総務・管理Formia アプリカタログ

会議室・設備の予約管理

会議室の二重予約と定員超過を、もう起こさない。

会議室・応接室・備品・社用車の予約を、共有の表やホワイトボードから台帳へ。二重予約と定員超過を防ぎ、実際の利用と点検、不具合の記録まで残せます。

二重予約が起きない
同じ施設の同じ開始時刻は入れられない
定員超過を防ぐ
定員や上限時間を超える予約は入れられない
不具合が伝わる
利用実績に入れると管理者へ通知が届く

Formia のトライアルで始める → 料金・はじめかた

トライアルを申し込み → カタログからダウンロード → すぐ使える。部門の台帳を、Excelの限界を超えて、権限と履歴つきで。

会会議室・設備の予約管理トライアルで始める

4個

入っているアプリ

51項目

入力する項目

2種類

印刷・PDFの帳票

8件

自動の通知・記録

FOR WHOM

こんな方のためのアプリです。

会議室や備品、社用車の予約を管理する、10〜300人規模の会社の総務。

どの業種の会社でも、会議室・応接室・プロジェクターなどの備品・社用車を共用していて、総務が予約と管理をしている会社のためのものです。予約は共有の表やホワイトボード、点検は担当者の記憶、という運用から抜け出したい 10〜300 人規模の会社に向いています。

社員

施設を予約して使う人

✓会議室や備品の予約
✓キャンセル
✓利用した人数と不具合の報告

総務担当

施設の台帳と予約を管理する人

✓施設の登録
✓予約の承認
✓無断不使用の確認

施設の管理者

点検と修理の手配をする人

✓定期点検の記録
✓不具合の確認
✓点検の確認と差し戻し

来客

応接室を使う相手（システムは使わない）

✓打ち合わせに来る
✓利用承認のお知らせを受け取る

PROBLEM → SOLUTION

総務・管理のこんなお悩み、ありませんか？

！会議室が二重に予約され、当日に譲り合いになる
！定員を超える人数で予約され、実際は入りきらない
！予約したのに使われない枠があり、必要な人が借りられない
！来客用の応接室を、誰がどの会社のために押さえたのか分からない
！備品や会議室の不具合が、誰にも伝わらないまま放置され、点検の日も忘れられる

会議室・設備の予約管理なら、こう変わります

✓同じ施設の同じ開始時刻の二重予約を防ぎ、定員を超える人数や 1 回の上限時間を超える予約は入れられない
✓承認が必要な施設は、「承認する」を押すまで予約が確定しない
✓「利用を記録する」を押すと、利用実績が作られ、施設の利用した回数と最後に利用した日が更新される
✓不具合を利用実績に入れると、施設が点検待ちになり、管理者へ通知が届く
✓「無断不使用にする」を押すと、総務へ通知が届き、使われなかった枠を後から確認できる
✓点検を記録すると施設の最後の点検日が更新され、次回の点検日の 3 日前に管理者へ通知が届く

SCREENS

実際の画面を、見てみる。

見本のデータで撮った、会議室・設備の予約管理の実際の画面です。入れた直後から、この画面で使い始められます。

会議室・設備の予約管理：ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット） — ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット）

会議室・設備の予約管理：一覧画面（絞り込み・並べ替え） — 一覧画面（絞り込み・並べ替え）

会議室・設備の予約管理：カレンダーで日付ごとに見る — カレンダーで日付ごとに見る

会議室・設備の予約管理：1件の画面（履歴・つながる記録） — 1件の画面（履歴・つながる記録）

会議室・設備の予約管理：入力画面（必須・選択肢・自動入力） — 入力画面（必須・選択肢・自動入力）

FEATURES

総務・管理の仕事に合わせた機能が、はじめから。

施設の台帳

会議室・備品・社用車の台帳 定員・設備・利用できる時間・1 回の上限・承認の要否・管理者をまとめます。
点検の予定 最後の点検日と次回の点検日を持ち、3 日前に管理者へ通知します。

予約

二重予約と定員超過の防止 同じ施設の同じ開始時刻の重複や、定員・上限時間を超える予約を入力で止めます。
承認つきの予約 承認が必要な施設は、承認するか承認しないかで進めます。
来客の記録 外部の来客の有無と来客の会社名を残し、一覧で確認できます。

利用の実績

実際の利用の記録 実際の開始・終了・人数と後片付けを残し、施設の利用回数に反映します。
不具合の報告と点検待ち 不具合を入れると、施設が点検待ちになり、管理者へ通知します。

点検

定期点検の記録と確認 点検・管理者の確認・差し戻しの流れで残し、最後の点検日に反映します。
要修理の通知 要修理・利用停止の結果が入ると、管理者へ通知します。

入力項目 51 ／　帳票 2種　／　自動の通知・記録 8件　／　ビュー 14

機能をすべて見る →

INSIDE

4つのアプリが、つながって動く。

予約は定員・上限時間・同じ枠の重複を入れる時点で検査し、承認が必要な施設だけ承認を挟みます。利用を記録すると施設の利用回数が更新され、不具合は点検待ちに回るため、使われていない枠や壊れた設備を総務が把握できます。

会議室・設備台帳

予約できる会議室・応接室・備品・社用車の一覧。定員・設備・承認の要否・点検の状況。

入力項目 16

予約

会議室・設備の予約。同じ施設の同じ開始時刻の二重予約を防ぎ、定員を超える人数や上限時間を超える予約は入れられません。

入力項目 17　帳票 2　進み具合のボタン 5

利用実績

実際に使った時間・人数・不具合の記録。入れると施設の利用回数と最後の利用日が更新されます。

入力項目 11

点検記録

会議室・設備の定期点検の記録。入れると施設の最後の点検日が更新されます。

入力項目 7　進み具合のボタン 3

アプリどうしが、つながっている

▸予約 → 利用実績：「利用を記録する」ボタン
▸利用実績 → 会議室・設備台帳：自動：利用実績が入ったら施設の利用回数を増やす
▸利用実績 → 会議室・設備台帳：自動：不具合があったら施設を点検待ちにする
▸点検記録 → 会議室・設備台帳：自動：点検したら施設の点検日を更新

A DAY WITH IT

総務・管理の1日は、こう変わる。

具体的な使い方の手順を見る →

朝社員

予約のカレンダーで、今日の会議室の空きを確認する
午前社員

来週の打ち合わせの会議室を予約する
午前総務担当

承認待ちの予約を確認して、「承認する」を押す
午後社員

会議が終わり、「利用を記録する」を押して不具合を報告する
夕方総務担当

使われなかった枠を、「無断不使用にする」で記録する
点検の日施設の管理者

施設を点検して、結果と次回の点検日を記録する
月末総務担当

部署ごとの利用回数のグラフを見て、運用を見直す

COMPARISON

Excelや個別のツールと、くらべてみる。

一般的な運用との比較です（当社の整理。ご利用のものによって異なります）。

	会議室・設備の予約管理Formia のアプリ	Excel・紙・手書き	個別にゼロから開発
使い始めの早さ	◎ トライアルからすぐ	◎ 今日からでも	× 設計・開発に数か月
入力のしやすさ・ミス防止	◎ 必須・選択肢・自動入力	× 自由すぎて崩れる	◎ 自由に作れる
ユーザー数と費用	◎ スタンダード以上は無制限の定額	◎ ほぼ無料	△ 開発費・保守費
履歴・権限・つながり	◎ 誰がいつ変えたかが残り、台帳が連動	× 上書き・誤送信のおそれ	◎ 作り込み次第
スマホ・タブレット	◎ 画面幅に合わせて入力	△ 使いにくい	△ 作り込み次第

CUSTOMIZE

専用のソフトの使いやすさで、
自分の仕事に合わせて変えられる。

会議室・設備の予約管理は、AI時代のAXノーコードツール「Formia」の上で動きます。項目を足す、選択肢を変える、帳票の書式を直す、承認の流れを組み替える。プログラムを書かずに、あとから自分で変えられます。

✓施設の種類（会議室・応接室・備品・社用車など）の選択肢を、自社に合わせる
✓施設ごとの承認の要否と、1 回の上限時間を変える
✓部署の選択肢を、自社の組織に合わせる

カスタマイズできること →

Formia とは

入力画面・一覧・承認ワークフロー・帳票・自動化を、プログラムなしで組み立てられるノーコード業務アプリ基盤。スタンダード以上はユーザー数無制限の定額です。

Formia の紹介を見る →

FAQ

会議室・設備の予約管理の、よくある質問

Q.社員全員が使いますか。＋

予約をする社員が使います。来客は使わず、これまでどおり案内します。

Q.Google カレンダーなどと同期できますか。＋

できません。カレンダーサービスとの同期は含みません。予約のカレンダーはこの中で見ます。

Q.会議室の鍵や電子錠を制御できますか。＋

できません。入室の鍵の制御は含みません。

Q.社用車の運行記録も取れますか。＋

取れません。社用車の運行記録とアルコールチェックは含みません。予約と点検の記録ができます。

Q.利用料金を部署へ請求できますか。＋

できません。利用料金の請求は含みません。部署ごとの利用回数や利用時間の集計はできます。

Q.見本のデータは消せますか。＋

はい。見本は「見本」の印がついていて、まとめて削除できます。集計にも含まれません。

Q.Google カレンダーなどと同期できますか。＋

カレンダーサービスとの同期はありません。入室の鍵・電子錠の制御や、利用料金の請求も含みません。予約と承認、利用実績、点検の記録に絞った台帳です。

Q.社員全員が使うことになりますか。＋

予約する人と、承認する人、管理する人で役割を分けて運用できます。部署の選択肢は自社の組織に合わせて変えられます。

Q.社用車の運行記録も取れますか。＋

社用車の運行記録・アルコールチェックは含みません。社用車は施設として予約を受け、利用実績と点検の記録を残す使い方です。

このアプリに含まれないもの：カレンダーサービスとの同期、入室の鍵・電子錠の制御、利用料金の請求、社用車の運行記録・アルコールチェックは含みません。

HOW TO START

会議室・設備の予約管理を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「会議室・設備の予約管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。