HOW TO USE

引越し会社の見積・作業手配台帳の使い方・活用シーン

引越し業の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

引引越し会社の見積・作業手配台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

営業・見積担当

問い合わせから成約までを担当する人

✓問い合わせの登録と訪問見積の設定
✓見積の提示と、成約・失注の記録
✓入金後のお礼の連絡

配車係

トラックと人員を手配する人

✓成約した案件の作業手配
✓トラック・作業リーダー・人数の決定
✓車検や点検の期限の確認

経理・事務

請求と入金を管理する人

✓請求の控えの確認と請求書の印刷
✓入金の確認
✓入金が遅れている請求の確認

営業責任者

大きな案件とクレームを見る人

✓荷物量が多い案件の確認
✓高額の補償請求の判断
✓ダッシュボードでの収支の確認

お客様

引越しをする人（システムは使わない）

✓見積の依頼と返事
✓作業の立ち会い
✓請求の支払い

引越し業の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	営業責任者	ダッシュボードで、見積の返事待ちと入金が遅れている請求を確認する
電話を受けたとき	営業・見積担当	問い合わせの内容を登録し、訪問見積の日時を決める
訪問見積	営業・見積担当	荷物の量と階数・エレベーターを確認して、見積を提示する
成約したとき	配車係	通知から作業手配を開き、トラックと人員を決める
作業日の前日	配車係	作業指示書を印刷し、車両の状態を確認する
作業が終わったとき	配車係	「作業が終わった」を押す。請求の控えができ、経理へ通知される
月末	経理・事務	請求済み・未入金のビューで入金を確認し、「入金を確認」を押す

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

問い合わせを受けて訪問見積を設定する

営業・見積担当問い合わせ・見積

きっかけ：お客様から引越しの問い合わせの電話が入った

1問い合わせ・見積で、お客様・電話番号・問い合わせ経路・引越しの種類・希望日を入れる
2現住所・新住所と、それぞれの階数・エレベーターの有無を入れる
3間取り・人数・荷物の量（m³）を入れる
4「訪問見積の日時」と「見積の担当」を入れて「訪問見積を設定」を押す
5訪問見積の前日に、担当へ通知が届く

結果：問い合わせの内容が 1 件にまとまり、訪問の予定がカレンダーに載る。

USE CASE 02

訪問して見積を提示する

営業・見積担当お客様問い合わせ・見積

きっかけ：訪問見積の日になり、荷物を確認した

1荷物の量（m³）とトラックの目安、追加の作業（ピアノ・エアコンなど）を更新する
2基本料金・オプション・値引きを入れて、見積の合計を確認する
3値引きが見積の金額を超えると入力チェックで止まる
4「見積の有効期限」を入れて「見積を提示」を押す
5帳票の御見積書を印刷して、お客様へ渡す

結果：見積の条件と金額が残り、有効期限の 2 日前には担当へ通知が届く。

USE CASE 03

荷物の多い案件を責任者が確認する

営業・見積担当営業責任者問い合わせ・見積

きっかけ：見積で荷物の量（m³）を入れ直したら、大きな案件だった

1「荷物の量（m³）」を更新すると、営業責任者へ「荷物量が多い案件です。人数・トラックを確認してください」と通知される
2営業責任者が、階数・エレベーター・追加の作業を見る
3「原価の見込み（社内のみ）」と「利益の見込み（社内のみ）」で採算を確認する
4必要なら、見積の採算（社内用）の帳票を印刷する

結果：人数やトラックの不足を、見積の段階で気づける。

USE CASE 04

成約して作業手配を起こす

営業・見積担当配車係問い合わせ・見積作業手配

きっかけ：お客様が見積に同意した

1問い合わせ・見積で「成約」を押す
2作業手配に記録が自動で作られる
3配車係へ「成約しました。作業手配を作成してください」の通知が届く
4作業手配の登録でも、「トラックと人員を決めてください」の通知が配車係へ届く
5配車係が作業日・開始と終了の時刻を入れる

結果：成約が手配に直結し、手配の起こし忘れを防げる。

USE CASE 05

トラックと人員を決めて作業指示書を出す

配車係作業手配車両・資材

きっかけ：作業日が決まった

1作業手配で「トラック」に車両・資材の台帳から車両を選ぶ
2「作業リーダー」「社員（人）」「アルバイト（人）」を入れる
3開始と終了の時刻を入れる（終了は開始より後にする）
4作業日の前日に、配車係へ通知が届く
5帳票の作業指示書を印刷して、現場へ渡す

結果：現場に、住所・条件・人員・車両が書かれた指示書が渡る。

USE CASE 06

作業を終えて請求の控えを作る

配車係経理・事務作業手配引越しの請求の控え車両・資材

きっかけ：作業が完了した

1作業手配で、作業の確認を入れて「作業が終わった」を押す
2引越しの請求の控えに記録が作られ、車両・資材の作業の回数が更新される
3経理へ「作業が終わりました。請求の控えを確認してください」と通知が届く
4請求の控えで金額・消費税・請求額（税込）を確認する
5「請求した」を押し、請求書を印刷する

結果：作業から請求までが途切れず、請求書の出し忘れを防げる。

USE CASE 07

入金を確認して案件の収支を見る

経理・事務営業・見積担当引越しの請求の控え作業手配

きっかけ：お客様から入金があった

1請求の控えで「入金を確認」を押す
2作業手配でも「入金を確認」を押す（今の担当者が操作できる）
3営業へ「入金を確認しました。お礼の連絡・口コミの依頼を検討してください」と通知が届く
4「人件費」「燃料・高速・資材」（どちらも社内のみ）と補償の累計から、粗利を確認する
5案件の収支（社内用）の帳票を印刷する

結果：入金の確認と案件ごとの粗利が揃う。入金予定日の前日には、担当へ通知が届く。

USE CASE 08

作業中の破損のクレームに対応する

営業・見積担当営業責任者お客様破損・クレーム作業手配

きっかけ：お客様から、搬入した家具に傷があると連絡があった

1破損・クレームで「案件」に作業手配を選び、種類・対象の品・内容・お客様の請求額を入れる
2破損の写真を添付する
35 万円以上の請求なら、営業責任者へ通知される
4「検討を始める」を押すと、営業へ「貨物保険の適用を確認してください」と通知される
5「貨物保険」と「補償額」を入れ（請求額を超えるとチェックで止まる）、「完了にする」を押す
6補償のお知らせを印刷して、お客様へ渡す

結果：補償の経緯が残り、補償の累計が作業手配に反映される。発生から 14 日たっても未完了なら営業へ通知される。

USE CASE 09

車検・点検・保険の期限を管理する

配車係車両・資材

きっかけ：車検満了日の 45 日前になった

1配車係へ車検の通知が届く
2車両・資材で、車検満了日・次回の定期点検日・保険の満了日を確認する
3点検を終えたら、次回の日付に更新する（点検日は車検満了日までに入れる）
4車両・資材の期限一覧（社内用）の帳票を印刷して、掲示する

結果：期限切れの車両を、作業に出さずに済む。

USE CASE 10

失注の理由を残し、返事待ちを追う

営業・見積担当営業責任者問い合わせ・見積

きっかけ：お客様から他社に決めたと連絡があった、または返事が来ない

1ダッシュボードの「見積の返事待ち」の一覧で、有効期限の近い案件を確認する
2連絡がつかなければ、見積の有効期限の 2 日前の通知を目安に連絡する
3他社に決まったら「失注にする」を押す
4営業へ「理由を記録してください」と通知され、「他社との比較」に理由を書く
5ダッシュボードで問い合わせの経路と見積の進み具合を見る

結果：失注の理由が残り、次の見積の改善に使える。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで見積から入金までの動きを見る
2車両・資材に、自社のトラックと車検・点検・保険の期限を登録する
3問い合わせ経路・引越しの種類の選択肢を、自社の呼び方に合わせる
4営業・配車係・経理・営業責任者のグループにメンバーを入れる
5見積の基本料金やオプションの運用（誰が金額を入れるか）を決める
6帳票の御見積書・請求書の会社名・振込先を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

引越し会社の見積・作業手配台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「引越し会社の見積・作業手配台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。