やカードの一覧は CSV や Excel から取り込めます。種類・場所・ドアの選択肢は、自社の拠点に合わせて変えられます。

Q.貸出に承認が要る鍵を決められますか？＋

重要度の区分や、貸出に承認が要る品目を変えられます。最重要の鍵の貸出が申請されると、管理職へ通知が届きます。

Q.入退室ログの解析や電気錠の設定はできますか？＋

入退室ログの解析や、電気錠・認証機器の設定・登録はできません。警備会社との契約管理や、鍵の位置の自動追跡も含みません。

このアプリに含まれないもの：入退室ログの解析、電気錠や認証機器の設定・登録、警備会社との契約管理は含みません。

HOW TO START

鍵・入館カードの管理台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「鍵・入館カードの管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。