HOW TO USE

体験ツアーの申込・催行台帳の使い方・活用シーン

観光ガイド・体験事業の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

体体験ツアーの申込・催行台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

代表

運営と安全の最終責任者

✓催行報告を確認する
✓軽傷・事故の通知を受けて保険会社へ連絡する
✓ダッシュボードで粗利と申込の状況を見る

受付

申込と参加者の対応をする人

✓申込を受けて催行を確定する
✓中止・取消を参加者へ連絡する
✓ご参加の確認書・領収書を出す

ガイド

ツアーを案内する人

✓担当する催行を確認する
✓催行ごとの天候・安全・ヒヤリハットを報告する
✓報酬の支払い通知を受け取る

参加者

ツアーのお客様（システムは使わない）

✓電話・メール・予約サイトで申し込む
✓当日参加して料金を支払う
✓満足度や声を伝える

観光ガイド・体験事業の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	代表	ダッシュボードで、対応が必要な申込と支払期日を過ぎた報酬を確認する
午前	受付	電話で受けた申込を入れて、定員と担当ガイドの期限を確かめる
午前	受付	最少催行人数に届いたツアーの「催行を確定」を押す
昼	ガイド	ツアーを案内し、安全と天候を確認する
午後	ガイド	戻ったら「催行した」を押し、催行報告と安全記録を入れる
夕方	代表	確認を依頼された催行報告を見て、「確認しました」を押す
夕方	受付	翌日のご参加の確認書を印刷し、天候次第の連絡を準備する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

ガイドの資格と保険の期限を管理する

代表ガイドガイド台帳

きっかけ：救急法の有効期限や保険の期限の 30 日前になり、担当へ通知が届いた

1ガイド台帳の「稼働中のガイド」のビューを開く
2救急法講習の有効期限と賠償責任保険の期限を確認する
3ガイドに更新を依頼する
4更新されたら日付を直す。救急法の期限を直すと、代表へ通知が届く
5「ガイドの資格・保険の期限表」を印刷して、事務所に掲示する

結果：期限切れのガイドを担当に入れてしまう事故を防げる。

USE CASE 02

ツアー商品を登録する

代表ツアー商品

きっかけ：秋の新しい体験ツアーを売り出す

1ツアー商品で、ツアー名・カテゴリ・難易度・所要時間を入れる
2最少催行人数・定員・ガイド 1 人あたりの上限を入れる。最少催行人数が定員を超えていないか確認する
3大人料金・子ども料金を入れる。子ども料金が大人料金を超えていないか確認する
4集合場所・持ち物・服装・催行の条件・中止の基準・キャンセル料を書く
5「ツアーのご案内」を印刷して、お客様に渡す

結果：催行の条件と料金が商品ごとにまとまり、申込のときに自動で参照される。

USE CASE 03

申込を受けて、催行を確定する

受付参加者申込・催行ツアー商品ガイド台帳

きっかけ：お客様から、週末のツアーの申込の電話が入った

1申込・催行で「新規」を開き、ツアー商品・催行日・開始時刻を選ぶ
2代表者・電話番号・メール・大人・子ども・言語を入れる。料金の合計が出る
3アレルギー・体調・体格を聞いて入れる
4申込の経路（電話・予約サイトなど）を入れる
5担当ガイドを選び、救急法・保険の期限が催行日より前に切れていないか、警告を確認する
6最少催行人数に届いたら「催行を確定」を押す

結果：人数・ガイド・期限の確認ができた状態で、催行が確定する。

USE CASE 04

悪天候で中止・取消にする

受付ガイド代表申込・催行ツアー商品

きっかけ：前日の天気予報が荒れていて、催行の条件・中止の基準に当たる

1ツアー商品の「催行の条件・中止の基準」を確認する
2代表が中止を判断する
3申込・催行を開き「中止・取消にする」を押す
4ガイドへ「中止・取消が出ました。ガイドの手配を外し、参加者へ連絡してください。」の通知が届く
5受付が参加者へ電話し、キャンセル料の扱いを案内する

結果：ガイドの手配と参加者への連絡が漏れず、中止の履歴も残る。

USE CASE 05

催行当日の準備をする

受付ガイド申込・催行

きっかけ：催行日の前日に、受付へ通知が届いた

1催行カレンダーで、翌日の催行と担当ガイドを確認する
2アレルギー・体調・体格の欄を、ガイドに共有する
3「ご参加の確認書」を印刷して、お客様へ送る
4持ち物・服装の案内を、お客様へ伝える

結果：ガイドが参加者の注意点を把握した状態で当日を迎えられる。

USE CASE 06

催行して、安全記録を残す

ガイド代表申込・催行催行報告・安全記録ツアー商品

きっかけ：ツアーを終えて、事務所に戻った

1申込・催行で「催行した」を押す
2催行報告・安全記録に、実施日・報告者・天候・実際の参加人数・行程の時間（分）が入る形で記録が作られる
3安全の確認・事故・ヒヤリハット・経費を入れる。事故・ヒヤリハットのときは、状況と対応を必ず書く
4参加者の満足と、参加者の声・改善点を書く
5「確認を依頼」を押して、代表に確認してもらう
6ツアー商品の催行の回数・最後の催行日が更新される

結果：催行ごとの安全の記録が、報告書として残る。

USE CASE 07

事故・ヒヤリハットを共有して再発を防ぐ

ガイド代表催行報告・安全記録

きっかけ：ツアー中にヒヤリハットが起きた、または参加者が軽傷を負った

1催行報告に、事故・ヒヤリハットの種類と、状況と対応を書いて登録する
2軽傷・事故のときは、代表へ「保険会社への連絡を確認してください。」の通知が届く
3ヒヤリハットは、次回のツアーの安全説明に反映するよう通知が出る
4代表が「確認しました」を押す。足りなければ「差し戻す」を押す
5「事故・ヒヤリハットの記録」のビューと、内訳のグラフを見て、傾向をつかむ

結果：ヒヤリハットが共有され、安全説明の改善につながる。

USE CASE 08

催行を精算してガイド報酬を起票する

受付代表申込・催行ガイド報酬の支払いガイド台帳

きっかけ：催行から数日たち、お客様の支払いが確認できた

1申込・催行で、支払いと料金の合計を確認する
2「精算した」を押す
3ガイド報酬の支払いに、日当・立替の経費・支払額の記録が作られる
4ガイド台帳の担当した催行の数・最後の担当日が更新される
5申込・催行に、報酬と経費が反映され、粗利（社内のみ）が出る
6「領収書」を印刷して、お客様に渡す

結果：精算・報酬・粗利が 1 回の操作でつながる。

USE CASE 09

ガイドに報酬を支払う

代表ガイドガイド報酬の支払いガイド台帳

きっかけ：支払期日の 3 日前に、経理へ通知が届いた

1ガイド報酬の支払いの「支払の状況」カンバンを開く
2ガイド・担当日・日当・立替の経費・支払額を確認する
3支払い方法を入れて支払う。支払日は担当日以降にする
4「支払った」を押す
5ガイド台帳の報酬の累計が更新される
6「報酬のお支払い通知書」を印刷して渡す

結果：報酬の支払い漏れがなく、ガイドごとの累計も追える。

USE CASE 10

売上と粗利をダッシュボードで見る

代表申込・催行ガイド報酬の支払い催行報告・安全記録ツアー商品

きっかけ：月末に、ツアーごとの収益を確認したい

1ダッシュボードで、申込の件数・料金の合計・粗利の合計・事故・ヒヤリハットを見る
2カテゴリ別のツアーと、申込の経路のグラフを見る
3「対応が必要な申込」と、支払期日を過ぎた報酬の一覧を開く
4申込・催行の「ツアーごとの売上」のピボットと、「催行ごとの粗利（社内用）」で、利益の出るツアーを確認する

結果：どのツアーが利益を出しているか、安全面で気になる点がないかを同時に確認できる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで申込から報酬の支払いまでの動きを見る
2ガイド台帳に、ガイドと救急法・保険の期限を登録する
3ツアー商品に、自社のツアーと料金・定員を登録する
4代表・受付・ガイドのグループを作り、担当者を入れる
5申込の経路の選択肢を、使っている窓口（電話・予約サイトなど）に合わせる
6見本を削除して、最初の申込を入れてみる

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

体験ツアーの申込・催行台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「体験ツアーの申込・催行台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。