USE CASE 01
鍵・カードを台帳に登録する
鍵の管理者鍵・カード台帳
きっかけ：新しい事務所の鍵や、入館カードの束を受け取った
- 1鍵・カード台帳で管理番号（KY-001 の形）・名称・種類・場所・ドアを入れる
- 2重要度と、発行した本数・手元にある本数・保管場所を入れる
- 3貸出に承認が要るかを決める
- 4暗証番号・コードと再発行の費用は、社内のみの項目に入れる
- 5最後の棚卸しと次の棚卸しの日を入れて登録する
結果：鍵・カードが 1 品ごとに本数・保管場所つきで台帳に載る。
HOW TO USE
鍵・入館カードの管理台帳の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
総務担当
鍵の貸出・返却を扱う人
- ✓貸出の申請を見て「貸し出す」を押す
- ✓返却を受けて「返却を受けた」を押す
- ✓棚卸しの記録
鍵の管理者
品目ごとの責任者
- ✓鍵・カード台帳の登録と本数の管理
- ✓棚卸しの実施
- ✓紛失・不具合への対応
管理職
重要な鍵の貸出と紛失を把握する人
- ✓最重要の鍵の貸出の通知を確認する
- ✓盗難・不正使用の対応の判断
- ✓紛失の報告書の確認
借りる人（社員・来訪者・業者）
鍵やカードを借りる人（システムは使わない）
- ✓鍵の貸出を申し出る
- ✓受領の署名をする
- ✓返却予定日までに返す
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 月初 | 管理職 | ダッシュボードで貸出中・紛失中の本数を確認する |
| 朝 | 総務担当 | 返却の期限切れの一覧を見て、借りた人に連絡する |
| 貸出の申請が来たとき | 総務担当 | 内容を確認して「貸し出す」を押し、貸出票を出力する |
| 返却されたとき | 総務担当 | 「返却を受けた」を押して、手元の本数を更新する |
| 最重要の鍵の貸出 | 管理職 | 通知を受けて、用途と返却の予定を確認する |
| 棚卸しの 7 日前 | 鍵の管理者 | 通知を受けて、鍵の本数を数え、棚卸し記録を入れる |
| 紛失が分かったとき | 鍵の管理者 | 紛失・不具合を登録し、対応を始める |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
10つの、使い方の手順
USE CASE 02
社員が鍵の貸出を申請する
借りる人（社員・来訪者・業者）総務担当貸出・返却鍵・カード台帳
きっかけ：社員が休日出勤のために、事務所の鍵を借りたい
- 1貸出・返却で鍵・カード台帳から鍵を選び、本数・お名前・区分・部署・用途を入れる
- 2貸出日と返却の予定（貸出日以降）を入れて申請する
- 3総務が内容を見て「貸し出す」を押す
- 4台帳の手元にある本数が自動で更新される
- 5帳票の「鍵・カード貸出票」を出力して、受領の署名をもらう
結果：貸出と台帳の本数が揃い、署名つきの貸出票が残る。
USE CASE 03
最重要の鍵の貸出を管理職が把握する
借りる人（社員・来訪者・業者）総務担当管理職貸出・返却鍵・カード台帳
きっかけ：サーバー室などの最重要の鍵の貸出が申請された
- 1申請を登録すると、管理職へ「最重要の鍵・カードの貸出が申請されました。」の通知が届く
- 2管理職が用途と貸出先を確認する
- 3総務が「貸し出す」を押すと、重要な鍵の貸出として再度、管理職へ通知が届く
- 4返却の予定を確認し、期限までの管理を総務に依頼する
結果：重要な鍵が、管理職の目の届かないところで動かない。
USE CASE 04
来訪者・業者へ鍵を貸す
総務担当借りる人（社員・来訪者・業者）貸出・返却
きっかけ：工事業者が会議室や倉庫に入る必要がある
- 1貸出・返却で区分を業者などにして、お名前・用途を入れる
- 2返却の予定は、作業が終わる日にする
- 3「貸し出す」を押して、受領の署名をもらう
- 4ビュー「来訪者・業者への貸出」で、外部の方への貸出を一覧にして確認する
- 5返却の予定日の前日に総務へ通知が届くので、返却を依頼する
結果：外部の方に貸した鍵の返却を、確認する仕組みになる。
USE CASE 05
鍵の返却を受ける
総務担当貸出・返却鍵・カード台帳
きっかけ：借りた人が鍵を返しに来た
- 1貸出の進み具合のカンバンで「貸出中」の記録を開く
- 2返却日を入れる（貸出日より前だと入力チェックが止める）
- 3「返却を受けた」を押す
- 4鍵・カード台帳の手元にある本数が自動で更新される
結果：返却の記録と台帳の手元数が同時に更新される。
USE CASE 06
貸出中の鍵を紛失した
総務担当鍵の管理者管理職貸出・返却紛失・不具合鍵・カード台帳
きっかけ：借りた人から「鍵をなくした」と連絡があった
- 1貸出・返却で該当の記録を開き、「紛失した」を押す
- 2紛失・不具合に記録が自動で作られる
- 3台帳の紛失中の本数が更新される
- 4紛失・不具合で見つけた場所・本数・経緯を書き、「対応を始める」を押す
- 5必要なら警察へ届け、受理番号を入れる
- 6帳票の「紛失・不具合の報告書」を出力して管理職へ渡す
結果：紛失の経緯と対応が台帳とつながって残る。
USE CASE 07
保管中の鍵の紛失や盗難に対応する
鍵の管理者管理職紛失・不具合鍵・カード台帳
きっかけ：保管庫から鍵が見当たらない、または盗難の疑いがある
- 1紛失・不具合で鍵・カードの種類（紛失・盗難・破損など）と、わかった日・本数・経緯を入れて登録する
- 2保管中の紛失は台帳に反映され、通知が届く
- 3盗難・不正使用は、管理職へすぐ対応を求める通知が届く
- 4錠の交換や再発行をする場合は、かかった費用を入れる
- 5見つかったら「見つかった」、再発行したら「再発行して完了」を押す
- 6わかった日の 14 日後に、進み具合を確認する通知が届く
結果：対応が調査中から完了まで追え、再発行すると台帳の本数も揃う。
USE CASE 08
定期の棚卸しをする
鍵の管理者総務担当棚卸し記録鍵・カード台帳
きっかけ：棚卸しの 7 日前の通知が管理者へ届いた
- 1ビュー「棚卸しの予定」のカレンダーで対象の鍵・カードを確認する
- 2棚卸し記録で品名を選び、棚卸しの日・数えた本数・数えた人を入れる
- 3台帳の手元にある本数との差が自動で出る
- 4台帳と数が違うときは、差の理由・メモを必ず書く
- 5登録すると、台帳の最後の棚卸しが更新され、総務へ確認の通知が届く
結果：差の理由が残り、次回の棚卸しの予定も更新される。
USE CASE 09
返却が遅れている貸出を確認する
総務担当貸出・返却
きっかけ：返却の予定日を過ぎても、鍵が戻っていない
- 1ダッシュボードの「返却の期限切れ」の一覧を開く
- 2貸出の進み具合から、借りた人・部署・用途を確認する
- 3借りた人に連絡して返却を依頼する
- 4返却されたら「返却を受けた」を押す
- 5戻らないときは、紛失・不具合に回す
結果：返却の遅れを放置せず、鍵の所在を追える。
USE CASE 10
鍵・カードの全体を点検する
管理職鍵の管理者鍵・カード台帳貸出・返却紛失・不具合
きっかけ：月初や監査の前に、鍵の管理状況を確認する
- 1ダッシュボードで貸出中の件数・紛失中の本数・対応中の紛失・不具合・台帳の品目数を見る
- 2鍵・カード台帳のビュー「重要・最重要の鍵」を開き、重要度の高い鍵の本数を確認する
- 3「種類ごとの本数」のグラフで、鍵・カードの内訳を見る
- 4帳票の「貸出の一覧（社内用）」「紛失の一覧（社内用）」を出力する
結果：重要な鍵の現状を、報告用の一覧とあわせて確認できる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
- 2鍵・カード台帳に、自社の鍵・入館カード・暗証番号錠を登録する
- 3重要度と、貸出に承認が要る品目を決める
- 4通知を受ける総務と管理職を設定する
- 5見本を削除し、実際の鍵を 1 本貸し出して、返却まで流してみる
- 6最初の棚卸しを行い、棚卸し記録を入れる
HOW TO START
鍵・入館カードの管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「鍵・入館カードの管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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鍵・入館カードの管理台帳
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。