USE CASE 01
委託先を台帳に登録して確認状況を残す
社内の担当委託先台帳
きっかけ：新しいクラウドサービスの会社と取引を始める
- 1委託先台帳で「新規」を開き、委託先名・業務の種類・重要度・社内の窓口を入れる
- 2担当者・電話・メール・所在地を入れる
- 3秘密保持契約ありを選び、秘密保持の締結日を入れる
- 4再委託ありと、セキュリティの確認・確認日・次の確認予定を入れる
- 5委託先名が重複していないか、入力チェックで確認される
結果：秘密保持とセキュリティ確認の状況が、委託先ごとに残る。
HOW TO USE
外部委託先・保守契約の管理台帳の使い方・活用シーン
IT・情報システムの現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
社内の担当
契約と委託先を日常的に管理する人
- ✓契約の登録
- ✓更新の稟議の起案
- ✓委託先の評価の入力
責任者
更新・解約と評価を確認する人
- ✓稟議の確認と承認
- ✓評価の確定
- ✓C・D の委託先への改善の依頼
経営
金額の大きい更新を決裁する人
- ✓経営の決裁
- ✓契約の月額の合計の確認
委託先
保守・クラウドなどを提供する外部の会社（システムは使わない）
- ✓保守・サービスの提供
- ✓更新・解約の連絡の受け取り
IT・情報システムの1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 月初 | 社内の担当 | ダッシュボードで、更新・対応が必要な契約を確認する |
| 満了の 90 日前 | 社内の担当 | 通知から契約を開き、「更新の稟議を起こす」を押す |
| 稟議が届いたとき | 責任者 | 評価と見積もりを確認して、承認するか経営へ上げる |
| 決裁のとき | 経営 | 稟議を見て、「決裁する」を押す |
| 解約通知の期限の前 | 責任者 | 通知を見て、解約の連絡が済んでいるか確認する |
| 半期の終わり | 社内の担当 | 委託先の評価を入れて、「承認を依頼」を押す |
| 年度末 | 経営 | 契約の種類ごとの年額のグラフを見て、来年度の予算に使う |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
9つの、使い方の手順
USE CASE 02
保守契約を登録して期限を管理する
社内の担当保守・委託契約委託先台帳
きっかけ：サーバーの保守契約を新しく結んだ
- 1保守・委託契約で「新規」を開き、契約番号・契約の名称・委託先を選ぶ
- 2契約の種類・対象の範囲・開始日・満了日を入れる
- 3自動更新と、解約通知の期限（満了の何日前）を入れる
- 4月額・年額（社内のみ）とサポートの時間・応答の目標を入れる
- 5登録すると、委託先台帳の契約数が自動で更新される
結果：満了日と解約通知の期限日が、契約ごとに決まる。
USE CASE 03
自動更新の契約を見落とさない
社内の担当責任者保守・委託契約
きっかけ：自動更新の契約を登録した
- 1自動更新の契約を登録すると、担当へ通知が届く
- 2解約通知の期限を入れていない場合は、入力チェックで警告される
- 3「自動更新の契約」の一覧で、まとめて確認する
- 4解約通知の期限の 14 日前に、責任者へ通知が届く
- 5必要なら、この時点で更新の稟議を起こす
結果：知らないうちに自動更新される契約を減らせる。
USE CASE 04
満了が近い契約の更新の稟議を起こす
社内の担当保守・委託契約更新・解約の稟議
きっかけ：満了の 90 日前の通知が届いた
- 1契約の「満了日」のカレンダーで、同じ時期の契約を確認する
- 2契約で「更新の稟議を起こす」を押す（更新・解約の稟議に記録が作られる）
- 3稟議の件名・決定の内容・更新後の満了日・更新後の月額（社内のみ）を入れる
- 4相見積もりを取ったか、委託先の評価を確認したかを記録する
- 5理由・交渉の経緯を書き、「確認を依頼」を押す
結果：更新の判断の根拠が稟議に残り、契約から書き写す手間がない。
USE CASE 05
稟議を承認して契約に反映する
責任者経営更新・解約の稟議保守・委託契約
きっかけ：稟議の確認の依頼が来た
- 1責任者が稟議を開き、委託先の評価と見積もりの内容を確認する
- 2月額 10 万円未満・解約の場合は「承認する（月額 10 万円未満・解約）」を押す
- 3それ以外は「経営へ上げる」を押し、経営が「決裁する」を押す
- 4内容に問題があれば「差し戻す」を押す
- 5決定になると、契約の満了日と月額が自動で更新される
結果：決定の内容が契約に反映され、二重入力がない。
USE CASE 06
解約・切り替えを決めて委託先へ連絡する
社内の担当委託先更新・解約の稟議保守・委託契約
きっかけ：委託先の評価が低く、別の会社へ切り替えることにした
- 1稟議の決定の内容を解約にして、決定にする
- 2担当へ「解約・切り替えが決定しました。通知の期限までに委託先へ連絡してください。」の通知が届く
- 3稟議の帳票「更新・解約のご連絡」を印刷して、委託先へ送る
- 4契約で「終了にする」を押す
- 5「解約・切り替え」の一覧で、対応の漏れがないか確認する
結果：解約の決定から委託先への連絡まで、期限内に進められる。
USE CASE 07
半期ごとに委託先を評価する
社内の担当責任者委託先の評価委託先台帳
きっかけ：半期の終わりに、主な委託先を評価する
- 1委託先の評価で、委託先・対象期間・年度を入れる
- 2品質・対応の速さ・費用の妥当性・セキュリティの評価を入れ、総合評価を付ける
- 3良かった点・課題と、改善の依頼を書く
- 4「承認を依頼」を押し、責任者が「評価を確定」を押す
- 5確定すると、委託先台帳の最終評価と最終の評価日が更新される
結果：評価が記録として残り、更新の判断にも使える。
USE CASE 08
C・D の評価の委託先に改善を依頼する
責任者委託先委託先の評価
きっかけ：評価が C または D の委託先が出た
- 1評価を登録すると、責任者へ「評価が C・D の委託先があります。改善を依頼してください。」の通知が届く
- 2「C・D の評価」の一覧で、対象の委託先を確認する
- 3改善の依頼の欄に、依頼する内容を書く
- 4「評価結果の通知書」を印刷して、委託先へ渡す
結果：低い評価の委託先に、改善の依頼を漏れなく出せる。
USE CASE 09
セキュリティの確認が必要な委託先を点検する
社内の担当責任者委託先台帳
きっかけ：セキュリティの確認の 14 日前の通知が届いた
- 1「確認が必要」の一覧で、次の確認予定が近い委託先を開く
- 2重要度が高い委託先を、「重要度が高い」の一覧で確認する
- 3確認の結果を入れ、確認日と次の確認予定を更新する
- 4「委託先の確認票（社内用）」を印刷する
- 5ダッシュボードの「セキュリティの確認が必要」の数を確認する
結果：確認の漏れがなくなり、確認票が監査の資料になる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本の動き（契約の登録から稟議、評価まで）を見る
- 2委託先台帳に、重要な委託先を登録する
- 3保守・委託契約に、満了日と解約通知の期限を入れて登録する
- 4担当・責任者・経営のグループに、メンバーを入れる
- 5見本を消して、最初の評価と稟議を試す
HOW TO START
外部委託先・保守契約の管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「外部委託先・保守契約の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。