USE CASE 01
社用車を台帳に登録する
総務の担当車両台帳
きっかけ：新しい営業車を 1 台購入した
- 1車両台帳で「新規」を開き、登録番号・車名・車種・燃料を入れる
- 2車台番号・初度登録・定員・使用部署を入れる
- 3車検の満了・次の定期点検・自賠責の満了・任意保険の満了を入れる
- 4取得価額（社内のみ）を入れる
- 5登録番号と車台番号の重複、車検の満了が初度登録より前でないかが、入力チェックで確認される
結果：1 台ごとの期限と情報がそろい、通知の対象になる。
HOW TO USE
社用車の管理台帳の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
総務の担当
車の台帳と期限を管理する人
- ✓車両の登録
- ✓期限の通知への対応
- ✓整備の手配と完了の確認
運転者
社用車を運転する社員
- ✓運行日誌の記入
- ✓アルコールチェックの記録
- ✓事故・違反の報告
管理職
運行の確認と事故の対応を決める人
- ✓運行日誌の確認
- ✓人身事故の状況確認
- ✓再発防止の確認
整備工場
点検・車検・修理を行う外部の業者（システムは使わない）
- ✓入庫の受け入れ
- ✓整備と車検
- ✓見積書・整備明細の発行
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 総務の担当 | ダッシュボードで、期限が過ぎた整備と整備中の車を確認する |
| 出発前 | 運転者 | アルコールチェックと運行前の点検を記録して、運行日誌をつける |
| 帰着後 | 運転者 | 帰着後の距離と給油量を入れて、運行日誌を登録する |
| 確認の依頼があったとき | 管理職 | 運行日誌を開いて、「確認した」を押す |
| 期限の通知が届いたとき | 総務の担当 | 整備の予定を登録し、整備工場へ連絡する |
| 整備が終わったとき | 総務の担当 | 内容を確認して、完了のボタンを押す |
| 月末 | 管理職 | 事故・違反の対応と整備の費用を確認する |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
9つの、使い方の手順
USE CASE 02
期限の通知を受けて車検を予約する
総務の担当整備工場車両台帳点検・整備
きっかけ：車検の満了の 60 日前の通知が届いた
- 1車両台帳の「車検の予定」のカレンダーで、同じ時期の車を確認する
- 2点検・整備で「新規」を開き、車両を選んで種別を車検にする
- 3予定日と整備工場を入れる
- 4見積書・整備明細を添付する
結果：車検の予定が、他の車の予定とずれなく決まる。
USE CASE 03
入庫から車検の合格までを追う
総務の担当点検・整備車両台帳
きっかけ：車検の入庫の日になった
- 1「入庫した」を押す（車両台帳の状態が更新される）
- 2整備工場から連絡があったら「整備が終わった」を押す
- 3点検の結果・費用・整備の内容と指摘を入れ、新しい車検の満了を入れる
- 4車検は「車検に合格して完了」を押す（車両台帳の車検の満了などが更新される）
- 5不備があれば「やり直しを求める」を押す
結果：車両台帳の期限を手で直さなくても、最新になる。
USE CASE 04
定期点検・オイル交換を記録する
総務の担当点検・整備車両台帳
きっかけ：次の定期点検の 30 日前の通知が届いた
- 1点検・整備で、種別を定期点検やオイル交換にして登録する
- 2予定日・整備工場・整備時の走行距離を入れる
- 3終わったら費用と次の点検の目安を入れ、「確認して完了（車検以外）」を押す
- 4「整備完了報告書」を印刷して、保管する
結果：整備の履歴が 1 台ごとに残り、次の点検の目安もわかる。
USE CASE 05
運転のたびに運行日誌をつける
運転者運行日誌車両台帳
きっかけ：営業先へ社用車で出発する
- 1運行日誌で車両・運転者・目的・行き先・経路を入れる
- 2出発前の距離（km）と、アルコールチェック・免許証の確認・運行前の点検を記録する
- 3帰着後は帰着後の距離（km）・給油量・高速・駐車を入れる
- 4登録すると、車両台帳の走行距離と最後に使った日が自動で更新される
- 5帰着後の距離が出発前より小さいと、入力チェックで警告される
結果：走行距離の累計と使用日が、運転者の入力だけで更新される。
USE CASE 06
アルコールチェックの未実施・要確認を拾う
運転者管理職運行日誌
きっかけ：運転前のアルコールチェックが、未実施・要確認だった
- 1運行日誌で、アルコールチェックの結果を入れて登録する
- 2要確認や未実施の場合は、通知が届く（未実施は備考に理由が必須）
- 3管理職が「確認待ち」の運行日誌を開き、内容を確認する
- 4問題がなければ「確認した」を押す
結果：確認の記録が残り、運転前の見落としを防げる。
USE CASE 07
事故・違反を報告して対応する
運転者管理職運行日誌事故・違反
きっかけ：運転中に、軽い接触事故を起こした
- 1運行日誌で「事故・違反を起票する」を押す（事故・違反に記録が作られる）
- 2発生日・種類・場所・過失・けが人・警察へ届けたか・受理番号を入れる
- 3保険を使うか、損害の金額、状況を入れる
- 4人身事故のときは、登録すると管理職へ通知が届く
- 5管理職は「対応を始める」を押す
結果：運転者の報告から、事故の対応が始まる。
USE CASE 08
事故の車を整備に回して再発防止を決める
管理職総務の担当事故・違反点検・整備車両台帳
きっかけ：事故で破損した車を修理する
- 1事故・違反で「車を整備に回す」を押す
- 2点検・整備に記録が作られ、車両台帳も更新される
- 3整備工場への入庫から完了までを、点検・整備の記録で追う
- 4再発防止の欄に、対策を書く
- 5対応が済んだら「完了にする」を押す
- 6「事故報告書」を印刷する
結果：事故から修理、再発防止までが 1 件で追える。
USE CASE 09
費用と台数を月ごとに確認する
総務の担当管理職車両台帳点検・整備事故・違反
きっかけ：月末に、車両の費用と状況を確認する
- 1ダッシュボードで、車両の台数・整備中の車・整備・点検の費用を見る
- 2「整備の種別ごとの費用」のグラフで、車検や修理の費用を見る
- 3「期限が過ぎた整備」の一覧で、遅れている整備を拾う
- 4「自分の担当（事故・違反）」の一覧で、対応が止まっている案件を確認する
- 5「整備費用の一覧（社内用）」を印刷する
結果：費用と遅れを、同じ画面で確認できる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本の動き（期限の通知から整備、運行日誌まで）を見る
- 2車両台帳に、社用車を登録して、期限を入れる
- 3総務・管理職・運転者のグループに、メンバーを入れる
- 4運行日誌の項目（アルコールチェックの選択肢）を、自社のルールに合わせる
- 5見本を消して、最初の運行日誌を登録する
HOW TO START
社用車の管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「社用車の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
RELATED APPS
総務・管理（全社共通）の、ほかのアプリ
総務・管理緊急連絡網・防災の管理
連絡網も防災設備も訓練も、総務の防災を1つにまとめる。
アプリ5個帳票4種自動化7件
総務・管理名刺・取引先担当者の台帳
名刺も接点も贈答も、会社の「あの人」の記録にする。
アプリ4個帳票5種自動化6件
総務・管理契約書の管理台帳
契約の更新期限を逃さず、締結版もすぐ見つかる。
アプリ4個帳票2種自動化10件
総務・管理規程・文書の管理台帳
現行版も見直し期限も、規程の台帳でひと目で分かる。
アプリ4個帳票2種自動化7件
総務・管理固定資産の台帳管理
取得から棚卸し・除却まで、固定資産の台帳をつなぐ。
アプリ6個帳票8種自動化7件
総務・管理鍵・入館カードの管理台帳
鍵とカードの貸出も紛失の対応も、誰が持っているか分かる。
アプリ4個帳票4種自動化10件
社用車の管理台帳
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。