FEATURES
会議室・設備の予約管理の機能一覧
入力項目51個・帳票2種類・自動の通知や記録8件・ビュー14種。会議室・設備の予約管理に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
総務・管理の仕事に合わせた、主な機能
施設の台帳
- 会議室・備品・社用車の台帳 定員・設備・利用できる時間・1 回の上限・承認の要否・管理者をまとめます。
- 点検の予定 最後の点検日と次回の点検日を持ち、3 日前に管理者へ通知します。
予約
- 二重予約と定員超過の防止 同じ施設の同じ開始時刻の重複や、定員・上限時間を超える予約を入力で止めます。
- 承認つきの予約 承認が必要な施設は、承認するか承認しないかで進めます。
- 来客の記録 外部の来客の有無と来客の会社名を残し、一覧で確認できます。
- カレンダー・ガント表示 予約のカレンダーと、施設ごとのガントで混み具合を見られます。
利用の実績
- 実際の利用の記録 実際の開始・終了・人数と後片付けを残し、施設の利用回数に反映します。
- 不具合の報告と点検待ち 不具合を入れると、施設が点検待ちになり、管理者へ通知します。
点検
- 定期点検の記録と確認 点検・管理者の確認・差し戻しの流れで残し、最後の点検日に反映します。
- 要修理の通知 要修理・利用停止の結果が入ると、管理者へ通知します。
見える化
- 部署ごとの利用の集計 部署ごとの利用と利用回数を、集計表とグラフで見られます。
- ダッシュボード 予約の件数、承認待ち、利用時間の合計、無断不使用、最近の利用実績を 1 画面で見られます。
APP 01
会議室・設備台帳
予約できる会議室・応接室・備品・社用車の一覧。定員・設備・承認の要否・点検の状況。
入力する項目（16）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 名称 | 文字 | 必須 |
| 種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 会議室・応接室・ブース・面談室・プロジェクター・備品・社用車… |
| 場所 | 文字 | |
| 定員（人） | 数値 | 必須 |
| 設備 | 選択 | 選択肢: プロジェクター・大型モニター・ホワイトボード・Web 会議機器・電話会議… |
| 利用できる開始時刻 | 時刻 | |
| 利用できる終了時刻 | 時刻 | |
| 承認 | 選択 | 必須 / 選択肢: 不要・必要 |
| 1 回の上限（時間） | 数値 | |
| 管理者 | 担当者 | |
| 状態 | 選択 | 必須 / 選択肢: 利用可・点検待ち・停止中 |
| 利用した回数 | 数値 | |
| 最後に利用した日 | 日付 | |
| 最後の点検日 | 日付 | |
| 次回の点検日 | 日付 | |
| 利用上の注意 | 長文 |
自動で動くこと
- お知らせ 次回の点検日の 3 日前に管理者へ
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸承認が必要なもの（一覧）
- ▸点検待ち・停止中（一覧）
- ▸種類ごとの数（グラフ）
入力のチェック
- !終了時刻は開始時刻より後にしてください。
- !「名称」は重複しないようにします。
APP 02
予約
会議室・設備の予約。同じ施設の同じ開始時刻の二重予約を防ぎ、定員を超える人数や上限時間を超える予約は入れられません。
入力する項目（17）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 施設の名称 | 文字 | |
| 施設の種類 | 選択 | 選択肢: 会議室・応接室・ブース・面談室・プロジェクター・備品・社用車… |
| 定員 | 数値 | |
| 承認 | 選択 | 選択肢: 不要・必要 |
| 1 回の上限（時間） | 数値 | |
| 施設 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「会議室・設備台帳」から選ぶ |
| 件名 | 文字 | 必須 |
| 予約した人 | 担当者 | |
| 開始 | 日時 | 必須 |
| 終了 | 日時 | 必須 |
| 利用時間（分） | 自動計算 | 自動計算 |
| 参加人数 | 数値 | 必須 |
| 部署 | 選択 | 必須 / 選択肢: 総務・人事・経理・営業・現場・製造… |
| 外部の来客 | 選択 | 必須 / 選択肢: なし・あり |
| 来客の会社名 | 文字 | |
| 枠の識別（重複防止） | 文字 | |
| 備考 | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 承認待ち
- 予約済み
- 利用済み
- キャンセル
- 無断不使用
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 承認する | 承認待ち → 予約済み | 今の担当者 | — |
| 承認しない | 承認待ち → キャンセル | 今の担当者 | — |
| 利用を記録する | 予約済み → 利用済み | 誰でも | 「利用実績」に記録を作る |
| キャンセル | 予約済み・承認待ち → キャンセル | 誰でも | — |
| 無断不使用にする | 予約済み → 無断不使用 | 誰でも | — |
自動で動くこと
- 無断不使用を総務へ知らせる
進み具合が「無断不使用」になったとき → 通知を送る（予約したのに使われなかった枠があります。） - お知らせ 開始の前日に予約した人へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸利用承認のお知らせ
- ▸予約の控え（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸予約カレンダー（カレンダー）
- ▸施設ごとの予約（gantt）
- ▸予約の状態（カンバン）
- ▸外部の来客あり（一覧）
入力のチェック
- !終了は開始より後にしてください。
- !参加人数が定員を超えています。
- !1 回の上限時間を超えています。
- !「枠の識別（重複防止）」は重複しないようにします。
APP 03
利用実績
実際に使った時間・人数・不具合の記録。入れると施設の利用回数と最後の利用日が更新されます。
入力する項目（11）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 予約 | 他のアプリから選ぶ | 「予約」から選ぶ |
| 施設の種類 | 選択 | 選択肢: 会議室・応接室・ブース・面談室・プロジェクター・備品・社用車… |
| 施設 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「会議室・設備台帳」から選ぶ |
| 部署 | 選択 | 必須 / 選択肢: 総務・人事・経理・営業・現場・製造… |
| 実際の開始 | 日時 | 必須 |
| 実際の終了 | 日時 | 必須 |
| 利用時間（分） | 自動計算 | 自動計算 |
| 利用した人数 | 数値 | |
| 後片付け | 選択 | 必須 / 選択肢: 問題なし・要清掃・備品が不足 |
| 不具合 | 選択 | 必須 / 選択肢: なし・あり |
| 不具合の内容 | 長文 |
自動で動くこと
- 利用実績が入ったら施設の利用回数を増やす
登録したとき → 「会議室・設備台帳」の記録を更新する - 不具合があったら施設を点検待ちにする
登録したとき（条件つき） → 「会議室・設備台帳」の記録を更新する、通知を送る（施設の不具合の報告がありました。点検してください。）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸部署ごとの利用（集計表）
- ▸部署ごとの利用回数（グラフ）
- ▸不具合の報告（一覧）
- ▸利用日（カレンダー）
入力のチェック
- !終了は開始より後にしてください。
APP 04
点検記録
会議室・設備の定期点検の記録。入れると施設の最後の点検日が更新されます。
入力する項目（7）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 施設 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「会議室・設備台帳」から選ぶ |
| 点検日 | 日付 | 必須 |
| 点検した人 | 担当者 | |
| 点検項目 | チェックリスト | |
| 結果 | 選択 | 必須 / 選択肢: 問題なし・要修理・利用停止 |
| 次回の点検日 | 日付 | |
| 所見 | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 記録中
- 管理者の確認
- 確認済み
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 確認を依頼 | 記録中 → 管理者の確認 | 起票した人 | — |
| 確認しました | 管理者の確認 → 確認済み | 今の担当者 | — |
| 差し戻す | 管理者の確認 → 記録中 | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 点検したら施設の点検日を更新
登録したとき → 「会議室・設備台帳」の記録を更新する - 要修理なら管理者へ
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（点検で要修理・利用停止の施設があります。） - お知らせ 次回の点検日の 3 日前に点検の担当へ
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸点検日（カレンダー）
- ▸結果（グラフ）
- ▸要修理・停止（一覧）
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- 予約→利用実績 「利用を記録する」ボタン（記録を作る）
- 利用実績→会議室・設備台帳 自動：利用実績が入ったら施設の利用回数を増やす（記録を更新する）
- 利用実績→会議室・設備台帳 自動：不具合があったら施設を点検待ちにする（記録を更新する）
- 点検記録→会議室・設備台帳 自動：点検したら施設の点検日を更新（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
予約の件数
予約
数字
承認待ちの予約
予約
数字
利用時間の合計（分）
利用実績
数字
無断不使用
予約
グラフ
施設の種類ごとの予約
予約
グラフ
部署ごとの利用回数
利用実績
一覧
承認待ち（自分の担当）
予約
一覧
最近の利用実績
利用実績
見える範囲と権限
総務の権限のある人は、すべての予約と施設を見られます。一般の社員は、自分の予約を扱います。施設の管理者は、担当の施設の点検と不具合を扱います。
HOW TO START
会議室・設備の予約管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「会議室・設備の予約管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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会議室・設備の予約管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。