IT・情報システムFormia アプリカタログ

外部委託先・保守契約の管理台帳

保守契約の満了も自動更新も、通知の期限を逃さない。

保守・クラウド・リースなどの委託先と契約を1つの台帳で追います。満了や解約通知の期限の前に通知が届き、更新の稟議と契約の更新がつながります。

満了を逃さない
満了の90日前と解約通知の14日前に通知
自動更新に注意
自動更新の契約は登録時に担当へ知らせる
稟議と契約がつながる
決定すると満了日と月額が自動で更新

Formia のトライアルで始める → 料金・はじめかた

トライアルを申し込み → カタログからダウンロード → すぐ使える。部門の台帳を、Excelの限界を超えて、権限と履歴つきで。

外外部委託先・保守契約の管理台帳トライアルで始める

4個

入っているアプリ

62項目

入力する項目

7種類

印刷・PDFの帳票

9件

自動の通知・記録

FOR WHOM

こんな方のためのアプリです。

外部委託の契約を管理している、IT部門・総務の担当者。

どの業種の会社でも、システムの保守・クラウド・リース・開発などを外部に委託していて、情報システムや総務が契約を管理している会社のための台帳です。契約書のファイルと Excel の一覧で満了日を追っていて、自動更新や解約通知の期限を見落とすことが心配な会に向いています。

社内の担当

契約と委託先を日常的に管理する人

✓契約の登録
✓更新の稟議の起案
✓委託先の評価の入力

責任者

更新・解約と評価を確認する人

✓稟議の確認と承認
✓評価の確定
✓C・D の委託先への改善の依頼

経営

金額の大きい更新を決裁する人

✓経営の決裁
✓契約の月額の合計の確認

委託先

保守・クラウドなどを提供する外部の会社（システムは使わない）

✓保守・サービスの提供
✓更新・解約の連絡の受け取り

PROBLEM → SOLUTION

IT・情報システムのこんなお悩み、ありませんか？

！保守契約の満了日や解約通知の期限が契約ごとにばらばらで、自動更新に気づかず更新されてしまう
！委託先ごとに、秘密保持契約やセキュリティの確認が済んでいるかが分からない
！更新するかどうかの稟議が、メールや口頭で進み、決定の内容が契約に反映されない
！委託先の評価が担当者の印象に頼り、品質や対応の記録が残らない
！月額・年額の合計や、種類ごとの費用が、すぐには出せない

外部委託先・保守契約の管理台帳なら、こう変わります

✓契約の満了の 90 日前に担当へ、解約通知の期限の 14 日前に責任者へ通知が届く
✓自動更新の契約を登録すると、「自動更新の契約です。解約通知の期限に注意してください。」の通知が担当へ届く
✓「更新の稟議を起こす」を押すと、更新・解約の稟議に記録が作られる
✓稟議が「決定」になると、契約の満了日と月額が自動で更新される
✓委託先の評価を確定すると、委託先台帳の最終評価が更新され、C・D の評価は責任者へ通知される
✓月額・年額は社内のみの項目で、権限のある人にだけ見える

SCREENS

実際の画面を、見てみる。

見本のデータで撮った、外部委託先・保守契約の管理台帳の実際の画面です。入れた直後から、この画面で使い始められます。

外部委託先・保守契約の管理台帳：ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット） — ホーム画面（件数・グラフ・ショートカット）

外部委託先・保守契約の管理台帳：一覧画面（絞り込み・並べ替え） — 一覧画面（絞り込み・並べ替え）

外部委託先・保守契約の管理台帳：カレンダーで日付ごとに見る — カレンダーで日付ごとに見る

外部委託先・保守契約の管理台帳：1件の画面（履歴・つながる記録） — 1件の画面（履歴・つながる記録）

外部委託先・保守契約の管理台帳：入力画面（必須・選択肢・自動入力） — 入力画面（必須・選択肢・自動入力）

FEATURES

IT・情報システムの仕事に合わせた機能が、はじめから。

委託先台帳

秘密保持とセキュリティの確認 秘密保持契約・再委託・セキュリティの確認日・次の確認予定を残します。
確認の通知 セキュリティの確認の 14 日前に、窓口へ通知します。
委託先の確認票 委託先の確認票（社内用）を印刷できます。

保守・委託契約

満了日と解約通知の期限 満了の 90 日前に担当へ、解約通知の期限の 14 日前に責任者へ通知します。
自動更新の契約の注意 自動更新の契約を登録すると通知し、解約通知の期限の入力チェックもします。
月額・年額（社内のみ） 月額・年額は権限のある人にだけ見え、種類ごとの年額をグラフで見られます。

更新・解約の稟議

稟議の起案 契約から稟議を起こし、現在の満了日と月額が写されます。
金額に応じた承認 月額 10 万円未満・解約は責任者が決め、それ以外は経営へ上げます。
決定の契約への反映 決定になると、契約の満了日・月額が自動で更新されます。

委託先の評価

半期ごとの評価 品質・対応の速さ・費用の妥当性・セキュリティと総合評価を残します。
C・D の通知 評価が C・D だと、責任者へ通知します。
評価結果の通知書 評価結果の通知書と、評価の一覧を印刷できます。

入力項目 62 ／　帳票 7種　／　自動の通知・記録 9件　／　ビュー 14

機能をすべて見る →

INSIDE

4つのアプリが、つながって動く。

委託先ごとに秘密保持・セキュリティ確認・契約・評価をまとめ、満了の 90 日前と解約通知の期限の前に担当へ知らせます。更新の稟議が決まると契約の満了日と月額が自動で更新され、半期の評価も確定すると委託先台帳に反映されます。

委託先台帳

保守・開発・クラウドなどの外部委託先の基本情報と、秘密保持・セキュリティ確認・評価の状況。

入力項目 18　帳票 1

保守・委託契約

保守・クラウド・リースなどの契約。満了日と解約通知の期限を逃さない。

入力項目 18　帳票 2　進み具合のボタン 3

更新・解約の稟議

満了が近い契約を、更新するか見直すか解約するかを決める稟議。決まると契約の満了日・月額に反映される。

入力項目 13　帳票 2　進み具合のボタン 5

委託先の評価

半期ごとの委託先の評価。確定すると委託先台帳の最終評価が更新される。

入力項目 13　帳票 2　進み具合のボタン 3

アプリどうしが、つながっている

▸保守・委託契約 → 更新・解約の稟議：「更新の稟議を起こす」ボタン
▸保守・委託契約 → 委託先台帳：自動：契約を登録したら委託先の契約数を更新
▸更新・解約の稟議 → 保守・委託契約：自動：更新が決まったら契約の満了日・月額を更新
▸委託先の評価 → 委託先台帳：自動：確定したら委託先の最終評価を更新

A DAY WITH IT

IT・情報システムの1日は、こう変わる。

具体的な使い方の手順を見る →

月初社内の担当

ダッシュボードで、更新・対応が必要な契約を確認する
満了の 90 日前社内の担当

通知から契約を開き、「更新の稟議を起こす」を押す
稟議が届いたとき責任者

評価と見積もりを確認して、承認するか経営へ上げる
決裁のとき経営

稟議を見て、「決裁する」を押す
解約通知の期限の前責任者

通知を見て、解約の連絡が済んでいるか確認する
半期の終わり社内の担当

委託先の評価を入れて、「承認を依頼」を押す
年度末経営

契約の種類ごとの年額のグラフを見て、来年度の予算に使う

COMPARISON

Excelや個別のツールと、くらべてみる。

一般的な運用との比較です（当社の整理。ご利用のものによって異なります）。

	外部委託先・保守契約の管理台帳Formia のアプリ	Excel・紙・手書き	個別にゼロから開発
使い始めの早さ	◎ トライアルからすぐ	◎ 今日からでも	× 設計・開発に数か月
入力のしやすさ・ミス防止	◎ 必須・選択肢・自動入力	× 自由すぎて崩れる	◎ 自由に作れる
ユーザー数と費用	◎ スタンダード以上は無制限の定額	◎ ほぼ無料	△ 開発費・保守費
履歴・権限・つながり	◎ 誰がいつ変えたかが残り、台帳が連動	× 上書き・誤送信のおそれ	◎ 作り込み次第
スマホ・タブレット	◎ 画面幅に合わせて入力	△ 使いにくい	△ 作り込み次第

CUSTOMIZE

専用のソフトの使いやすさで、
自分の仕事に合わせて変えられる。

外部委託先・保守契約の管理台帳は、AI時代のAXノーコードツール「Formia」の上で動きます。項目を足す、選択肢を変える、帳票の書式を直す、承認の流れを組み替える。プログラムを書かずに、あとから自分で変えられます。

✓業務の種類・契約の種類の選択肢を、自社の委託の分類に合わせる
✓通知の日数（90 日前・14 日前）を、見直しにかかる期間に合わせる
✓月額 10 万円の線を、自社の決裁の規程に合わせる

カスタマイズできること →

Formia とは

入力画面・一覧・承認ワークフロー・帳票・自動化を、プログラムなしで組み立てられるノーコード業務アプリ基盤。スタンダード以上はユーザー数無制限の定額です。

Formia の紹介を見る →

FAQ

外部委託先・保守契約の管理台帳の、よくある質問

Q.契約書のファイルを保管できますか。＋

含みません。契約書の電子締結・保管は対象外です。契約の内容と期限を管理する台帳です。

Q.請求書の突合や支払いもできますか。＋

できません。請求書の突合・支払い処理は含みません。

Q.SaaS の利用者数も管理できますか。＋

含みません。SaaS の利用者数の管理は対象外です。

Q.10 万円の線は変えられますか。＋

承認のボタンの条件を変えて、自社の決まりに合わせられます。

Q.委託先全員の情報を最初に入れる必要がありますか。＋

いいえ。重要度が高い委託先と、満了が近い契約から登録して始められます。

Q.見本のデータは消せますか。＋

はい。見本には「見本」の印がついていて、まとめて削除できます。集計にも含まれません。

Q.今の契約のExcel一覧から移せますか。＋

FormiaにはExcelやCSVの取り込みがあるので、一覧を取り込めます。業務や契約の種類の選択肢も、自社の委託の分類に合わせて変えられます。

Q.決裁の線や通知の日数は自社に合わせられますか。＋

はい。月額10万円の線は自社の決裁の規程に合わせて、90日前・14日前の通知の日数は見直しにかかる期間に合わせて変えられます。

Q.契約の金額を、見られる人だけに限れますか。＋

月額・年額を見られる人を限れます。評価の項目とA〜Dの基準も、自社の評価に合わせて変えられます。

このアプリに含まれないもの：請求書の突合や支払い処理、契約書そのものの電子締結・保管、SaaS の利用者数の管理、個別案件の開発進捗は含みません。

HOW TO START

外部委託先・保守契約の管理台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「外部委託先・保守契約の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。