HOW TO USE

不適合・是正処置の管理の使い方・活用シーン

品質・安全の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

不不適合・是正処置の管理トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

営業・窓口

お客様の苦情を受ける人

✓苦情を登録する
✓お客様へ回答する
✓対応の進み具合を伝える

発見した人・現場の担当

不適合を見つけて記録する人

✓不適合を起票して報告する
✓応急処置を行う
✓是正の実施事項をこなす

品質管理

原因の分析と是正を進める人

✓是正の要否を判断する
✓原因の分析と是正の計画を作る
✓有効性を確認する

経営・責任者

重大なものを判断する人

✓重大な苦情・不適合の通知を受ける
✓是正の計画を承認する
✓ダッシュボードで状況を確かめる

品質・安全の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	品質管理	ダッシュボードで、自分の確認待ちと是正の遅れを見る
苦情が入ったとき	営業・窓口	苦情を登録して、重さを決める。重大なら経営に通知が届く
検査のとき	発見した人・現場の担当	不適合を見つけて起票し、応急処置を入れて「報告する」を押す
午後	品質管理	是正の要否を判断し、「是正処置を起こす」を押す
計画が出たとき	経営・責任者	是正の計画を読み、「計画を承認」を押す
期限の前日	発見した人・現場の担当	実施事項の通知を受け取り、実施して「完了した」を押す
月末	品質管理	発生源ごとの不適合と、損失の額（見込み）を見て、月次の報告にする

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

お客様の苦情を受け付ける

営業・窓口苦情・問い合わせ

きっかけ：お客様から、納品した製品に傷があったと連絡が来た

1苦情・問い合わせで「新規」を開く
2件名・受付の方法・受付日・顧客・顧客の窓口を入れる
3対象の製品・サービス、ロット・納品の番号、苦情の種類、重さを入れる
4内容と顧客の要望、回答の期限を入れて登録する（回答の期限は受付日以降）
5重大な苦情なら、経営へ「重大な苦情が入りました。初動を確認してください。」と通知が届く

結果：苦情が記録され、回答の期限と担当が決まる。

USE CASE 02

苦情から不適合の記録を起こして調査する

営業・窓口品質管理苦情・問い合わせ不適合の記録

きっかけ：苦情の内容を調べると、社内の工程に原因がありそうだった

1苦情・問い合わせの記録を開く
2「不適合を起こして調査」を押す
3不適合の記録に、元の苦情とひもづいた記録が作られる
4進み具合が調査・是正中になる
5不適合ではないと分かった場合は「不適合にせず調査」を押す

結果：苦情と不適合が 1 本の流れでつながり、あとから追える。

USE CASE 03

苦情に回答して終える

営業・窓口苦情・問い合わせ

きっかけ：回答の期限の前日になった

1回答の期限の前日に、担当へ通知が届く
2顧客への回答の内容と回答した日を入れる（受付日以降）
3「顧客へ回答した」を押す
4「苦情へのご回答」の帳票を印刷して送る
5補償の額（社内のみ）を入れて記録する

結果：回答の期限を守れたかが記録に残る。

USE CASE 04

社内で見つけた不適合を起票して応急処置する

発見した人・現場の担当不適合の記録

きっかけ：検査の工程で、基準に合わない製品が見つかった

1不適合の記録で「新規」を開き、概要・重さ・発見日・発見した人・部署・工程を入れる
2発生源・種類・対象の品名・ロット・数量・不適合の内容・影響の範囲を入れる
3「報告する」を押す
4応急処置の内容と応急処置の日を入れて、処置の区分を決める（応急処置の日は発見日以降）
5「応急処置を終えた」を押す
6重大な不適合は、登録すると経営へ通知が届く

結果：現物の処置と、記録の両方がその場で残る。

USE CASE 05

是正が要るかどうか判断する

品質管理不適合の記録是正処置

きっかけ：応急処置が終わり、是正の要否の判断の段階になった

1不適合の記録で、影響の範囲と再発の可能性を確認する
2必要なら責任者と是正の期限を入れて「是正処置を起こす」を押す
3是正処置に記録が作られる
4修正だけで足りるなら「修正のみで完了」を押す
5不適合ではないと判断したら「不適合ではない」を押す

結果：是正する案件と、しない案件が分かれて記録される。重大な不適合は是正が必須のチェックで守られる。

USE CASE 06

原因を分析して是正の計画を立てる

品質管理経営・責任者是正処置

きっかけ：是正処置の記録が作られた

1是正処置で、分析の方法・原因の区分・なぜなぜ分析・根本の原因を書く
2是正の内容と水平展開（ほかの工程・製品）を書く
3「計画を提出」を押す
4承認者が内容を見て「計画を承認」を押す。足りなければ「差し戻す」を押す
5是正の責任者と是正の期限（期限の 7 日前に通知）を確認する

結果：原因と対策が、承認された計画として残る。

USE CASE 07

是正の実施事項を割り振って実施する

品質管理発見した人・現場の担当是正の実施事項是正処置

きっかけ：計画が承認され、是正の実施の段階になった

1是正の実施事項で、是正処置を選び、実施する事項・種類・担当・期限を入れる
2期限の前日に、担当へ通知が届く
3担当が実施して「完了した」を押す
4完了すると、是正処置の実施済みの事項が更新される
5「実施事項の完了票」を印刷する

結果：やるべき対策が小さな作業に分かれ、完了の数で進み具合が分かる。

USE CASE 08

是正の有効性を確認する

品質管理是正処置不適合の記録

きっかけ：確認の予定日の 3 日前になり、品質管理へ通知が届いた

1是正の実施事項がすべて完了したことを確認し、「是正を実施した」を押す
2有効性の確認の段階に入ると、品質管理へ「是正が実施されました。」と通知が届く
3確認の予定日（是正の完了日より後）に、効果を確かめて確認の結果・確認の方法・根拠を書く
4効果があれば「有効と確認」を押す
5不適合の記録の完了した日と是正の効果が更新され、「是正処置報告書」を印刷する

結果：是正をやりっぱなしにせず、効果まで確かめた記録が残る。

USE CASE 09

再発した不適合を原因の分析に戻す

品質管理経営・責任者是正処置不適合の記録

きっかけ：是正したはずの不適合が、また起きた

1是正処置で「再発した」を押す
2進み具合が原因の分析に戻り、不適合の記録の再発の回数が増える
3品質管理へ「不適合が再発しました。原因の分析を見直してください。」と通知が届く
4ダッシュボードで再発の回数と是正の遅れを確認する
5原因の区分のグラフで、どの区分が多いかを見る

結果：同じ不適合が繰り返されたことが、数字で見えて分析のやり直しにつながる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで、苦情から是正の完了までの動きを見る
2重さ・発生源・原因の区分などの選択肢を、自社の言葉に合わせて直す
3品質管理・経営のグループを作り、通知の届く先を決める
4見本を消して、最近の不適合を 1 件登録し、流れを試す
5不適合報告書・是正処置報告書の会社名や署名の欄を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

不適合・是正処置の管理を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「不適合・是正処置の管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。