HOW TO USE

キャンプ場の予約・備品・清掃台帳の使い方・活用シーン

キャンプ場の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

キキャンプ場の予約・備品・清掃台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

管理人

施設全体を見る人

✓区画・備品の状態や修繕の通知を確認する
✓清掃のあとの区画を確認する
✓修繕の手配と完了の記録をする

受付

予約と当日の対応をする人

✓予約を登録し、入金を確認して確定する
✓チェックインとチェックアウトを記録する
✓備品の貸出と返却を記録する

清掃・点検の担当

区画を整える人

✓清掃を終えたら記録する
✓点検項目を確認し、不具合を書き残す
✓やり直しの指示に対応する

お客様

利用者（システムは使わない）

✓電話やメールで予約し、予約金を支払う
✓備品を借りて返す
✓ご予約確認書や領収書を受け取る

キャンプ場の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	管理人	ダッシュボードで、利用できる区画と期限を過ぎた修繕を確認する
午前	清掃・点検の担当	清掃の予定カレンダーを見て、チェックアウトした区画を清掃し「清掃を終えた」を押す
午前	管理人	清掃済みの区画を見て回り、「確認しました」を押す
昼	受付	入金があった予約に「入金を確認して確定」を押す
午後	受付	到着したお客様に「チェックイン」を押し、借りる備品を貸出に登録する
夕方	お客様	備品を返し、受付で領収書を受け取る
夜	管理人	清掃で出た不具合の修繕を依頼し、対応の期限を入れる

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

区画の料金と設備を整える

管理人区画マスタ

きっかけ：シーズン前に、区画の料金を見直すことにした

1区画マスタで区画名・種別・定員・電源・水道あり・広さを入れる
2平日・休前日・繁忙期の料金を入れる
3休前日が平日より安いと入力チェックが出るので、料金を直す
4区画名が重複していないか、チェックで確かめる
5帳票の「区画料金表」を印刷して受付に置く

結果：区画ごとの定員・設備・料金が 1 か所にそろい、受付が同じ表で案内できる。

USE CASE 02

電話で予約を受けて仮予約を登録する

受付お客様予約台帳区画マスタ

きっかけ：お客様から、週末のサイトを 2 泊で取りたいと電話が入った

1予約台帳で代表者・電話番号・チェックイン・泊数・大人・子ども・車の台数・ペットを入れる
2区画マスタから区画を選ぶと、区画の定員と平日料金が表示される
3人数が定員を超えていると入力チェックが出るので、区画を替える
4借りるものや要望・連絡を入れて登録する
5自動で、受付に入金待ちの通知が届く
6帳票の「ご予約確認書」を印刷またはメモして、予約金の期限を案内する

結果：仮予約が登録され、予約金の期限の案内が受付の通知で漏れない。

USE CASE 03

入金を確認して予約を確定する

受付予約台帳

きっかけ：お客様から予約金が入ったと連絡があった

1予約台帳で仮予約の予約を開く
2入金の項目を更新する
3「入金を確認して確定」を押す
4予約の進み具合が「予約確定」になり、予約カレンダーに確定として載る
5チェックインの前日に、受付へ通知が届く

結果：確定した予約だけがカレンダーに並び、前日の準備を忘れない。

USE CASE 04

当日のチェックインと備品の貸出

受付お客様予約台帳備品の貸出備品・貸出

きっかけ：お客様が到着して、テントと寝具を借りたいと言う

1予約台帳で予約を開き「チェックイン」を押して、滞在中にする
2備品の貸出で、予約・備品・数量を入れて登録する
3貸出金額が、貸出料金（1 点）と数量から計算される
4自動で、備品・貸出の貸出中の数が増え、在庫が減る
5自動で、予約のレンタル・薪などの料金に貸出金額が加わる
6帳票の「備品の貸出票」を出してお客様に渡す

結果：貸出の登録 1 回で、在庫と予約の料金が両方とも更新される。

USE CASE 05

チェックアウトと備品の返却を記録する

受付お客様予約台帳備品の貸出清掃・点検

きっかけ：チェックアウトの日に、お客様が備品を返しに来た

1備品の貸出で、返却日の確認の通知を見て貸出中の一覧を開く
2返却された備品に「返却された」を押す
3壊れたものや失くしたものは「破損・紛失にする」を押す
4予約台帳で「チェックアウト」を押す
5自動で、清掃・点検に記録が作られ、進み具合は「清掃待ち」になる
6帳票の「領収書」を出して精算する

結果：返却の漏れが一覧で見え、チェックアウトと同時に清掃の依頼が回る。

USE CASE 06

清掃を終えて区画を確認する

清掃・点検の担当管理人清掃・点検区画マスタ

きっかけ：チェックアウトのあと、清掃の予定が入った

1清掃・点検で、清掃の予定カレンダーから対象の区画を開く
2担当・所要（分）・点検項目を入れる
3終わったら「清掃を終えた」を押して、確認待ちにする
4管理人が区画の状態を見て「確認しました」を押す
5区画マスタの「最後の清掃日」が更新される
6不十分なら「やり直し」を押すと、担当へやり直しの通知が届く

結果：清掃が済んだ区画を、管理人が確認したうえで受け入れられる。

USE CASE 07

清掃で見つけた不具合を修繕につなげる

清掃・点検の担当管理人清掃・点検修繕の依頼区画マスタ

きっかけ：清掃中に、炊事棟の水栓が壊れているのを見つけた

1清掃・点検の「不具合・申し送り」に内容を書く
2「清掃を終えた」を押すと、修繕の依頼に記録が自動で作られる
3管理人が修繕の依頼を開き、依頼先と対応の期限を入れる
4区画が使えないときは「区画を止める」を選ぶと、区画マスタの状態が整備中になり、管理人へ通知が届く
5「対応を始める」を押し、終わったら「修繕が完了」を押す
6完了すると区画マスタの記録が更新され、区画が使えるようになる

結果：申し送りが修繕の記録として残り、区画の状態と予約の受付が食い違わない。

USE CASE 08

備品の在庫と点検を管理する

管理人備品・貸出修繕の依頼

きっかけ：次回の点検日の 7 日前になった

1管理人に通知が届く
2備品・貸出の「点検の予定」カレンダーと「点検・修理が必要」の一覧を開く
3備品を点検し、状態を更新する
4状態を要修理または修理中にすると、貸出から外すよう管理人へ通知が出る
5必要なら修繕の依頼に備品を選んで記録する
6帳票の「備品の点検記録」と「備品の棚卸表（社内用）」を印刷する

結果：壊れた備品を貸し出してしまう事故を防ぎ、棚卸しも表から取れる。

USE CASE 09

予約をキャンセルして区画を空きに戻す

受付管理人予約台帳区画マスタ

きっかけ：お客様から、天候を理由にキャンセルの連絡が入った

1予約台帳で該当の予約を開く
2「キャンセルにする」を押す
3管理人へ、区画を空きに戻すよう通知が届く
4予約カレンダーで、空いた日が見える
5同じ日を希望する新しい予約を登録する

結果：キャンセルのあとの空きを管理人が把握でき、次の予約につなげられる。

USE CASE 10

ダッシュボードで 1 日の状況を見る

管理人受付予約台帳清掃・点検修繕の依頼備品・貸出

きっかけ：朝の打ち合わせの前に、今日の状況を確認したい

1ダッシュボードで予約の件数・利用できる区画・貸出中の備品の数字を見る
2「清掃・確認の担当分」の一覧で、自分が確認する清掃を開く
3「期限を過ぎた修繕」の一覧で、対応が遅れている修繕を確認する
4予約の進み具合・修繕の状況のグラフで全体を見る
5修繕費など社内のみの項目は、権限のある人だけが見る

結果：朝のうちに、清掃・修繕・貸出の抜けを担当者に割り振れる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで予約から清掃・修繕までの動きを見る
2区画マスタで、見本を消して自分のキャンプ場の区画と料金を登録する
3備品・貸出で、貸し出す備品の総数と貸出料金を登録する
4管理人・受付・清掃のスタッフを、グループに入れる
5帳票の差出人や施設の名前を、自分のキャンプ場に直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

キャンプ場の予約・備品・清掃台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「キャンプ場の予約・備品・清掃台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。