FEATURES
外部委託先・保守契約の管理台帳の機能一覧
入力項目62個・帳票7種類・自動の通知や記録9件・ビュー14種。外部委託先・保守契約の管理台帳に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
IT・情報システムの仕事に合わせた、主な機能
委託先台帳
- 秘密保持とセキュリティの確認 秘密保持契約・再委託・セキュリティの確認日・次の確認予定を残します。
- 確認の通知 セキュリティの確認の 14 日前に、窓口へ通知します。
- 委託先の確認票 委託先の確認票（社内用）を印刷できます。
保守・委託契約
- 満了日と解約通知の期限 満了の 90 日前に担当へ、解約通知の期限の 14 日前に責任者へ通知します。
- 自動更新の契約の注意 自動更新の契約を登録すると通知し、解約通知の期限の入力チェックもします。
- 月額・年額（社内のみ） 月額・年額は権限のある人にだけ見え、種類ごとの年額をグラフで見られます。
- 契約の一覧票と確認書 保守・委託契約の一覧票（社内用）と、契約内容の確認書を印刷できます。
更新・解約の稟議
- 稟議の起案 契約から稟議を起こし、現在の満了日と月額が写されます。
- 金額に応じた承認 月額 10 万円未満・解約は責任者が決め、それ以外は経営へ上げます。
- 決定の契約への反映 決定になると、契約の満了日・月額が自動で更新されます。
委託先の評価
- 半期ごとの評価 品質・対応の速さ・費用の妥当性・セキュリティと総合評価を残します。
- C・D の通知 評価が C・D だと、責任者へ通知します。
- 評価結果の通知書 評価結果の通知書と、評価の一覧を印刷できます。
ダッシュボード
- 全体の確認 委託先の数・契約の数・月額の合計・セキュリティの確認が必要な数を見られます。
- 対応が必要な一覧 更新・対応が必要な契約と、期限切れの稟議を一覧で見られます。
APP 01
委託先台帳
保守・開発・クラウドなどの外部委託先の基本情報と、秘密保持・セキュリティ確認・評価の状況。
入力する項目（18）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 委託先名 | 文字 | 必須 |
| 業務の種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 保守・サポート・クラウド・開発・請負・回線・通信・運用の委託… |
| 重要度 | 選択 | 選択肢: 高・中・低 |
| 担当者 | 文字 | |
| 電話 | 電話 | |
| メール | メール | |
| 所在地 | 住所 | |
| 社内の窓口 | 担当者 | |
| 秘密保持契約あり | はい／いいえ | |
| 秘密保持の締結日 | 日付 | |
| 再委託あり | はい／いいえ | |
| セキュリティの確認 | 選択 | 選択肢: 未実施・確認済み・要是正 |
| 確認日 | 日付 | |
| 次の確認予定 | 日付 | |
| 最終の評価日 | 日付 | |
| 最終の評価 | 選択 | 選択肢: A・B・C・D |
| 契約の累計 | 数値 | |
| メモ | 長文 |
自動で動くこと
- お知らせ セキュリティ確認の 14 日前に窓口へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸委託先の確認票（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸業務の種類（グラフ）
- ▸確認が必要（一覧）
- ▸重要度が高い（一覧）
入力のチェック
- !秘密保持の締結日を入れてください。
- !「委託先名」は重複しないようにします。
APP 02
保守・委託契約
保守・クラウド・リースなどの契約。満了日と解約通知の期限を逃さない。
入力する項目（18）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 契約番号 | 文字 | 必須 |
| 契約の名称 | 文字 | 必須 |
| 委託先名 | 文字 | |
| 委託先の電話 | 電話 | |
| 委託先 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「委託先台帳」から選ぶ |
| 契約の種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 保守・サポート・クラウド利用・開発・請負・回線・通信・運用の委託… |
| 対象の範囲 | 文字 | |
| 開始日 | 日付 | 必須 |
| 満了日 | 日付 | 必須 |
| 自動更新 | はい／いいえ | |
| 解約通知の期限（満了の何日前） | 数値 | |
| 解約通知の期限日 | 自動計算 | 自動計算 |
| 月額 | 金額 | 社内のみ |
| 年額 | 自動計算 | 自動計算 / 社内のみ |
| サポートの時間 | 選択 | 選択肢: 24 時間 365 日・平日 9〜17 時・平日 9〜18 時・― |
| 応答の目標（時間） | 数値 | |
| 社内の担当 | 担当者 | |
| SLA・特記事項 | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 契約中
- 更新手続き中
- 終了
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 更新の稟議を起こす | 契約中 → 更新手続き中 | 誰でも | 「更新・解約の稟議」に記録を作る |
| 契約中に戻す（更新を反映） | 更新手続き中 → 契約中 | 誰でも | — |
| 終了にする | 契約中・更新手続き中 → 終了 | 誰でも | — |
自動で動くこと
- 契約を登録したら委託先の契約数を更新
登録したとき → 「委託先台帳」の記録を更新する - 自動更新の契約は担当へ通知
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（自動更新の契約です。解約通知の期限に注意してください。） - お知らせ 満了の 90 日前に担当へ
- お知らせ 解約通知の期限の 14 日前に責任者へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸保守・委託契約の一覧票（社内用）
- ▸契約内容の確認書
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸契約の状態（カンバン）
- ▸契約期間（gantt）
- ▸満了日（カレンダー）
- ▸種類ごとの年額（グラフ）
- ▸自動更新の契約（一覧）
入力のチェック
- !満了日は開始日以降にしてください。
- !解約通知の期限が、契約の期間より長くなっています。
- !自動更新の契約は、解約通知の期限を入れてください。
- !「契約番号」は重複しないようにします。
APP 03
更新・解約の稟議
満了が近い契約を、更新するか見直すか解約するかを決める稟議。決まると契約の満了日・月額に反映される。
入力する項目（13）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 稟議の件名 | 文字 | 必須 |
| 委託先名 | 文字 | |
| 現在の満了日 | 日付 | |
| 現在の月額 | 金額 | 社内のみ |
| 契約 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「保守・委託契約」から選ぶ |
| 決定の内容 | 選択 | 必須 / 選択肢: そのまま更新・条件を見直して更新・解約・他社へ切り替え |
| 更新後の満了日 | 日付 | |
| 更新後の月額 | 金額 | 社内のみ |
| 相見積もりを取った | はい／いいえ | |
| 委託先の評価を確認した | はい／いいえ | |
| 理由・交渉の経緯 | 長文 | 必須 |
| 起案者 | 担当者 | |
| 決裁日 | 日付 |
進み具合（ステータス）
- 起案
- 責任者の確認
- 経営の決裁
- 決定
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 確認を依頼 | 起案 → 責任者の確認 | 起票した人 | —（必須: 決定の内容） |
| 承認する（月額 10 万円未満・解約） | 責任者の確認 → 決定 | 今の担当者 | — |
| 経営へ上げる | 責任者の確認 → 経営の決裁 | 今の担当者 | — |
| 決裁する | 経営の決裁 → 決定 | 今の担当者 | —（必須: 決裁日） |
| 差し戻す | 責任者の確認・経営の決裁 → 起案 | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 更新が決まったら契約の満了日・月額を更新
進み具合が「決定」になったとき（条件つき） → 「保守・委託契約」の記録を更新する - 解約が決まったら担当へ通知
進み具合が「決定」になったとき（条件つき） → 通知を送る（解約・切り替えが決定しました。通知の期限までに委託先へ連絡してください。）
帳票（印刷・PDF）
- ▸更新・解約のご連絡
- ▸更新稟議の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸稟議の進み具合（カンバン）
- ▸決定の内訳（グラフ）
- ▸解約・切り替え（一覧）
入力のチェック
- !更新後の満了日は、現在の満了日より後にしてください。
APP 04
委託先の評価
半期ごとの委託先の評価。確定すると委託先台帳の最終評価が更新される。
入力する項目（13）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 委託先名 | 文字 | |
| 対象期間 | 選択 | 必須 / 選択肢: 上期・下期 |
| 年度 | 文字 | 必須 |
| 委託先 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「委託先台帳」から選ぶ |
| 品質 | 評価 | |
| 対応の速さ | 評価 | |
| 費用の妥当性 | 評価 | |
| セキュリティ | 評価 | |
| 総合評価 | 選択 | 必須 / 選択肢: A・B・C・D |
| 評価日 | 日付 | 必須 |
| 良かった点・課題 | 長文 | |
| 改善の依頼 | 長文 | |
| 評価者 | 担当者 |
進み具合（ステータス）
- 評価中
- 承認待ち
- 確定
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 承認を依頼 | 評価中 → 承認待ち | 起票した人 | — |
| 評価を確定 | 承認待ち → 確定 | 今の担当者 | — |
| 差し戻す | 承認待ち → 評価中 | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 確定したら委託先の最終評価を更新
進み具合が「確定」になったとき → 「委託先台帳」の記録を更新する - C・D は責任者へ通知
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（評価が C・D の委託先があります。改善を依頼してください。）
帳票（印刷・PDF）
- ▸評価結果の通知書
- ▸評価の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸評価の内訳（グラフ）
- ▸C・D の評価（一覧）
- ▸年度 × 総合評価（集計表）
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- 保守・委託契約→更新・解約の稟議 「更新の稟議を起こす」ボタン（記録を作る）
- 保守・委託契約→委託先台帳 自動：契約を登録したら委託先の契約数を更新（記録を更新する）
- 更新・解約の稟議→保守・委託契約 自動：更新が決まったら契約の満了日・月額を更新（記録を更新する）
- 委託先の評価→委託先台帳 自動：確定したら委託先の最終評価を更新（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
委託先の数
委託先台帳
数字
契約の数
保守・委託契約
数字
月額の合計
保守・委託契約
数字
セキュリティの確認が必要
委託先台帳
グラフ
契約の種類ごとの月額
保守・委託契約
グラフ
契約の状態
保守・委託契約
グラフ
委託先の評価
委託先の評価
一覧
更新・対応が必要な契約
保守・委託契約
一覧
期限切れの稟議
更新・解約の稟議
見える範囲と権限
社内の担当と責任者は、委託先・契約・稟議・評価を見られます。月額・年額・更新後の月額は社内のみの項目で、権限のある人にだけ見えます。経営は、稟議の決裁と全体の確認を中心に使います。
HOW TO START
外部委託先・保守契約の管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「外部委託先・保守契約の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。