USE CASE 01
会議室・備品・社用車を台帳に登録する
総務担当会議室・設備台帳
きっかけ：共用の施設や備品を、予約の対象にする
- 1会議室・設備台帳で、名称・種類・場所・定員・設備を入れて登録する
- 2利用できる開始時刻と終了時刻を入れる（終了が開始より前だと入力チェックで止まる）
- 3承認が必要かどうかと、1 回の上限（時間）を決める
- 4管理者と利用上の注意を入れる
- 5同じ名称は重複して登録できない
結果：施設ごとの利用ルールが台帳に入り、予約のときに自動で守られる。
HOW TO USE
会議室・設備の予約管理の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、8つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
社員
施設を予約して使う人
- ✓会議室や備品の予約
- ✓キャンセル
- ✓利用した人数と不具合の報告
総務担当
施設の台帳と予約を管理する人
- ✓施設の登録
- ✓予約の承認
- ✓無断不使用の確認
施設の管理者
点検と修理の手配をする人
- ✓定期点検の記録
- ✓不具合の確認
- ✓点検の確認と差し戻し
来客
応接室を使う相手（システムは使わない）
- ✓打ち合わせに来る
- ✓利用承認のお知らせを受け取る
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 社員 | 予約のカレンダーで、今日の会議室の空きを確認する |
| 午前 | 社員 | 来週の打ち合わせの会議室を予約する |
| 午前 | 総務担当 | 承認待ちの予約を確認して、「承認する」を押す |
| 午後 | 社員 | 会議が終わり、「利用を記録する」を押して不具合を報告する |
| 夕方 | 総務担当 | 使われなかった枠を、「無断不使用にする」で記録する |
| 点検の日 | 施設の管理者 | 施設を点検して、結果と次回の点検日を記録する |
| 月末 | 総務担当 | 部署ごとの利用回数のグラフを見て、運用を見直す |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
8つの、使い方の手順
USE CASE 02
会議室を予約する
社員予約会議室・設備台帳
きっかけ：来週の打ち合わせの場所を押さえたい
- 1予約のカレンダーで、空いている枠を確認する
- 2予約で、施設・件名・開始・終了・参加人数・部署を入れて登録する
- 3同じ施設の同じ開始時刻がすでに入っていると、重複防止のチェックで止まる
- 4参加人数が定員を超える、または 1 回の上限時間を超えると、入力チェックで止まる
- 5開始の前日に、予約した人へ通知が届く
結果：二重予約と定員超過が、予約の時点で防げる。
USE CASE 03
承認が必要な施設の予約を承認する
社員総務担当予約会議室・設備台帳
きっかけ：役員用の会議室や社用車を、予約したい
- 1台帳で承認が必要な施設を予約すると、進み具合が「承認待ち」になる
- 2ダッシュボードの「承認待ち（自分の担当）」に、総務担当の一覧が出る
- 3総務担当が内容を見て「承認する」を押す。使わせられないときは「承認しない」を押す
- 4帳票「利用承認のお知らせ」を出して渡す
結果：承認が必要な施設だけに、確認の手間をかけられる。
USE CASE 04
来客を迎える応接室を押さえる
社員来客予約
きっかけ：取引先が来社することになった
- 1予約で、応接室・件名・開始・終了・参加人数を入れる
- 2外部の来客をありにして、来客の会社名を入れる
- 3「外部の来客あり」の一覧で、その日の来客の予定を確認する
- 4帳票「予約の控え（社内用）」を出して、受付に渡す
結果：誰がどの会社の来客のために押さえたかが、受付と総務に伝わる。
USE CASE 05
予約をキャンセルする・使われなかった枠を記録する
社員総務担当予約
きっかけ：予定が変わった、または予約したのに誰も来なかった
- 1予定が変わったら、予約を開いて「キャンセル」を押す
- 2押さずに使われなかった枠は、「無断不使用にする」を押す
- 3総務へ「予約したのに使われなかった枠があります」の通知が届く
- 4進み具合が無断不使用の予約を、ダッシュボードの件数で確認する
結果：使われない枠が可視化され、空き枠の見直しの根拠になる。
USE CASE 06
利用を記録して不具合を報告する
社員施設の管理者予約利用実績会議室・設備台帳
きっかけ：会議が終わり、部屋の備品の調子が悪かった
- 1予約を開いて「利用を記録する」を押す
- 2利用実績に、実際の開始・終了・利用した人数・後片付けの状況を入れる
- 3不具合があるときは、不具合をありにして内容を書く
- 4施設の利用した回数と最後に利用した日が更新される
- 5施設が点検待ちになり、管理者へ「点検してください」の通知が届く
結果：使った記録と不具合の報告が、1 回の入力で施設に届く。
USE CASE 07
定期点検を記録して管理者が確認する
施設の管理者点検記録会議室・設備台帳
きっかけ：次回の点検日の 3 日前の通知が届いた
- 1点検記録で、施設・点検日・点検した人・点検項目・結果を入れる
- 2次回の点検日を入れる
- 3「確認を依頼」を押す
- 4管理者が所見を見て「確認しました」を押す。不足があれば「差し戻す」を押す
- 5施設の最後の点検日が更新される
- 6結果が要修理・利用停止なら、管理者へ通知が届く
結果：点検の履歴が施設ごとに残り、次の点検日も忘れない。
USE CASE 08
部署ごとの利用状況を見直す
総務担当利用実績予約会議室・設備台帳
きっかけ：会議室が足りない・余っているという声が出た
- 1利用実績の「部署ごとの利用」で、どの部署がよく使っているかを見る
- 2予約の「施設ごとの予約」のガントで、混み合う時間を見る
- 3施設の利用した回数と最後に利用した日で、使われていない施設を探す
- 4ダッシュボードで、利用時間の合計と無断不使用の件数を見る
結果：施設の増減や運用の見直しを、実際の利用の数字で話せる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本の予約から利用・点検までの動きを見る
- 2見本を消して、自社の会議室・応接室・備品・社用車を台帳に登録する
- 3総務・施設の管理者のグループに、人を入れる
- 4施設ごとの定員・利用できる時間・承認の要否・1 回の上限を決める
- 5最初の予約を入れて、重複や定員のチェックを試す
- 6帳票の社名・宛名の欄を、自社のものに直す
HOW TO START
会議室・設備の予約管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「会議室・設備の予約管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
RELATED APPS
総務・管理（全社共通）の、ほかのアプリ
総務・管理緊急連絡網・防災の管理
連絡網も防災設備も訓練も、総務の防災を1つにまとめる。
アプリ5個帳票4種自動化7件
総務・管理名刺・取引先担当者の台帳
名刺も接点も贈答も、会社の「あの人」の記録にする。
アプリ4個帳票5種自動化6件
総務・管理契約書の管理台帳
契約の更新期限を逃さず、締結版もすぐ見つかる。
アプリ4個帳票2種自動化10件
総務・管理規程・文書の管理台帳
現行版も見直し期限も、規程の台帳でひと目で分かる。
アプリ4個帳票2種自動化7件
総務・管理固定資産の台帳管理
取得から棚卸し・除却まで、固定資産の台帳をつなぐ。
アプリ6個帳票8種自動化7件
総務・管理鍵・入館カードの管理台帳
鍵とカードの貸出も紛失の対応も、誰が持っているか分かる。
アプリ4個帳票4種自動化10件
会議室・設備の予約管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。