FEATURES
鍵・入館カードの管理台帳の機能一覧
入力項目51個・帳票4種類・自動の通知や記録10件・ビュー10種。鍵・入館カードの管理台帳に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
総務・管理の仕事に合わせた、主な機能
鍵・カードの台帳
- 本数の管理 発行した本数・手元にある本数・紛失中の本数を持ち、合計が合わないと入力チェックが止めます。
- 重要度と承認 重要度と、貸出に承認が要るかを品目ごとに決められます。
- 暗証番号・費用の社内限定 暗証番号・コードと再発行の費用は、権限のある人にだけ見える項目にできます。
貸出と返却
- 申請から返却までの流れ 申請中・貸出中・返却済み・紛失・却下の進み具合を追えます。
- 本数の自動更新 「貸し出す」「返却を受けた」を押すと、台帳の手元にある本数を更新します。
- 重要な鍵の通知 最重要の貸出の申請と、重要な鍵の貸出を、管理職へ知らせます。
- 貸出票の出力 「鍵・カード貸出票」と「貸出の一覧（社内用）」を帳票で出せます。
紛失・不具合
- 紛失の記録と台帳への反映 貸出中・保管中の紛失は、台帳の本数に反映されます。
- 盗難・不正使用の通知 盗難や不正使用の疑いで登録すると、管理職へ通知します。
- 報告書の出力 警察への届け出・受理番号・費用を残し、「紛失・不具合の報告書」を出力できます。
棚卸し
- 数えた本数と差の記録 台帳の手元数と数えた本数の差が出て、違うときは理由の記入が必要です。
- 棚卸しの予定 棚卸しの 7 日前に管理者へ通知し、カレンダーで予定を確認できます。
状況の確認
- ダッシュボード 貸出中の件数・紛失中の本数・対応中の件数と、返却の期限切れを表示します。
- 種類ごとの本数 鍵・入館カード・暗証番号錠などの本数を、グラフで確認できます。
APP 01
鍵・カード台帳
鍵・入館カード・暗証番号錠の 1 品ごとの台帳。本数・手元の数・保管場所・棚卸しの期限。
入力する項目（17）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 管理番号 | 文字 | 必須 |
| 名称 | 文字 | 必須 |
| 種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 物理鍵・マスターキー・入館カード・駐車場カード・金庫の鍵… |
| 場所・ドア | 文字 | 必須 |
| 重要度 | 選択 | 必須 / 選択肢: 一般・重要・最重要 |
| 発行した本数 | 数値 | 必須 |
| 手元にある本数 | 数値 | |
| 紛失中の本数 | 数値 | |
| 保管場所 | 文字 | |
| 貸出に承認が要る | はい／いいえ | |
| 暗証番号・コード | 文字 | 社内のみ |
| 再発行の費用 | 金額 | 社内のみ |
| 管理者 | 担当者 | |
| 最後の棚卸し | 日付 | |
| 次の棚卸し | 日付 | |
| 写真 | 画像 | |
| メモ | 長文 |
自動で動くこと
- お知らせ 棚卸しの 7 日前に管理者へ
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸重要・最重要の鍵（一覧）
- ▸棚卸しの予定（カレンダー）
- ▸種類ごとの本数（グラフ）
入力のチェック
- !手元と紛失の合計が、発行した本数を超えています。
- !「KY-001」のように、英大文字 2 字・ハイフン・数字 3 桁にしてください。
APP 02
貸出・返却
誰がいつ何を借りて、いつ返したか。承認・貸出・返却・紛失の流れ。
入力する項目（14）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 種類 | 文字 | |
| 場所・ドア | 文字 | |
| 重要度 | 文字 | |
| 鍵・カード | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「鍵・カード台帳」から選ぶ |
| 本数 | 数値 | 必須 |
| お名前 | 氏名 | 必須 |
| 区分 | 選択 | 必須 / 選択肢: 社員・派遣社員・業者・来訪者 |
| 部署 | 選択 | 選択肢: 総務部・営業部・製造部・開発部・経理部… |
| 用途 | 文字 | 必須 |
| 貸出日 | 日付 | 必須 |
| 返却の予定 | 日付 | 必須 |
| 返却日 | 日付 | |
| 受領の署名 | 署名 | |
| 備考 | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 申請中
- 貸出中
- 返却済み
- 紛失
- 却下
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 貸し出す | 申請中 → 貸出中 | 今の担当者 | 「鍵・カード台帳」の記録を更新する |
| 却下する | 申請中 → 却下 | 今の担当者 | — |
| 返却を受けた | 貸出中 → 返却済み | 今の担当者 | 「鍵・カード台帳」の記録を更新する（必須: 返却日） |
| 紛失した | 貸出中 → 紛失 | 今の担当者 | 「紛失・不具合」に記録を作る |
自動で動くこと
- 最重要の貸出は管理職へ知らせる
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（最重要の鍵・カードの貸出が申請されました。） - 重要な鍵の貸出を管理職へ知らせる
進み具合が「貸出中」になったとき（条件つき） → 通知を送る（重要な鍵・カードを貸し出しました。返却の予定を確認してください。） - お知らせ 返却の予定日の前日に総務へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸鍵・カード貸出票
- ▸貸出の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸貸出の進み具合（カンバン）
- ▸返却の予定（カレンダー）
- ▸来訪者・業者への貸出（一覧）
入力のチェック
- !返却の予定は貸出日以降にしてください。
- !返却日は貸出日以降にしてください。
APP 03
紛失・不具合
鍵・カードの紛失・盗難・破損・未返却と、錠の交換などの対応。
入力する項目（12）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 鍵・カード | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「鍵・カード台帳」から選ぶ |
| 貸出 | 他のアプリから選ぶ | 「貸出・返却」から選ぶ |
| 種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 紛失・盗難・破損・未返却・不正使用の疑い |
| 見つけた場所 | 選択 | 必須 / 選択肢: 貸出中に紛失・保管中に紛失 |
| わかった日 | 日付 | 必須 |
| 本数 | 数値 | 必須 |
| 経緯 | 長文 | |
| 対応 | 選択 | 選択肢: カードの停止・シリンダー交換・鍵の再発行・様子を見る |
| かかった費用 | 金額 | |
| 警察へ届けた | はい／いいえ | |
| 受理番号 | 文字 | |
| 完了した日 | 日付 |
進み具合（ステータス）
- 調査中
- 対応中
- 完了
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 対応を始める | 調査中 → 対応中 | 今の担当者 | —（必須: 対応） |
| 見つかった | 調査中・対応中 → 完了 | 今の担当者 | 「鍵・カード台帳」の記録を更新する |
| 再発行して完了 | 対応中 → 完了 | 今の担当者 | 「鍵・カード台帳」の記録を更新する（必須: 完了した日） |
自動で動くこと
- 貸出中の紛失を台帳へ反映
登録したとき（条件つき） → 「鍵・カード台帳」の記録を更新する - 保管中の紛失を台帳へ反映
登録したとき（条件つき） → 「鍵・カード台帳」の記録を更新する、通知を送る（保管中の鍵・カードが紛失しました。） - 盗難・不正使用は管理職へ
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（盗難または不正使用の疑いです。すぐに対応してください。） - お知らせ わかった日の 14 日後に進み具合を確認
帳票（印刷・PDF）
- ▸紛失・不具合の報告書
- ▸紛失の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸対応の進み具合（カンバン）
- ▸種類ごとの件数（グラフ）
APP 04
棚卸し記録
定期の棚卸しで数えた本数と、台帳との差。
入力する項目（8）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 品名 | 文字 | |
| 台帳の手元数 | 数値 | |
| 鍵・カード | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「鍵・カード台帳」から選ぶ |
| 棚卸しの日 | 日付 | 必須 |
| 数えた本数 | 数値 | 必須 |
| 差 | 自動計算 | 自動計算 |
| 数えた人 | 担当者 | |
| 差の理由・メモ | 長文 |
自動で動くこと
- 棚卸しの日を台帳へ反映
登録したとき → 「鍵・カード台帳」の記録を更新する - 棚卸しを記録したら総務へ知らせる
登録したとき（条件つき） → 通知を送る（棚卸しを記録しました。差がないか確認してください。）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸棚卸しの日（カレンダー）
- ▸過去の棚卸し（一覧）
入力のチェック
- !台帳と数が違うときは、理由か確認の内容を書いてください。
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- 貸出・返却→鍵・カード台帳 「貸し出す」ボタン（記録を更新する）
- 貸出・返却→鍵・カード台帳 「返却を受けた」ボタン（記録を更新する）
- 貸出・返却→紛失・不具合 「紛失した」ボタン（記録を作る）
- 紛失・不具合→鍵・カード台帳 「見つかった」ボタン（記録を更新する）
- 紛失・不具合→鍵・カード台帳 「再発行して完了」ボタン（記録を更新する）
- 紛失・不具合→鍵・カード台帳 自動：貸出中の紛失を台帳へ反映（記録を更新する）
- 紛失・不具合→鍵・カード台帳 自動：保管中の紛失を台帳へ反映（記録を更新する）
- 棚卸し記録→鍵・カード台帳 自動：棚卸しの日を台帳へ反映（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
貸出中の件数
貸出・返却
数字
紛失中の本数
鍵・カード台帳
数字
対応中の紛失・不具合
紛失・不具合
数字
台帳の品目数
鍵・カード台帳
グラフ
種類ごとの本数
鍵・カード台帳
グラフ
貸出の進み具合
貸出・返却
一覧
返却の期限切れ
貸出・返却
一覧
自分の担当
紛失・不具合
見える範囲と権限
貸出の承認や返却の受け取りは、担当に設定された人が行います。暗証番号・コードと再発行の費用は、権限のある人にだけ見える項目にできます。最重要の鍵の貸出や盗難の疑いは、管理職へ通知されます。
HOW TO START
鍵・入館カードの管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「鍵・入館カードの管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
RELATED APPS
総務・管理（全社共通）の、ほかのアプリ
総務・管理緊急連絡網・防災の管理
連絡網も防災設備も訓練も、総務の防災を1つにまとめる。
アプリ5個帳票4種自動化7件
総務・管理名刺・取引先担当者の台帳
名刺も接点も贈答も、会社の「あの人」の記録にする。
アプリ4個帳票5種自動化6件
総務・管理契約書の管理台帳
契約の更新期限を逃さず、締結版もすぐ見つかる。
アプリ4個帳票2種自動化10件
総務・管理規程・文書の管理台帳
現行版も見直し期限も、規程の台帳でひと目で分かる。
アプリ4個帳票2種自動化7件
総務・管理固定資産の台帳管理
取得から棚卸し・除却まで、固定資産の台帳をつなぐ。
アプリ6個帳票8種自動化7件
総務・管理リース・保守契約の管理台帳
リースや保守の満了も解約予告も、見落とさず管理できる。
アプリ5個帳票6種自動化10件
鍵・入館カードの管理台帳
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。