FEATURES
ソフトウェアライセンス管理の機能一覧
入力項目46個・帳票6種類・自動の通知や記録10件・ビュー13種。ソフトウェアライセンス管理に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
IT・情報システムの仕事に合わせた、主な機能
ライセンス台帳
- 購入数・割当数・残数の管理 製品ごとに購入数・割当数・残数・満了・更新日を持ち、割当が購入数を超えると入力チェックが止めます。
- 期限の通知 満了の 60 日前と、解約・更新の通知期限の前日に管理者へ知らせます。
- 単価・年間費用を社内限定で記録 単価と年間費用の目安は、権限のある人にだけ見える項目にできます。
- ライセンス保有証明の出力 取引先・監査向けの「ライセンス保有証明」を帳票で出せます。
割当
- 誰の・どの端末にの記録 利用者・所属・端末名・資産番号・割当日・解除日を残します。
- 割当数の自動更新 割当を登録すると、台帳の割当数が増えます。「割当を解除」で更新されます。
更新・購入の申請
- 承認つきの申請 申請中・承認待ち・発注・手続き・完了・却下の流れを追えます。
- 台帳への反映 「手続き完了（台帳へ反映）」で、ライセンス台帳を更新します。
- 高額の申請の通知 100 万円以上の申請が出ると、経営へ知らせます。
- 申請書の出力 「更新・購入申請書」を帳票で出せます。
棚卸し・監査
- 過不足と指摘の記録 不足数・余剰数・削減できる見込み額・指摘・対応期限を残します。
- 不足の通知と報告書 不足が見つかると情報システムへ知らせ、「棚卸し報告書」を出せます。
状況の確認
- ダッシュボード 登録ライセンス・購入数・割当数・年間費用の目安と、期限切れ・承認待ちの一覧を表示します。
- 更新カレンダー 更新・満了の予定をカレンダーで確認できます。
APP 01
ライセンス台帳
製品ごとの契約・購入数・割当数・更新期限と費用の台帳。
入力する項目（18）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 製品名 | 文字 | 必須 |
| ベンダー | 文字 | |
| ライセンス形態 | 選択 | 必須 / 選択肢: 永続（ユーザー数）・永続（デバイス数）・サブスク（ユーザー数）・サブスク（デバイス数）・ボリューム・包括契約 |
| 契約番号・ライセンスキー管理番号 | 文字 | |
| 利用部署 | 選択 | 必須 / 選択肢: 経営企画・営業・開発・製造・総務・経理… |
| 管理者 | 担当者 | |
| 購入日 | 日付 | |
| 利用開始日 | 日付 | |
| 満了・更新日 | 日付 | |
| 購入数 | 数値 | 必須 |
| 割当数 | 数値 | |
| 残数 | 自動計算 | 自動計算 |
| 単価（年額・1 本あたり） | 金額 | 社内のみ |
| 年間費用の目安 | 自動計算 | 自動計算 / 社内のみ |
| 更新の方法 | 選択 | 必須 / 選択肢: 自動更新・手動更新・更新なし |
| 解約通知の期限（満了の何日前） | 数値 | |
| 解約・更新の通知期限日 | 日付 | |
| メモ（証書・保管場所など） | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 有効
- 更新手続き中
- 期限切れ
- 終了
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 更新・追加の申請を起票 | 有効・期限切れ → 更新手続き中 | 誰でも | 「更新・購入申請」に記録を作る |
| 更新が済んだ（有効に戻す） | 更新手続き中 → 有効 | 誰でも | — |
| 利用を終了 | 有効・期限切れ・更新手続き中 → 終了 | 誰でも | — |
自動で動くこと
- ライセンスが足りなくなったら情報システムへ
更新したとき（条件つき） → 通知を送る（割当数が購入数を超えました。追加購入が必要です） - 新しいライセンスの登録を経理へ知らせる
登録したとき → 通知を送る（新しいライセンスが台帳に登録されました。費用の計上を確認してください） - お知らせ 解約・更新の通知期限の前日に管理者へ
- お知らせ 満了の 60 日前に管理者へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸ライセンス台帳（社内用）
- ▸ライセンス保有証明（取引先・監査向け）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸期限が近い・切れた（一覧）
- ▸更新の進み具合（カンバン）
- ▸更新カレンダー（カレンダー）
- ▸部署ごとの購入数（グラフ）
入力のチェック
- !満了日は利用開始日以降にしてください。
- !割当数が購入数を超えています。購入数を見直すか割当を解除してください。
- !「契約番号・ライセンスキー管理番号」は重複しないようにします。
APP 02
割当記録
誰の・どの端末に、どのライセンスを割り当てているかの記録。
入力する項目（8）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 製品名 | 文字 | |
| ライセンス | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「ライセンス台帳」から選ぶ |
| 利用者 | 氏名 | 必須 |
| 所属 | 選択 | 選択肢: 経営企画・営業・開発・製造・総務・経理… |
| 端末名・資産番号 | 文字 | |
| 割当日 | 日付 | 必須 |
| 解除日 | 日付 | |
| メモ | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 利用中
- 解除済み
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 割当を解除 | 利用中 → 解除済み | 誰でも | 「ライセンス台帳」の記録を更新する（必須: 解除日） |
自動で動くこと
- 割当を登録したらライセンスの割当数を増やす
登録したとき → 「ライセンス台帳」の記録を更新する
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸利用中の割当（一覧）
- ▸部署ごとの割当（グラフ）
- ▸割当日（カレンダー）
入力のチェック
- !解除日は割当日以降にしてください。
APP 03
更新・購入申請
更新・追加購入・解約の申請と承認。完了するとライセンス台帳を更新します。
入力する項目（10）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 製品名 | 文字 | |
| ライセンス | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「ライセンス台帳」から選ぶ |
| 申請の種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 更新・追加購入・解約 |
| 追加する数 | 数値 | |
| 見積額（税込） | 金額 | |
| 希望日 | 日付 | |
| 新しい満了日 | 日付 | |
| 申請者 | 担当者 | |
| 理由・利用状況 | 長文 | 必須 |
| 見積・発注のメモ | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 申請中
- 承認待ち
- 発注・手続き
- 完了
- 却下
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 承認を依頼 | 申請中 → 承認待ち | 今の担当者 | — |
| 承認する | 承認待ち → 発注・手続き | 今の担当者 | — |
| 差し戻す | 承認待ち → 申請中 | 今の担当者 | — |
| 却下する | 申請中・承認待ち → 却下 | 今の担当者 | — |
| 手続き完了（台帳へ反映） | 発注・手続き → 完了 | 今の担当者 | 「ライセンス台帳」の記録を更新する（必須: 新しい満了日） |
自動で動くこと
- 却下されたら申請者へ知らせる
進み具合が「却下」になったとき → 通知を送る（更新・購入の申請が却下されました。理由を確認してください） - 高額の申請は経営へ知らせる
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（100 万円以上の更新・購入申請が出ました） - お知らせ 希望日の 7 日前に情報システムへ
帳票（印刷・PDF）
- ▸更新・購入申請書
- ▸申請の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸申請の進み具合（カンバン）
- ▸希望日（カレンダー）
- ▸種類ごとの金額（集計表）
入力のチェック
- !新しい満了日は希望日以降にしてください。
APP 04
棚卸し・監査記録
年次の棚卸しやベンダーの監査対応の記録。過不足と指摘事項を残します。
入力する項目（10）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 名称 | 文字 | 必須 |
| 種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 年次棚卸し・部門の抜き打ち・ベンダー監査対応・合併・組織変更時 |
| 担当者 | 担当者 | |
| 実施日 | 日付 | 必須 |
| 確認項目 | チェックリスト | |
| 不足数 | 数値 | |
| 余剰数 | 数値 | |
| 削減できる見込み額 | 金額 | |
| 指摘・対応事項 | 長文 | |
| 対応期限 | 日付 |
進み具合（ステータス）
- 計画
- 実施中
- 報告待ち
- 完了
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 実施する | 計画 → 実施中 | 起票した人 | — |
| 報告する | 実施中 → 報告待ち | 起票した人 | —（必須: 実施日） |
| 確認しました | 報告待ち → 完了 | 今の担当者 | — |
| やり直し | 報告待ち → 実施中 | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 不足が見つかったら情報システムへ
更新したとき（条件つき） → 通知を送る（棚卸しでライセンスの不足が見つかりました） - お知らせ 対応期限の前日に担当者へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸棚卸し報告書
- ▸棚卸しの記録（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸実施日（カレンダー）
- ▸進み具合（カンバン）
- ▸種類ごと（グラフ）
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- ライセンス台帳→更新・購入申請 「更新・追加の申請を起票」ボタン（記録を作る）
- 割当記録→ライセンス台帳 「割当を解除」ボタン（記録を更新する）
- 割当記録→ライセンス台帳 自動：割当を登録したらライセンスの割当数を増やす（記録を更新する）
- 更新・購入申請→ライセンス台帳 「手続き完了（台帳へ反映）」ボタン（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
登録ライセンス
ライセンス台帳
数字
購入数の合計
ライセンス台帳
数字
割当済みの数
ライセンス台帳
数字
年間費用の目安
ライセンス台帳
グラフ
形態ごとのライセンス
ライセンス台帳
グラフ
申請の進み具合
更新・購入申請
一覧
期限切れ・通知期限超過
ライセンス台帳
一覧
承認待ちの申請（自分の担当）
更新・購入申請
見える範囲と権限
申請の承認は、承認者に設定された人が行います。単価と年間費用の目安は、権限のある人にだけ見える項目です。割当記録は、情報システム担当に絞って更新できる設定にできます。
HOW TO START
ソフトウェアライセンス管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「ソフトウェアライセンス管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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ソフトウェアライセンス管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。