USE CASE 01
受講者名簿に社員を登録する
人事・総務の担当受講者名簿
きっかけ：新入社員が入社した
- 1受講者名簿で「新規」を開き、お名前・社員番号・部署・役職・区分を入れる
- 2入社日と上長を入れる
- 3社員番号が重複していないか、入力チェックで確認される
- 4「新入社員」の一覧に、入社したばかりの人が出る
結果：受講の申請や資格の登録の土台が、社員ごとにそろう。
HOW TO USE
研修・資格の管理の使い方・活用シーン
人事・労務の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
受講者
研修を受ける社員
- ✓受講の申請
- ✓修了証・合格証の添付
- ✓受講後の報告
上長
受講を承認する人
- ✓受講の承認と差し戻し
- ✓受講予定の確認
- ✓部下の資格の確認
人事・総務の担当
研修と資格をまとめて管理する人
- ✓研修・資格マスタの整備
- ✓資格・免許の台帳の管理
- ✓期限の通知への対応
実施団体・講師
研修を行う外部機関（システムは使わない）
- ✓講習の実施
- ✓修了証・合格証の発行
人事・労務の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 年度の初め | 人事・総務の担当 | 法定・必須の研修の対象者を確認して、受講の予定を登録する |
| 申請するとき | 受講者 | 受講記録で「承認を依頼」を押す |
| 承認を頼まれたとき | 上長 | 通知から申請を開き、「受講を承認」を押す |
| 受講の 3 日前 | 上長 | 通知を見て、当日の業務の段取りを確認する |
| 修了したとき | 受講者 | 修了証を添付して、修了のボタンを押す |
| 有効期限の 90 日前 | 人事・総務の担当 | 通知から資格を開き、「更新講習を申請」を押す |
| 年度末 | 人事・総務の担当 | ダッシュボードで受講時間と費用を確認して報告する |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
9つの、使い方の手順
USE CASE 02
研修・資格マスタを整える
人事・総務の担当研修・資格マスタ
きっかけ：今年度に実施する研修と、必要な資格の一覧を決める
- 1研修・資格マスタで「新規」を開き、名称・種類・位置づけを入れる
- 2対象・実施団体・時間・受講料・受験料を入れる
- 3資格として残す場合は「資格として残す」を選び、資格の種類と有効期間（月）を入れる
- 4「法定・必須」の一覧で、必須の研修を確認する
結果：研修ごとの時間・費用・有効期間が決まり、申請のときに写せる。
USE CASE 03
受講を申請して上長が承認する
受講者上長受講記録研修・資格マスタ受講者名簿
きっかけ：社員が、業務に必要な講習を受けたいと考えた
- 1受講記録で受講者と研修・資格を選び、受講予定日を入れる
- 2時間・費用・資格として残すかが、マスタから写される
- 3「承認を依頼」を押すと、上長の承認待ちになる
- 4上長グループへ「研修・資格の受講申請がありました。」の通知が届く
- 5上長は「受講を承認」を押す。内容に問題があれば「差し戻す」を押す
- 6受講予定日の 3 日前に、上長へ通知が届く
結果：承認の記録が残り、受講の予定がカレンダーで見える。
USE CASE 04
研修を修了して資格を台帳に残す
受講者人事・総務の担当受講記録資格・免許の台帳受講者名簿
きっかけ：危険物の講習を修了し、修了証をもらった
- 1受講記録で、修了日・得点・修了証・合格証を入れる
- 2有効期限のある資格は「修了（資格あり・期限あり）」を押す
- 3資格・免許の台帳に記録が作られる
- 4受講者名簿の累計の受講時間・最終の受講日・有効な資格の数が更新される
- 5「研修修了証」の帳票を印刷する
結果：転記なしで、受講時間と資格が名簿にまとまる。
USE CASE 05
資格の期限を管理して更新する
人事・総務の担当受講者資格・免許の台帳受講記録
きっかけ：フォークリフトの技能講習の更新期限が近づいている
- 1有効期限の 90 日前に、管理の担当へ通知が届く
- 2「有効期限」のカレンダーで、同じ時期の更新をまとめて見る
- 3資格・免許の台帳で「更新講習を申請」を押す（受講記録に記録が作られる）
- 4更新が終わったら「更新した」を押し、新しい有効期限を入れる
- 5「資格保有証明書」が必要なときは、帳票から印刷する
結果：更新の申請から完了までが追え、期限切れを防げる。
USE CASE 06
資格が失効した人を整理する
人事・総務の担当資格・免許の台帳受講者名簿
きっかけ：更新されないまま、有効期限が過ぎた資格が出た
- 1ダッシュボードの「有効期限が過ぎた資格」の一覧を開く
- 2本人と上長に、更新の意思があるか確認する
- 3更新しない場合は「失効にする」を押す
- 4受講者名簿の有効な資格の数が更新される
- 5「有資格者の一覧（社内用）」で、現場に必要な人数を確認する
結果：有資格者の実際の人数が名簿と合う。
USE CASE 07
未修了・不合格になった人へ再受講を促す
人事・総務の担当上長受講記録
きっかけ：資格試験に不合格だった社員がいる
- 1受講記録で「未修了・不合格にする」を押す
- 2人事へ「未修了・不合格の受講があります。再受講の計画を立ててください。」の通知が届く
- 3受講後の報告を読み、原因を確認する
- 4上長と相談して、改めて受講の申請を起こす
結果：不合格のまま放置されず、再受講の計画につながる。
USE CASE 08
部署ごとの受講状況を確認する
人事・総務の担当受講者名簿受講記録
きっかけ：年度末に、研修の実施状況を経営へ報告する
- 1ダッシュボードで、受講の記録・累計の受講時間・研修費用の合計を見る
- 2「部署ごとの受講時間」のグラフで、部署ごとの差を見る
- 3受講者名簿の「部署と区分」のピボットで、区分ごとの傾向を見る
- 4「受講の記録（社内用）」を印刷する
結果：受講時間と費用を、部署ごとの数字で報告できる。
USE CASE 09
法定講習を漏れなく受けさせる
人事・総務の担当上長研修・資格マスタ受講記録受講者名簿
きっかけ：年度の初めに、法定・必須の研修の計画を立てる
- 1研修・資格マスタの「法定・必須」の一覧を開く
- 2対象の社員を受講者名簿の区分・部署から確認する
- 3受講の予定を受講記録に登録し、「承認を依頼」を押す
- 4「受講の予定」のカレンダーで、業務が重ならないか確認する
- 5受講の承認待ちの一覧で、止まっている申請を催促する
結果：法定の講習の受講漏れを、年度の初めから防げる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本の動き（申請から修了、資格の更新まで）を見る
- 2受講者名簿に、社員を登録する（取り込みもできます）
- 3研修・資格マスタに、よく使う研修と資格を登録する
- 4上長・人事のグループに、メンバーを入れる
- 5見本を消して、すでに持っている資格を資格・免許の台帳に登録する
HOW TO START
研修・資格の管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「研修・資格の管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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目標も面談も約束も、評価の運用を記録に残す。
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研修・資格の管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。